Международный удостоверяющий центр массово отзывает сертификаты российских компаний. Чтобы сохранить доступ к платформе и продолжить работу, мы рекомендуем установить на своё устройство сертификаты Минцифры или использовать Яндекс‑браузер

Клиенты и контрагентыОбновлено 21 января

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это краткое пояснение к тому, какие документы вы отправляете и зачем. Оно помогает получателю сразу разобраться: что внутри, кому адресовано и по какому поводу. Такое письмо особенно полезно, когда вы отправляете договоры, акты, отчёты, заявления, бухгалтерские или юридические документы.

Сопроводительное письмо не обязательно по закону, но его часто используют в деловой переписке. Оно позволяет зафиксировать факт передачи документов. Таким образом вы снимаете с себя ответственность в случае, если адресат потеряет один из документов или обвинит вас в нарушении сроков их сдачи. Для экономии времени скачайте образец.

Что обязательно указать в письме:

  • Название вашей организации.
  • Кому отправляете документы: имя, должность, компания.
  • Список и количество приложенных документов.
  • Зачем вы их отправляете: «для подписания», «на согласование», «по договору № …».
  • Ваши контакты.
  • Дату и номер письма.
  • Подпись.

Пишите понятно и без лишней канцелярщины. Не надо загромождать письмо лишними подробностями — лучше, если оно поместится на одной странице. Обязательно перечислите все вложения — без этого письмо теряет смысл. И не забудьте сохранить копию письма — пригодится, если возникнут споры.

Сопроводительное письмо к документам
Сопроводительное письмо к документам