Списания в общепите: как снизить потери и навести порядок в учёте

Каждое предприятие общественного питания сталкивается с потерями. Продукты портятся, блюда не продаются, при приготовлении образуются отходы, а иногда случаются ошибки в учёте. Всё это — прямые убытки, которые съедают прибыль.

Многие владельцы кафе и ресторанов воспринимают списания как неизбежное зло. Но на самом деле грамотно выстроенная система учёта позволяет не только фиксировать потери, но и управлять ими, снижая издержки и повышая рентабельность.

В этой статье разберём, как правильно списывать продукты, какие документы для этого нужны, как автоматизировать процесс и что делать с результатами инвентаризации.

Почему важен учёт в общепите

В общепите учёт имеет свою специфику. В отличие от обычной розничной торговли, где товар просто покупают и продают, здесь происходит процесс производства. Сырьё превращается в полуфабрикаты, а затем — в готовые блюда. На каждом этапе возникают потери: при механической обработке — чистка, нарезка; при тепловой обработке — уварка, ужарка; при хранении и реализации.

Контроль за движением продуктов позволяет решать несколько задач:



• Следить за сохранностью имущества. Без регулярной проверки сложно понять, не происходит ли хищений или злоупотреблений со стороны персонала.
• Управлять рентабельностью. Если вы не знаете, сколько реально уходит продуктов на каждое блюдо, вы не можете точно рассчитать его себестоимость и прибыль.
• Своевременно пополнять запасы. Учёт помогает избежать ситуаций, когда нужный продукт закончился в самый неподходящий момент, или, наоборот, когда склад забит неходовыми позициями, которые скоро испортятся.
• Соблюдать требования законодательства. Списание продуктов должно быть документально подтверждено, иначе налоговые органы могут не принять такие расходы при расчёте налога на прибыль.
• Основным инструментом контроля в общепите является инвентаризация — сверка фактических остатков продуктов с данными бухгалтерского учёта. И чем чаще вы её проводите, тем точнее понимаете реальную картину.

Основания для списания

Списание может проводиться по нескольким причинам:



• Естественная убыль. Это усушка, утруска, выветривание, испарение влаги, раскрошка. Нормы естественной убыли для продовольственных товаров утверждены приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.
• Технологические отходы. Отходы, образующиеся при механической и тепловой обработке продуктов, например, при очистке овощей, обвалке мяса, жарке котлет. Методика расчёта таких потерь установлена ГОСТ 31988-2012.
• Бой, лом, порча. Случаи, когда продукт испортился, например, истёк срок годности, нарушены условия хранения или повредилась тара.
• Недостача по итогам инвентаризации. Если при сверке фактических остатков с учётными данными обнаружилась нехватка, она оформляется как недостача.

Как правильно списывать продукты в общепите

Списание продуктов нужно оформлять документально и только если есть основания. Просто так взять и списать пропажу нельзя — нужно подтвердить, что продукт действительно был утрачен, и указать причину.

Документальное оформление

Списание оформляется этими документами:



• Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей. Составляется комиссией при обнаружении испорченных продуктов. В акте указываются наименование, количество, причина порчи и виновные лица, если они установлены.
• Акт о списании товаров. Используется для оформления недостачи, выявленной при инвентаризации, или для списания продуктов с истекшим сроком годности.
• Калькуляционные карты и технологические карты. В них закладываются нормы отходов и потерь при приготовлении блюд. Если фактические потери превышают нормативные, это требует отдельного обоснования.
• Сличительная ведомость. Составляется по итогам инвентаризации и показывает расхождения между фактическими и учётными остатками.

Нормы естественной убыли

Если вы списываете продукты в пределах допустимых норм, например, усушка или утруска, эти суммы можно учесть в расходах — они уменьшают налог на прибыль. Если потери больше нормы, их приходится списывать за счёт того, кто виноват. А если виновного не нашли, то такие убытки можно отнести к прочим расходам, но только если есть документы, подтверждающие, что виноватых действительно нет.

Сначала нужно посмотреть, можно ли закрыть недостачу за счёт излишков по другим продуктам — это называется пересортица. Если пересортица покрыла часть расхождений, то нормы естественной убыли применяются только к той недостаче, которая осталась.

Средства для автоматизации учёта остатков в общепите

Самый популярный инструмент учёта в российском общепите — программа «1С:Предприятие 8. Общепит». Она сделана специально для ресторанов, кафе и столовых.

В ней можно:

• Хранить все рецепты и автоматически рассчитывать себестоимость блюд.
• Вести учёт продуктов, товаров и готовой еды.
• Планировать, сколько и чего нужно приготовить.
• Управлять складом.
• Подключаться к системе ЕГАИС для учёта алкоголя и к «Меркурию» для отслеживания мяса, рыбы, молочных продуктов.
• Автоматически оформлять списания и инвентаризацию.
• Сдавать отчётность.

У этой программы есть облачная версия — 1С:Фреш. Для работы не нужно покупать сервер или устанавливать программу на компьютер. Всё работает через интернет, а заходить можно откуда угодно.

Ещё одна популярная программа для ресторанов и кафе — iiko (Айко). Она разработана в России, входит в реестр отечественного ПО и работает в десятках тысяч заведений по всей стране.

Что умеет iiko:



• Вести складской учёт: фиксировать приход товаров, отслеживать остатки, списывать испорченные продукты.
• Автоматически списывать ингредиенты при продаже блюд — достаточно настроить рецептуру, и система сама уменьшит остатки на складе.
• Рассчитывать прогноз продаж и подсказывать, сколько продуктов нужно закупить, чтобы хватило на неделю.
• Проводить инвентаризацию прямо в программе — можно внести реальные остатки, и система покажет расхождения с учётными данными.
• Подключаться к государственным системам: ЕГАИС для учёта алкоголя, «Честный знак» для маркированных товаров и «Меркурий» для продукции животного происхождения.
• Принимать заказы через официантов с планшетов. Есть специальное приложение iikoWaiter.
• Формировать отчёты по продажам, выручке, средней чеку и другим показателям.

iiko подходит для заведений любого размера — от небольшой кофейни или фудтрака до крупного ресторана с несколькими залами и собственной доставкой. Для маленьких точек есть упрощённая версия iikoMini, которая работает на планшете, а учёт ведётся в облаке через браузер.

Что даёт автоматизация:

• Меньше потерь. Программа сама напомнит, что у продуктов скоро закончится срок годности. Вы успеете их использовать или вовремя заказать меньше, чтобы они не пропали.
• Всё на виду. Руководитель в любой момент видит реальную картину: сколько продуктов пришло, сколько потратили, что осталось на складе. Ничего не скроешь.
• Контроль над сотрудниками. Когда всё работает в программе, никто не может вручную подправить цифры. Это снижает риск воровства и ошибок.
• Экономия времени. Заполнить документы в программе — дело нескольких минут. Раньше на это могли уходить часы.
• Точные расчёты. Себестоимость каждого блюда считается автоматически. В расчёт идут все ингредиенты и даже отходы, которые положены по нормативам.

Когда и как проводить инвентаризацию

Инвентаризация — это главный способ проверить, что у вас на самом деле есть на складе и на кухне, и сравнить с тем, что написано в документах.

Виды инвентаризации

В зависимости от того, что и зачем вы проверяете, инвентаризация бывает:

• Сплошная. Пересчитывается всё: продукты, посуда, оборудование, расходные материалы. Проводят перед сдачей годовой отчётности, если компанию закрывают или когда меняется материально ответственный сотрудник.
• Частичная. Проверяют только что-то одно. Например, только продукты на кухне или только алкоголь в баре.
• Плановая. Проводят по заранее утверждённому графику. Например, каждую последнюю пятницу месяца.
• Внеплановая. Назначают неожиданно, без предупреждения. Например, если заметили, что продукты пропадают, или после пожара, затопления. Руководитель может назначить такую проверку в любой момент.

Как часто проводить

Закон не говорит, как часто нужно делать инвентаризацию в общепите.

Оптимальные сроки такие:



• Каждый день — проверять самые ходовые позиции в баре, чтобы сверять выручку с расходом товара.
• Раз в неделю — пересчитывать продукты на кухне и на складе.
• Раз в месяц — полностью пересчитывать всё: продукты, посуду, упаковку, оборудование.

Если у вас небольшое кафе с простым меню, достаточно ежемесячной инвентаризации. Чем больше у вас блюд и чем выше оборот, тем чаще нужно проверять.

Как проходит инвентаризация

Процесс состоит из четырёх шагов:

1. Подготовка. Руководитель издаёт приказ, назначает комиссию минимум из трёх человек, которые не отвечают за хранение продуктов. Комиссия опечатывает склад, забирает все последние документы по приходу и расходу.
2. Подсчёт. Комиссия пересчитывает, взвешивает и измеряет всё, что есть на кухне и на складе. Готовые блюда считают отдельно от сырья. Алкоголь в открытых бутылках переливают в мерную посуду, чтобы узнать точный объём.
3. Сверка. Бухгалтер или ответственный сотрудник сравнивает то, что насчитала комиссия, с тем, что числится в учёте. Разницу записывают в сличительную ведомость.
4. Оформление результатов. На основе ведомости руководитель издаёт приказ, в котором фиксирует, что нашли, и решает, что с этим делать.

Особенности для общепита

У инвентаризации в ресторане есть свои нюансы:

• В кафе и ресторанах сначала проверяют кухню, потом бар.
• В службах доставки учитывают не только продукты, но и упаковку: коробки, пакеты, контейнеры, одноразовые приборы.

Если у вас своя кондитерская или производственный цех, нужно проверять, соответствует ли расход сырья технологическим картам. Например, если по карте на пирожное уходит 50 г муки, а по факту списывается 70 г, это повод разобраться.

Как трактовать результаты

После инвентаризации могут выявиться разные ситуации. Разбираем каждую по порядку.

Недостача



Это когда продуктов на самом деле меньше, чем записано в учёте. Причины могут быть разные: кто-то украл, ошиблись в документах, продукты испортились или их списали, но забыли оформить.

• Если недостача в пределах норм, например, продукты усохли или утрусились, — списываете её как обычные расходы. Это уменьшает налог на прибыль.
• Если недостача больше нормы — деньги удерживаете с виновного сотрудника. Если виновного не нашли и это подтверждено документами, списываете как прочие расходы.

Когда находите недостачу, важно разобраться: почему это случилось, кто отвечает за этот участок, почему контроль не сработал. Так вы сможете предотвратить похожие ситуации в будущем.

Излишки



Это когда продуктов на самом деле больше, чем записано в учёте. Обычно такое случается из-за ошибок при приёмке товара: что-то не внесли в программу или неправильно посчитали.

Излишки нужно оприходовать, то есть добавить в учёт. Они считаются доходом организации, и с них нужно заплатить налог.

Пересортица



Это когда по одному продукту недостача, а по другому — излишек, и эти расхождения можно взаимно закрыть. Например, по документам числится 10 кг говядины, а на складе — 10 кг телятины. То есть говядины не хватает, но есть лишняя телятина.

Зачесть пересортицу можно, но только если соблюдены три условия:



• Проверяли один и тот же период.
• Ответственный за хранение один и тот же сотрудник.
• Продукты однотипные и количество совпадает.

Решение о зачёте принимает руководитель.

Порча и бой



Если нашли испорченные продукты или разбитые бутылки, нужно составить акт. В нём указать, что испортилось, почему и кто виноват, если виновный есть.

• Если виноват сотрудник, например, неправильно хранил или разбил по неосторожности, — стоимость можно удержать из его зарплаты.
• Если виновных нет, например, у продукта просто истёк срок годности при нормальном хранении, — списываете за счёт организации как обычные расходы.

Итог

Основные шаги к наведению порядка в учёте:

• Разработать и утвердить внутренние документы: положение об инвентаризации, порядок списания.
• Назначить материально ответственных лиц и ознакомить их с документами под подпись.
• Установить периодичность инвентаризаций, исходя из специфики заведения.
• Внедрить автоматизированную систему учёта, например, «1С:Общепит».
• Регулярно анализировать результаты инвентаризаций и принимать меры по устранению причин недостач и потерь.