При регистрации бизнеса ИП и компаниям автоматически присваивается общая система налогообложения — ОСН. На ней больше всего налогов и отчётности, поэтому ОСН часто не подходит начинающим предпринимателям. На ЕСХН нужно получать бóльшую часть дохода от сельскохозяйственной деятельности, на НПД доход сильно ограничен, патент позволяет нанять только 15 сотрудников, а АУСН — и того меньше, всего 5. Упрощённая система налогообложения может быть оптимальным вариантом. Остаётся выбрать: платить налог с доходов или разницы между доходами и расходами. Этим и займёмся.
В чём различие при расчёте налога
Предприниматели на упрощённой системе налогообложения могут выбрать один из двух объектов: «Доходы» или «Доходы минус расходы». Варианты отличаются учётом налоговой базы и налоговыми ставками.
Налоговая база — это сумма, на основе которой рассчитывают налог. В первом случае налог определяют с доходов, а во втором — с разницы между доходами и расходами, то есть с прибыли.
Налоговая ставка бывает базовой и повышенной. Базовая ставка для УСН «Доходы» составляет 6%, а для УСН «Доходы минус расходы» — 15%.
Региональные власти могут снижать ставки УСН для некоторых отраслей. Список подходящих под льготные условия видов деятельности закреплён в распоряжении № 4176р от 30.12.2025.
Бизнес, который не соблюдает эти ограничения, автоматически переходит на ОСН. К нему будут применяться налоги и отчётность, которые действуют на этой системе.
Если заработать не получилось, или бизнес убыточен, на УСН «Доходы минус расходы» по итогам года всё равно придётся уплатить налог — 1% от общего дохода.
Что влияет на выбор упрощёнки
Выбор режима налогообложения зависит от того, есть ли у вас расходы, сколько и можно ли их подтвердить. Вот что нужно узнать, чтобы ответить на эти вопросы.
Текущие расходы бизнеса
Расходы — все затраты, которые позволяют работать. Аренда помещения, оборудования, закупка сырья и расходников, оплата коммунальных услуг, клининга — малая часть расходов, которые могут входить в список.
Обычно объект «Доходы минус расходы» выбирают, когда расходы составляют не менее 60% от общего оборота.
Сравним четыре компании с доходами в 1 млн рублей, разными объектами налогообложения и расходами на бизнес.
В нашем примере расходы должны составлять половину от доходов, чтобы размер налога приблизился к налоговой нагрузке объекта «Доходы».
Вот что нужно знать, чтобы учитывать расходы в налоговой базе.
Расходы должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение прибыли. ИП не может включить расходы на новый автомобиль в налоговую базу, если не будет использовать его в предпринимательской деятельности. В ст. 346.16 НК РФ есть полный список затрат, на которые можно уменьшить доходы.
Расходы обязательно подтверждать документами. Это могут быть чеки, квитанции, платёжные поручения, накладные и так далее. Документы нужно хранить пять лет, так как их может запросить налоговая.
Страховые взносы за себя
В 2026 году фиксированный взнос составляет 57 390 рублей. Если доход ИП превысил 300 000 рублей, нужно дополнительно заплатить 1% с суммы превышения. Общая сумма фиксированных взносов за себя ограничена и в 2026 году равна 321 818 рублям.
Представим ИП с одинаковыми доходами и разными объектами налогообложения. Вот как взносы повлияют на размер налога.
Первый предприниматель весь налог «списал» благодаря взносам. Второй, несмотря на них, должен заплатить почти 90 тысяч рублей.
Срок уплаты фиксированных взносов за себя — до 28 декабря 2026 года, а дополнительных — 1 июля следующего года.
Отчётность
Если ваш доход в прошлом или текущем году не превысил 20 млн рублей, отчётность на УСН будет простой: ежегодная декларация, документы по сотрудникам, если они есть, а также по запросу налоговой — книга учёта доходов и расходов, или КУДиР. Заработав 20 млн рублей или больше, вы становитесь плательщиком НДС — и отчётность становится сложнее.
При этом КУДиР нужно вести в любом случае. На УСН «Доходы» нужно заполнять только одноимённую часть — к этому разделу у ФНС редко бывают вопросы. Часть с расходами важнее, потому что они влияют на налоговую базу. Если не обосновать и не подтвердить их, можно заработать штраф за неуплату налогов или ошибки в отчётности.
Также проблемы бывают, когда предприниматель не получил доход. В этом случае обязательно заполнять нулевую декларацию, чтобы ФНС не заподозрила уклонение от уплаты налогов.
Нулевую и ненулевую декларацию за текущий год на упрощённой системе налогообложения сдают до 25 апреля следующего года. У отчётности по сотрудникам разная периодичность и сроки сдачи.
На УСН может возникнуть обязанность платить НДС и отчитываться по нему, если вы ввозите товары из-за рубежа. Также все предприниматели на УСН с доходом от 20 млн рублей в год должны сдавать декларацию по НДС. Стандартный срок — до 25-го апреля, июля, октября и января, то есть раз в квартал. Но для импортёров сроки предоставления декларации отличаются.
Штат работников
Работодатель платит сотрудникам зарплату, удерживает НДФЛ и перечисляет страховые взносы. Всё перечисленное — это расходы бизнеса, которые можно учесть при определении налоговой базы. Получается, что чем больше штат, тем выгоднее объект «Доходы минус расходы».
Объект «Доходы» тоже позволяет учесть в налоговой базе выплаты по больничным и страховые взносы за сотрудников. Общая сумма учитываемых затрат на сотрудников должна быть не более 50% от доходов. Мы уже писали про взносы для работодателей: у ИП и ООО система выплат за работников устроена одинаково.
Чтобы было легче считать, представим компанию, в которой каждый сотрудник зарабатывает 30 000 рублей, 10 000 рублей уходит на взносы, а ещё 10 тысяч — на другие расходы, связанные со штатом.
Торговый сбор и НДС
На упрощённой системе по умолчанию только один налог, но в некоторых случаях есть и другие платежи в бюджет. Если ввозите товары из-за рубежа — нужно платить НДС с каждого товара по ставке 0, 10 или 22%. Также нужно платить НДС, если ваш доход за 2025 или 2026 год превысил 20 млн рублей. При этом есть возможность выбрать пониженные ставки НДС — 5% или 7% — в зависимости от размера дохода.
Иногда нужно платить торговый сбор. Он касается предпринимателей, которые занимаются розничной торговлей в Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе. Торговый сбор нужно утвердить разными нормативными документами. Пока это сделано только в столице. Размер сбора зависит от расположения торгового объекта и его площади. Действующие ставки можно посмотреть на mos.ru, в разделе «Департамент экономической политики и развития города Москвы».
Чек-лист по выбору упрощёнки
- Посмотреть налоговую ставку для УСН в своём регионе.
- Оценить расходы бизнеса. Если они составляют более 60% от оборота, стоит рассмотреть объект «Доходы минус расходы».
- Рассчитать страховые взносы за себя. Это позволит определить, как они повлияют на структуру налога и общую сумму к уплате. Упрощёнку «Доходы» можно использовать, если хотите сильнее уменьшить налог.
- Определить расходы на сотрудников. Чем больше штат, заработная плата и другие затраты, тем выгоднее УСН «Доходы минус расходы».
- Узнайте, нужно ли платить другие налоги и сборы, например, НДС и торговый сбор.
Объект налогообложения можно менять один раз в год. На другой объект можно перейти с начала следующего года, но до конца текущего года важно отправить в ФНС уведомление. Для него есть установленная форма — КНД 1150016.
Фото на обложке: seiki14 / Getty Images
