Шаблоны документов

Соглашение о расторжении контракта — это документ, по которому заказчик и поставщик прекращают госконтракт по взаимному согласию без обращения в суд. Основание — ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ.

Если контракт заключён по результатам электронной процедуры, соглашение оформляют через Единую информационную систему (ЕИС). В некоторых случаях информация о соглашении не размещается в ЕИС — они перечислены в ч. 5 ст. 103 № 44-ФЗ.

Причины расторжения контракта, которые указывают в соглашении

Причины расторжения могут быть такими:

• Изменились условия исполнения контракта.
• Появились технические или финансовые сложности.
• Исполнение стало невозможным из‑за форс‑мажора.
• Стороны решили прекратить контракт и заключить новый на других условиях.

Федеральный закон № 44-ФЗ не устанавливает конкретный список причин. Главное условие — согласие обеих сторон.

Как заказчику расторгнуть контракт в одностороннем порядке

Заказчик может отказаться от исполнения контракта без обращения в суд, если право на односторонний отказ предусмотрено условиями контракта. Это возможно, например, если поставщик сорвал сроки поставки, поставил некачественный товар или не выполнил работы.

Как проходит процедура:

• Заказчик принимает решение об одностороннем отказе. Основанием служат нарушения условий контракта. Их нужно подтвердить документами, например, актами приёмки, претензией или результатами экспертизы.
• Решение размещают в ЕИС. Документ подписывают электронной подписью и публикуют в системе. После размещения поставщик считается уведомлённым.
• Поставщику дают срок на исправление нарушений. У него есть 10 дней, чтобы устранить нарушения и исполнить обязательства.
• Контракт прекращается. Если нарушения не устранены, контракт считается расторгнутым по истечении 10 дней после уведомления поставщика о решении.
• Заказчик направляет сведения о поставщике в ФАС. Ведомство рассматривает вопрос о включении компании в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Если поставщик в течение 10 дней устранит нарушения и компенсирует расходы на экспертизу, заказчик обязан отменить решение об одностороннем отказе.

Как заполнить соглашение

Соглашение о расторжении контракта составляют в свободной форме.

Обычно в документе указывают:

• Данные по контракту.
• Причины расторжения.
• Дату прекращения контракта.
• Сведения о выполненных и невыполненных обязательствах.
• Условия окончательных расчётов и возможных неустоек.
• Реквизиты сторон.

Соглашение вступает в силу с даты, указанной в документе. После этого контракт считается расторгнутым.

Заказчик должен внести информацию о расторжении в реестр контрактов в ЕИС:

• В течение 5 рабочих дней после расторжения контракта.
• В течение 3 рабочих дней после подписания, если соглашение подписано через ЕИС (ч. 3 ст. 103 № 44-ФЗ).

Скачайте готовый образец соглашения о расторжении контракта по соглашению сторон — так вы сэкономите время и избежите ошибок при оформлении документа.

Дополнительное соглашение — это документ, которым фиксируют изменения в действующем трудовом договоре. Работодатель и сотрудник подписывают соглашение, когда договариваются о новых условиях работы. Например, когда нужно изменить должность, график работы, зарплату и другие условия. Новый трудовой договор при этом заключать не требуется. 

Когда оформляют дополнительное соглашение

Соглашение составляют, если изменения затрагивают обязательные и дополнительные пункты трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Например, оформить документ нужно в следующих случаях:

• Работодатель переводит сотрудника на другую должность в пределах компании.
• Стороны меняют условия труда, например, график работы или место выполнения обязанностей.
• Работодатель пересматривает размер зарплаты или другие условия оплаты труда.
• Компания поменяла название или другие реквизиты.

Подготовкой документа обычно занимается кадровый специалист, юрист или руководитель организации.

Правила заполнения документа

Закон не устанавливает единой формы. Как правило, документ содержит:

• Название и номер соглашения, а также реквизиты трудового договора.
• Сведения о сторонах: наименование работодателя, должность и ФИО руководителя и сотрудника. 
• Раздел с подробным описанием всех изменений: какие новые пункты вводят, какие пункты договора меняют и какие из них теряют силу.
• Реквизиты сторон. 

Также в документе важно указать, что остальные условия трудового договора остаются без изменений, и зафиксировать дату, с которой новые правила вступают в силу. Документ составляют в двух экземплярах. Обе стороны подписывают каждый из них: один остаётся у работодателя, второй — у сотрудника.

Когда нужно предупредить работника

Работодатель обязан минимум за два месяца предупредить сотрудника, если меняются организационные или технологические условия труда (ст. 74 ТК РФ). В таких случаях изменения вводят по инициативе работодателя, а не по договорённости с сотрудником. Например, компания может изменить структуру управления или внедрить новые технологии производства. 

При этом запрещено менять трудовую функцию сотрудника — то есть его нельзя перевести на другую должность.

Каких ошибок избегать при составлении

• Вносить условия, которые ухудшают положение сотрудника. Например, нельзя продлить испытательный срок или изменить график работы без соблюдения норм рабочего времени.
• Не оформлять соглашение, когда оно обязательно. Например, по медицинскому заключению сотруднику нельзя выполнять часть обязанностей. В этом случае работодатель должен предложить другую подходящую работу и, если сотрудник согласится, оформить перевод дополнительным соглашением.
• Писать общими словами. Формулировки вроде «изменить условия оплаты труда» или «уточнить обязанности» не подходят. Нужно подробно расписать, какие именно пункты меняются, в какой редакции они действуют и с какой даты вступают в силу.

Скачайте бланк дополнительного соглашения — образец поможет правильно составить документ и сократить время на поиск нужного шаблона в интернете.

Приказ о назначении главного бухгалтера — это распорядительный документ, который оформляет руководитель организации при трудоустройстве специалиста на должность главбуха. 

Документ фиксирует дату начала работы, условия труда и передачу полномочий. Он подтверждает право сотрудника распоряжаться финансами компании и отвечать за бухгалтерский учёт.

Как составить приказ правильно

Можно использовать унифицированную форму Т-1, утверждённую Постановлением Госкомстата № 1. Но эта форма — рекомендательная, поэтому вы можете составить свой шаблон документа.

В нём нужно указать:

• ФИО сотрудника и его должность.
• Условия трудоустройства и дату вступления в должность.
• Размер заработной платы и срок испытательного периода, если он установлен.
• Основание назначения — ссылка на заключённый трудовой договор.

Права, ответственность и обязанности специалиста прописывают в должностной инструкции.

Приказ о назначении подписывает руководитель компании, а новый сотрудник ставит отметку об ознакомлении. Документ регистрируют в журнале приказов по личному составу и хранят 50 лет согласно ст. 22.1 № 125-ФЗ.

Мы подготовили готовую форму приказа, скачайте образец и адаптируйте его под специфику вашей организации. В шаблоне учтены требования трудового законодательства и практика кадрового делопроизводства.

Универсальный корректировочный документ (УКД) — это первичный учётный документ, которым оформляют изменения в универсальном передаточном документе (УПД) после отгрузки товаров или оказания услуг. 

УКД заменяет корректировочный счёт‑фактуру и исправительную накладную, объединяя их функции.

Когда нужно оформлять УКД

Продавец составляет этот документ, если вдруг изменилась стоимость поставки, количество товара или нужно исправить ошибку в реквизитах компании. УКД помогает корректно отразить НДС и избежать претензий ИФНС.

УКД применяют, только если ранее оформили УПД. Если исходного УПД нет, корректировку проводят с помощью обычного корректировочного счёта‑фактуры. 

Как заполнять документ

В шапке указывают:

• Номер и дату составления.
• Реквизиты продавца и покупателя.
• Ссылку на документ, который нужно скорректировать.

В табличной части пишут наименование товара, работ или услуг до и после изменений, разницу в стоимости и сумму НДС к доплате или возврату.

Корректировочный документ подписывают обе стороны сделки. Если подписи покупателя нет, документ считается односторонним. При этом отсутствие подписи не лишает продавца права пересчитать и отразить НДС в учёте на основании ст. 169 НК РФ.

Если покупатель не подписал корректировочный документ, он не сможет принять НДС к вычету сразу. Согласно п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 НК РФ, налог можно заявить к вычету начиная с того квартала, в котором подписана форма, но не позднее трёх лет с даты составления корректировочного счёта‑фактуры.

Что учитывать при заполнении универсального корректировочного документа

Бланк УКД составляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Продавец регистрирует корректировочный документ в книге продаж, покупатель — в книге покупок. Это позволяет правильно учесть изменения налоговой базы по НДС и избежать расхождений с контрагентом при проверках.

Скачайте образец универсального корректировочного документа — это сэкономит время на его составление.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора — это распорядительный документ, который оформляют, когда руководитель берёт на себя обязательства главбуха. Это происходит, если компания временно работает без него или в штате нет такой должности. 

Приказ закрепляет право директора вести учёт, подписывать бухгалтерские и налоговые документы. 

Когда директор становится бухгалтером

В п. 1 ст. 7 № 402-ФЗ написано, что руководитель экономического субъекта обязан организовать бухучёт. Он может сделать это по‑разному: назначить главного бухгалтера, передать функции другому ответственному сотруднику или вести учёт самостоятельно. 

Гендиректор вправе подписывать первичные бухгалтерские документы за главного бухгалтера — для этого не требуется доверенность или отдельное распоряжение согласно п. 3 ст. 40 № 14-ФЗ.

Но в некоторых формах всё же нужно ставить две подписи — руководителя и бухгалтера, например, в счёте‑фактуре. Даже если в ООО бухгалтер в штате отсутствует и учёт директор ведёт сам, одной подписи недостаточно. В этом случае нужно оформить приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учёта на директора. Тогда руководитель сможет поставить сразу две подписи.

Компании обычно издают такой приказ:

• При запуске бизнеса с минимальным штатом.
• При увольнении бухгалтера на переходный период до приёма нового специалиста.

Как составить приказ

Унифицированной формы нет — документ можно составить самостоятельно.

В нём нужно указать:

• Номер и дату документа — присвойте приказу номер и внесите его в журнал распорядительных актов.
• Причину издания приказа — объясните, почему директор берёт на себя обязанности бухгалтера. Например, в компании нет бухгалтера в штате или предыдущий сотрудник уволился.
• Решение руководителя — прямо пропишите, что обязанности главного бухгалтера выполняет генеральный директор. Здесь же установите срок: бессрочно или до выхода нового специалиста.

Приказ нужно хранить вместе с другими распорядительными документами не менее пяти лет. При проверках ФНС этот бланк подтверждает законность действий руководителя при подписании бухгалтерских документов и отчётности.

Скачайте наш готовый шаблон приказа, чтобы оформить документ без ошибок и сэкономить время.

Приказ об утверждении результатов инвентаризации — это распорядительный документ, которым руководитель утверждает итоги проверки имущества компании. 

Руководитель издаёт приказ, когда комиссия сверит фактическое наличие ценностей с данными бухучёта и передаст акты. Документ показывает выявленные излишки или недостачи и помогает принять решения по устранению расхождений. 

В каких случаях оформляют приказ

Каждый раз при проведении инвентаризации в компании необходимо издавать приказ. 

Проверку имущества назначают:

• Перед годовой отчётностью — обязательно для всех компаний согласно закону № 402-ФЗ.
• При смене материально ответственного лица.
• После пожара или затопления. 
• При обнаружении хищения. 

Все ситуации перечислены в Приказе Минфина № 4н.

Что пишут в приказе

Закон не устанавливает единую форму приказа. Вы можете использовать собственный внутренний бланк или оформить документ произвольно.

Главное, включить в него:

• Даты проведения проверки.
• Состав инвентаризационной комиссии.
• Перечень проверенных объектов.
• Суммы выявленных расхождений.

Если во время инвентаризации выявили недостачу, в приказе фиксируют решение о взыскании ущерба. Указывают, кто и в какие сроки возместит потери. Объяснения материально ответственного лица прикладывают к приказу вместе с актами и сличительными ведомостями.

Как правильно оформить документ

Руководитель изучает все материалы проверки и подписывает приказ. Сотрудников, которых он касается, знакомят под подпись. Бухгалтерия использует приказ, чтобы скорректировать учёт и отразить результаты в отчётности. Документ регистрируют и хранят не менее пяти лет.

Скачайте наш готовый шаблон, чтобы оформить приказ без ошибок.