Документы для оказания услуг и продажи товаров: что нужно знать
Вы передали товар клиенту, приняли работу от заказчика, а что дальше? Нужно составить один или несколько документов. Разбираем, какие именно документы понадобятся, зачем они нужны и как всё оформить.
Документ, подтверждающий заключение сделки
Всё начинается с договора, в котором стороны описывают свои намерения и условия сотрудничества. Для него нет унифицированной, то есть законодательно закреплённой формы, поэтому можно использовать образцы типовых договоров, например, шаблоны платформы «Курс».
Составлять договор не обязательно, потому что он подтверждает намерения, а не выполнение сделки. Однако этот документ полезен, когда кто‑то из сторон не выполняет обязательства: письменный договор обладает юридической силой, если правильно составлен, и может пригодиться в суде.
Разберём, как составить договор, на примере договора поставки.
Информация о договоре. В шапке указывают название, например, «Договор поставки» и порядковый номер. Ниже ставят дату заключения договора.
Данные об участниках сделки. Описывают контрагентов: наименование компании или инициалы ИП для продавца и покупателя, а также представителей обеих сторон.
Предмет договора — основная часть, которая поясняет, ради чего составили документ. Например, «Компания “Альфа” обязуется поставить оборудование в течение установленного срока. Компания “Бета” оплатит его в течение оговорённого периода».
Стоимость договора и порядок расчётов. Здесь указывают стоимость товара, дополнительно пишут ставку и сумму НДС или указывают, что товар НДС не облагается. В этом же разделе описывают, как оплатить товар: есть ли аванс, сколько времени у покупателя, чтобы рассчитаться и так далее.
Порядок поставки. Прописывают сроки поставки, требования к упаковке, чьими силами происходит доставка, указывают условия проверки и приёмки товара.
Гарантии. В этом разделе фиксируют договорённости по гарантийному сроку, гарантийному обслуживанию и способу указать на бракованный товар.
Ответственность сторон. Обговаривают последствия, если продавец нарушит срок поставки, а покупатель не оплатит вовремя товар, указывают размер и срок уплаты неустойки.
Обстоятельства непреодолимой силы. Здесь прописывают отказ от ответственности, если продавец или покупатель не выполнит обязательства из‑за непредвиденной ситуации. Их список нужно утвердить: обычно в него включают пожары, наводнения и другие стихийные бедствия. Также здесь прописывают, как сообщить контрагенту о форс‑мажоре и вернуться к выполнению договора.
Прочие условия. Этот раздел нужен, чтобы зафиксировать другие важные нюансы, например, как внести дополнения в договор, решать споры и так далее.
Срок действия. Указывают, когда договор вступает в силу и прекращает действовать.
Приложения. Это дополнительные документы, которые имеют значение для договора: спецификация товаров, график платежей, дополнительные соглашения и так далее.
Подписи сторон. Покупатель и продавец подписывают договор и ставят свои инициалы.
Документы для подтверждения продаж или оказания услуг
В зависимости от вида сделки документы могут отличаться. Если вы продали товар, то нужно составить товарную накладную. В некоторых случаях дополнительно необходима счёт‑фактура. Оба эти документа может заменить один — универсальный передаточный документ. Мы разберём его ниже.
Если вы заключали договор подряда или оказания услуг, то сделку подтвердит соответствующий акт.
Документы, которые подтверждают выполнение сделки, относятся к первичным, потому что они имеют экономическое значение для бизнеса и значимы для налогового и бухучёта. А ещё эти документы называют закрывающими: когда стороны подписывают акт приёма‑передачи или накладную, это означает, что у них нет претензий друг к другу, а обязательства выполнены.
Во всех первичных документах должно быть семь обязательных реквизитов. Они перечислены вПисьмо ФНС ЕД-4-15/24 227@:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя, который составил документ;
- содержание факта хозяйственной жизни — суть сделки, события или операции;
- величина натурального или денежного измерения указанного факта с единицами измерения;
- должности ответственных лиц;
- подписи ответственных лиц.
Товарная накладная
Это первичный закрывающий документ, который продавец составляет при передаче товара покупателю. Для накладной утверждена форма ТОРГ-12, но можно использовать свою, если включить в неё обязательные реквизиты первички.
Кроме единых обязательных реквизитов, товарная накладная содержит и другие данные: о сторонах сделки, о товаре, о приложениях к документу, например, сертификатах качества.
Накладную составляют в двух экземплярах, для продавца и покупателя. Можно оформить документ в бумажном виде или в электронном, но для цифрового варианта используютПриказ ФНС России № ММВ-7-10/551@ и подписывают его ЭЦП. Для бухгалтерского учёта и налоговой службы используют только оригиналы накладных.
Если в накладной ошибка, её нужно исправить: аккуратно зачеркнуть неправильные данные, добавить надпись «Исправлено», указать новую информацию, дату исправления, поставить подписи и расшифровку ответственных лиц. Важно внести исправления в оба экземпляра, иначе они будут недействительны, — таково требование закона.
Счёт‑фактура
Как мы уже писали, счёт‑фактуру используют вместе с актом или накладной, потому что в одиночку не может подтвердить факт передачи товара покупателю и не является первичным документом.
Счёт‑фактура используется в налоговом учёте и подтверждает сумму налога по сделке. Благодаря счёту‑фактуре покупатель может принять к вычету НДС, который выставил продавец. Поэтому документ необходим ИП и организациям на ОСН и ЕСХН. Если ИП на ЕСХН освобождён от уплаты НДС пост. 145 НК РФ, он всё равно обязан выставлять счёт‑фактуру, в которой будет указано «Без НДС».
Счёт‑фактура бывает трёх типов:
- стандартный составляют при отгрузке товара, поэтому её ещё называют отгрузочной;
- авансовый оформляют, когда продавец получил предоплату за товар;
- корректировочный счёт‑фактура позволяет исправить ошибки в первой версии документа.
Форма счёта‑фактуры унифицирована Правительством РФ в 2011 году и дополнена в 2024 году.
Вот какие реквизиты она содержит:
- Данные о сторонах сделки — продавце, покупателе, грузоотправителе и грузополучателе.
- Данные о платёжно‑расчётном документе, например, платёжном поручении. На его основании будет определяться размер НДС.
- Данные об отгрузке — товарная или транспортная накладная.
- Сведения о товаре: наименование, количество, единицы измерения, стоимость. В октябре форму дополнили реквизитом 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях». Его ввели, чтобы контролировать продажу прослеживаемых товаров из‑за рубежа. Так государство борется с контрабандой.
- Должности и подписи ответственных лиц с обеих сторон.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Это особый документ, который совмещает функции счёта‑фактуры и первички, например, акта или накладной. Они частично дублируют друг друга, так как содержат информацию о контрагентах и предмете сделки, поэтому УПД упрощает документооборот в организации.
УПД полезен тем, кто работает с НДС, но его также могут составлять предприниматели на упрощёнке и патенте: если вы не являетесь плательщиком НДС, можно использовать УПД в качестве первички. От режима и отношению к НДС зависит статус в универсальном передаточном документе. Инструкцию по заполнению УПД и мы разбирали в отдельной статье.
В одном универсальном передаточном документе можно оформить продажу услуг, работ и товаров, в том числе из ЕАЭС. Иностранные товары тщательно отслеживаются, поэтому для УПД разработано две унифицированных формы: для обычной продукции и для продажи прослеживаемых товаров.
В отличие от счёта‑фактуры, в некоторых случаях оформлять УПД запрещено:
- Если продают спиртосодержащую продукцию и алкоголь — для них разработана товарно‑транспортная накладная по форме Т-1.
- Если работают по предоплате — УПД для авансовых платежей не составляют.
- Если обязательства ещё не выполнены — УПД создают в день продажи товара или услуги.
Акт выполненных работ
Это документ, который подтверждает выполнение работ по договору, поэтому его составляют в двух экземплярах
Суть акта в том, чтобы зафиксировать следующую информацию:
- основание для составления акта — договор подряда;
- какая работа выполнена;
- каков её объём;
- сроки выполнения;
- единица измерения работ;
- стоимость за единицу измерения и итоговая.
Также в акте прописывают, что у сторон нет друг к другу претензий, — стороны ставят подписи и указывают должности ответственных лиц. Это подтверждает сделку и делает акт ещё одним закрывающим документом.
Для акта нет унифицированной формы, поэтому можно использовать типовые шаблоны. Единственное исключение — форма № КС-2, которую применяют в капитальном строительстве и во время ремонтно‑строительных работ.
Необязательно оформлять акт, чтобы подтвердить выполнение работ. Можно составить дополнительное соглашение к договору и указать в нём, что работа выполнена качественно и в установленные сроки, поэтому исполнитель ожидает оплаты.
Когда надо составлять документы
Вп. 3 ст. 9 ФЗ-402сказано, что первичные документы составляют во время операции или сразу после. Поэтому накладную и акт составляют при передаче товара, работы или услуги либо как можно скорее после завершения сделки
Для УПД и счёта‑фактуры есть нюансы:
- Счёт‑фактуру можно оформить в течение пяти календарных дней, считая со дня операции.
- УПД со статусом 1 заменяет первичку и счёт‑фактуру, поэтому его тоже составляют не позднее пяти дней.
- Для УПД со статусом 2 счёт‑фактура составляется отдельно или не оформляется вообще, поэтому УПД создают сразу или на следующий день после операции.
В каком формате составлять документы
Все документы, которые мы разобрали, можно оформлять в бумажном или электронном виде, однако бумажные версии нельзя преобразовывать в цифровые для хранения.
Бумажные документы составляет продавец в двух экземплярах, каждую версию подписывают обе стороны и хранят оригиналы у себя. Электронные документы подписывают с помощью ЭЦП и печатают при необходимости.
В случае с УПД снова есть нюансы: для прослеживаемых товаров используют только электронный вариант документа.
Что будет, если не составить документы в срок
Если продавец не оформляет необходимые документы вовремя, это может привести к проблемам у него, покупателя или обеих сторон.
Обе стороны получат штраф от ФНС, если нет документов, необходимых для подтверждения сделки. Это грубое нарушение, к которому также относятся ошибки в оформлении документации, особенно если они привели к занижению налоговой базы.
- Если документы отсутствуют в течение одного налогового периода — штраф составит до 10 000 рублей.
- Если нарушение длилось нескольких налоговых периодов — 30 000 рублей.
- Занижение налоговой базы из‑за отсутствия документов приведёт к штрафу минимум в 40 000 рублей или 20% от неуплаченного налога.
Эти и другие штрафы мы разбирали в статье о нарушениях в работе организаций.
Покупатель не сможет предъявить УПД или счёт‑фактуру к вычету по НДС, если не оформить документы вовремя. Поэтому предприниматель не сможет снизить налоговую нагрузку. С продавцом, который не оформляет бумаги вовремя, вряд ли кто‑то будет рад сотрудничать снова. Мы поможем сделать всё правильно, чтобы подставлять партнёров и не вредить бизнесу.
