Шаблоны документов

Соглашение об ЭДО — это договорённость между контрагентами обмениваться документами в электронном виде. В нём стороны определяют правила такого обмена, признают юридическую силу электронных документов и договариваются, какие виды документов будут передавать через ЭДО.

В каких случаях нужно заключать соглашение об ЭДО

Закон разделяет ситуации, когда соглашение обязательно и когда можно работать без него.

Если документы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), соглашение обычно не нужно. Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные с собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Если стороны используют простую или неквалифицированную электронную подпись, соглашение об ЭДО понадобится. О признании таких подписей необходимо договориться (п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). Без этого электронные документы не будут иметь юридической силы.

Для некоторых документов закон прямо устанавливает вид подписи. Например, электронные счета‑фактуры подписывают только усиленной квалифицированной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Использовать другую подпись нельзя, даже если стороны договорились об этом.

Перед началом работы уточните у контрагента, какой тип подписи он использует. От этого зависит, нужно ли оформлять соглашение.

Что указывать в документе

Закон не устанавливает требований к форме документа, поэтому его составляют в свободной форме. Чаще всего используют готовые шаблоны, которые предоставляют операторы ЭДО.

В документе обычно указывают:

• Реквизиты сторон.
• Цели использования ЭДО.
• Права и обязанности сторон.
• Тип электронной подписи, который используют стороны.
• Виды документов для электронного обмена.
• Ответственность сторон.
• Порядок разрешения споров.

Если контрагенты используют разных операторов ЭДО, убедитесь, что между ними настроен роуминг.

Что важно знать при оформлении

Укажите, кто будет подписывать документы электронной подписью. У этого человека должен быть действующий сертификат подписи, соответствующий выбранному типу — квалифицированной или неквалифицированной.

Перечислите виды документов, которыми будете обмениваться через ЭДО. Если список не определить, стороны могут по‑разному понимать, что допускается для электронного обмена.

Помните, что соглашение об ЭДО не заменяет основной договор между контрагентами. Оно регулирует только порядок обмена электронными документами.

Спецификация к договору поставки — это приложение к договору, в котором указывают перечень товаров: наименование, характеристики, количество и цену каждой позиции.

Спецификацию составляют в свободной форме. Иногда используют унифицированную форму ТОРГ-10, утверждённую постановлением Госкомстата № 132, но это необязательно.

Отдельную спецификацию оформляют не всегда. Обычно её используют, если поставляют много разных товаров и перечислять их в тексте договора неудобно, или если приложение прямо предусмотрено договором поставки.

Как правильно составить спецификацию

В спецификации к договору поставки обычно указывают:

• Наименование сторон и данные представителей, которые подписывают документ.
• Номер и дату составления документа.
• Ссылку на основной договор поставки и его реквизиты.
• Наименование каждой позиции товара с описанием.
• Количество единиц продукции.
• Цену за единицу и общую стоимость партии.
• Сроки поставки.
• Условия оплаты.
• Подписи уполномоченных представителей сторон.

Если меняются характеристики товара, его количество или номенклатура, оформляют новую спецификацию или дополнительное соглашение к договору.

Спецификацию обычно составляет поставщик. При её заполнении можно ориентироваться на наш образец 2026 года, адаптируя его под особенности конкретной сделки.

Частые ошибки при оформлении

Одна из распространённых ошибок — неточное наименование товара. Лучше использовать конкретные формулировки с указанием основных характеристик. Например, вместо «мебель для офиса» указать «офисное кресло с регулируемой спинкой и подлокотниками, обивка — серая ткань, металлический каркас».

Реквизиты поставщика и покупателя в спецификации должны совпадать с реквизитами в договоре поставки, без сокращений и изменений.

Перед подписанием бланка документа внимательно сверьте наименования товаров, количество, цену и условия поставки, а также проверьте, соответствуют ли итоговые суммы условиям договора.

Спецификацию хранят вместе с договором на протяжении всего срока его действия и после исполнения, особенно если в процессе работы меняются условия поставки или номенклатура товаров.

Скачайте наш образец спецификации к договору поставки — он поможет вам корректно составить документ и сэкономить время.

Претензия на возврат денежных средств — это официальное требование покупателя к продавцу или исполнителю услуги вернуть деньги. Её подают, если товар оказался некачественным, услуга не была оказана, или другая сторона нарушила условия договора.

Такой документ помогает зафиксировать позицию покупателя и урегулировать спор до обращения в суд. Она составляется в свободной форме, но есть реквизиты, которые обязательно должны быть указаны. Основание — статьи 22 и 23.1 Закона о защите прав потребителей, а также нормы Гражданского кодекса.

При составлении документа в его «шапке» напишите полное наименование и адрес продавца или исполнителя, а также свои данные — ФИО, адрес, телефон, электронную почту. Затем добавьте заголовок: «Претензия».

В основной части кратко изложите суть ситуации: где и когда вы приобрели товар или заказали услугу, с чем возникла проблема. Например, вы обнаружили брак, услугу не выполнили или были нарушены сроки доставки. Уточните, сколько денег вы просите вернуть и почему.

Например: «Прошу вернуть уплаченные денежные средства в размере 8900 рублей в связи с обнаружением производственного брака (статья 18 Закона РФ "О защите прав потребителей")».

Обязательно приложите копии подтверждающих документов: чек, договор, акт приёма‑передачи или выполненных работ. В конце укажите дату, подпись и срок ожидания ответа — обычно 10 календарных дней с момента получения претензии.

Акт сверки взаиморасчётов — это документ, в котором фиксируют расчёты между двумя организациями или предпринимателями за конкретный период. Документ помогает убедиться, совпадают ли данные у обеих сторон.

Акт сверки составляют:

• регулярно, например, раз в квартал или год, чтобы данные были актуальными;
• после завершения крупных проектов или этапов работы;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при спорах или подозрении на ошибки в расчётах.

Подписанный обеими сторонами акт подтверждает долг и может использоваться в суде. Кроме того, подписание акта сверки обновляет срок исковой давности, и он начинается заново. 

Утверждённой формы акта нет, поэтому компании могут создавать свои шаблоны. 

В документе стоит указать:

Заголовок: «Акт сверки взаиморасчётов № [номер] от [дата]»​.

Реквизиты:

• наименования организаций, их ИНН, КПП и юридические адреса;
• должности, ФИО представителей сторон, на каком основании действуют (например, «на основании Устава»).​

Период сверки: например «с 01.01.2025 по 31.03.2025».

Таблица состоит из двух частей: левая — данные инициатора, правая — данные контрагента.

В колонках пишут:​

• дату операции;
• номер и вид документа (счёт, накладная, платёжное поручение);
• дебет (сумма задолженности контрагента);
• кредит (сумма задолженности);
• сальдо на начало и конец периода.

В конце указывают, кто и сколько кому должен на конец периода.​ Например, «По состоянию на 31.03.2025 задолженность [Организация 1] перед [Организация 2] составляет 100 000 рублей».​

Подписи:

• подписи руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций с расшифровкой;
• при наличии — печати организаций.​

Порядок оформления и обмена актом:

1. Одна сторона готовит документ в двух экземплярах и отправляет его другой стороне.
2. Контрагент проверяет данные, вносит изменения и подписывает документ.​
3. Стороны обмениваются подписанными экземплярами.​

Помните: акт, подписанный только одной стороной, не имеет силы и не служит доказательством в суде. Для удобства можно скачать готовый образец.

Договор подряда — это документ, который заключается между заказчиком и исполнителем для разовых работ или услуг. В нём прописываются права и обязанности сторон, сроки выполнения работ, стоимость и порядок оплаты. По условиям договора заказчик, он же работодатель, даёт подрядчику — наёмному работнику — задание, а подрядчик задание выполняет, то есть оказывает услугу.

Договор подряда составляется в соответствии с требованиями, прописанными в Гражданско‑правовом (гл. 37–38 ГК РФ), а не Трудовом кодексе. При возникновении споров и разногласий договор подряда можно использовать в качестве аргументации в суде. В договоре подряда прописываются согласованные обеими сторонами обязательные и дополнительные пункты.

В договоре обязательно должны быть:

• Дата, место заключения — адрес компании заказчика — и номер договора.
• Банковские реквизиты сторон (для физического лица — паспортные данные, ИНН).
• Предмет соглашения — конкретный перечень услуг и видов работы.
• Стоимость выполненной работы и условия оплаты — сумма может быть выплачена частями или после подписания акта сдачи работ.
• Требования к качеству услуг и работы, а также критерии для определения их качества при приёмке.
• Процедура сдачи результата работ и услуг заказчику, а также правила разрешения споров и претензий.
• Срок действия договора подряда. Срок можно поставить общий для всех задач или прописать же отдельный для каждой конкретной задачи.
• Ответственность сторон за нарушение условий соглашения. Это может быть неустойка или штраф за нарушение требований к качеству работы, а также пени за просрочку оплаты и другие санкции.

Договор между ИП и физическим лицом оформляется как гражданско‑правовая сделка. После выполненных работ создаются акты приёмки. Лучше всего заранее согласовать с исполнителем образец бланка, чтобы разногласия не возникли в процессе работы или постфактум.

Товарная накладная ТОРГ-12 — это первичный документ, который оформляется во время отгрузки товара покупателю. ТОРГ-12 используется при передаче товара как от одной организации другой, так и от компании частному клиенту.

С помощью товарной накладной ТОРГ-12 покупатель проверяет, сколько товаров он получил, а продавец контролирует запасы на складе. Ещё ТОРГ-12 позволяет вернуть или обменять некачественную продукцию. А при разрешении споров в суде ТОРГ-12 используется в качестве доказательства.

Для перевозчиков ТОРГ-12 служит подтверждением того, что транспортировка законна. Водители‑экспедиторы вручают заказчику товарную накладную ТОРГ-12 при передаче груза.

Оформляют ТОРГ-12 бухгалтер или кладовщик. Единых правил составления ТОРГ-12 нет: каждая компания может разработать свой образец и менять его — к примеру, менять количество строк.

При этом в товарной накладной ТОРГ-12 обязательно должны быть указаны:

• реквизиты и название фирмы‑продавца;
• информация о получателе груза;
• наименование товара;
• количество единиц товара;
• единицы измерения;
• стоимость товара без НДС и с ним;
• полная стоимость и общая сумма, в том числе прописью (свободное место в строке перечёркивается).

Важно учитывать

1. Если одна из компаний или обе работают с НДС, это нужно указать в ТОРГ-12. 
2. Когда документ оформлен на двух и более страницах, их количество фиксируется на первом листе.
3. ТОРГ-12 должна быть подписана уполномоченным лицом. Можно не ставить печать, если компания работает без неё.
4. Если к товарной накладной ТОРГ-12 прилагаются дополнительные документы — к примеру, сертификаты или акты, — это обязательно нужно указать в графе «Приложение» через запятую. Отметка о наличии приложений помогает структурировать документацию и убедиться, что все нужные документы есть на руках. 

ТОРГ-12 составляется в двух экземплярах.

• Первый бланк принадлежит компании, занимающейся продажей, и используется для списания товарно‑материальных ценностей (ТМЦ). 
• Второй бланк забирает заказчик для вычета НДС, а также для подтверждения сделки перед поставщиком, банком или государством в случае необходимости.

На каждом экземпляре нужно указать номер документа и дату его составления, совпадающую с датой отправки товара. 

Чтобы упростить заполнение ТОРГ-12, воспользуйтесь шаблоном.