Накладная: для чего нужна и как оформить

1. Бизнес формирует налоговую базу и рассчитывает налоги. На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» накладная нужна, чтобы подтвердить расходы на товар или перевозку, получить вычет по НДС и снизить налоги.
2. ФНС изучает отчётность и платежи в бюджет во время налоговых проверок.
3. Банк и правоохранители проверяют ИП и ООО по ФЗ-115, если есть подозрение, что предприниматель отмывает деньги.
4. Суд принимает накладную во внимание, если между поставщиком и клиентом возникают споры.

Помогает зафиксировать отгрузку товара.

1. Используется между ИП и организациями и не применяется в сделках с физлицами.
2. Установлена форма ТОРГ-12. Она содержит обязательные реквизиты, которые дают документу юридическую силу: название, дата составления и порядковый номер, данные продавца и покупателя, сведения о товаре (наименование, вес, количество, стоимость, сумма НДС — если продавец на ОСН), подписи сторон.
3. В бумажном виде товарная накладная оформляется в двух экземплярах, для поставщика и клиента.
4. В электронном виде составляют один экземпляр, который стороны подписывают с помощью ЭЦП.

Перевозчик обязан показать накладную ГИБДД при проверке документов.

1. Не содержит сведений о стоимости товара — по ней можно подтвердить только расходы на доставку.
2. Форма содержит данные об отправителе, получателе, габаритах товара, транспорте, который доставит груз.
3. Бумажная оформляется в трёх экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя.
4. Электронная составляют в одном экземпляре, который подписывают электронными подписями.

Одновременно подтверждает отгрузку товара и его передачу перевозчику.

1. Форму Т-1 содержит полную информацию: о товаре, отправителе, перевозчике, транспорте, покупателе, поэтому позволяет учесть расходы и на товар, и на доставку.
2. С 2013 года форму обязательно составлять только для перевозки алкоголя. Для транспортировки других товаров есть отдельные документы, поэтому Т-1 лучше не использовать, так как ФНС может не принять накладную к учёту.
3. Количество бумажных экземпляров зависит от вида груза. Четыре для товарных: по одному для отправителя и получателя, два для перевозчика. Три для нетоварных, к которым относятся грунт, строительный мусор и бытовые отходы.
4. Электронный вариант накладной пока не установлен.

1. Оформить расходную накладную нужно, чтобы отследить перемещение товара в пределах компании, например, от одного склада к другому.
2. Позволяет вернуть некачественный товар. Например, вы получили книги для продажи на маркетплейсе. На некоторых замята обложка, поэтому их не получится реализовать. На испорченные товары можно оформить расходную накладную и не отправлять обратно всю партию.

Документ составляет продавец или тот, кто отправляет груз.

1. Скачайте шаблон нужной формы.
2. Заполните данные участников сделки: название организации, адрес, телефон, банковские реквизиты. Если нужна транспортная накладная, впишите информацию о перевозчике, транспорте, сроках доставки.
3. Внесите порядковый номер, укажите дату заполнения.
4. Укажите информацию о товаре: наименование, количество, стоимость. Если продавец — плательщик НДС, то дополнительно нужно написать стоимость с НДС. В нижней части также заполняют общую сумму.
5. Проверьте всё, что написали. Это важно для учёта, отчётности, сохранности товара, соблюдения сроков доставки.
6. Подпишите накладную и поставьте подпись. Электронный документ будет подписан с помощью ЭЦП, а бумажный распечатайте в нужном количестве экземпляров.

1. Накладные участвуют в налоговом и бухгалтерском учёте, подтверждают передачу и приём товаров, обеспечивают безопасную и законную доставку и позволяют её отследить.
2. Три распространённых документа: товарная накладная, товарно‑транспортная накладная и транспортная.
3. Товарную накладную используют при продаже, чтобы зафиксировать получение товара. Она нужна, чтобы учесть расходы и вычет для НДС.
4. Транспортная накладная нужна, если покупатель поручает доставку груза подрядчику. Она подтверждает, что перевозчик получил груз, и учитывает только расходы на доставку.
5. Товарно‑транспортная накладная сейчас используется только для перевозки алкоголя и учитывает расходы на него и доставку.
6. Бумажные накладные оформляют в нескольких экземплярах и подписывают. Электронные документы выпускают в одном экземпляре и подписывают с помощью ЭЦП.