Соглашение об ЭДО (электронном документообороте)

Соглашение об ЭДО — это договорённость между контрагентами обмениваться документами в электронном виде. В нём стороны определяют правила такого обмена, признают юридическую силу электронных документов и договариваются, какие виды документов будут передавать через ЭДО.

В каких случаях нужно заключать соглашение об ЭДО

Закон разделяет ситуации, когда соглашение обязательно и когда можно работать без него.

Если документы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), соглашение обычно не нужно. Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные с собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Если стороны используют простую или неквалифицированную электронную подпись, соглашение об ЭДО понадобится. О признании таких подписей необходимо договориться (п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). Без этого электронные документы не будут иметь юридической силы.

Для некоторых документов закон прямо устанавливает вид подписи. Например, электронные счета‑фактуры подписывают только усиленной квалифицированной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Использовать другую подпись нельзя, даже если стороны договорились об этом.

Перед началом работы уточните у контрагента, какой тип подписи он использует. От этого зависит, нужно ли оформлять соглашение.

Что указывать в документе

Закон не устанавливает требований к форме документа, поэтому его составляют в свободной форме. Чаще всего используют готовые шаблоны, которые предоставляют операторы ЭДО.

В документе обычно указывают:

• Реквизиты сторон.
• Цели использования ЭДО.
• Права и обязанности сторон.
• Тип электронной подписи, который используют стороны.
• Виды документов для электронного обмена.
• Ответственность сторон.
• Порядок разрешения споров.

Если контрагенты используют разных операторов ЭДО, убедитесь, что между ними настроен роуминг.

Что важно знать при оформлении

Укажите, кто будет подписывать документы электронной подписью. У этого человека должен быть действующий сертификат подписи, соответствующий выбранному типу — квалифицированной или неквалифицированной.

Перечислите виды документов, которыми будете обмениваться через ЭДО. Если список не определить, стороны могут по‑разному понимать, что допускается для электронного обмена.

Помните, что соглашение об ЭДО не заменяет основной договор между контрагентами. Оно регулирует только порядок обмена электронными документами.