Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычной бумажной книжки, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности человека, например, приёмы на работу, увольнения и переводы. В ЭТК указывают дату и основание для этих кадровых событий и другую информацию. Ещё в 2023 году 17 млн из 76,5 млн (22%) работающих граждан РФ оформили электронную трудовую книжку вместо бумажной.
В статье разберём, какие именно данные включает ЭТК и чем отличается от бумажной, как её получить и работать с документом. Также рассмотрим, как перевести сотрудника с бумажной книжки на ЭТК и исправить в ней ошибки.
Что такое электронная трудовая книжка
Термина «электронная трудовая книжка» на законодательном уровне не существует: под ЭТК понимают выписку с данными о трудовой деятельности человека. Они хранятся в базе данных Социального фонда, а получить их можно в виде документа — той самой выписки, которую и называют электронной трудовой книжкой. Иногда встречается название «выписка из ЭТК».
Согласно ФЗ-439, с 1 января 2020 года предприниматели обязаны вести сведения о работе сотрудников в электронном виде. Поэтому ЭТК заводят для всех, кто устраивается к вам после этого дня.
Те, у кого бумажная книжка уже есть, могут поступить двумя способами:
- Добровольно отказаться от неё и перейти на ЭТК. Это можно сделать в любой момент. Как оформить переход, мы разберём в отдельном разделе.
- Продолжить вести бумажную книжку. При этом вам всё равно нужно оформить и электронную, то есть совмещать два вида документов.
Для работы с ЭТК понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. В одной из статей мы рассказывали, как её получить.
Что указано в ЭТК
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, в электронной трудовой книжке фиксируются:
- Личные данные сотрудника: ФИО, дата рождения и СНИЛС.
- Данные о работодателях. Если это ИП, то указывают их ФИО, если компании — их наименования.
- Даты и основания приёмов на работу, переводов на другую должность или в другой филиал, увольнений.
- Должности, которые занимал сотрудник на каждом месте работы, а также структурные подразделения.
- Дата, когда сотрудник подал заявление о том, чтобы вы продолжили вести бумажную трудовую книжку, и о переходе на ЭТК.
Если сотруднику нужны те же данные, но о работе именно у вас, вы будете формировать справку по форме СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности — Работодатель»). Этот же документ нужно предоставить при увольнении.
Что не вносят в электронную трудовую книжку
В документ не входят данные об общем стаже работы. Чтобы их получить, сотруднику нужно заказать в СФР выписку из лицевого счёта. Это можно сделать на Госуслугах, а также лично, с помощью обращения в МФЦ или территориальный орган СФР.
Также в ЭТК не указывают сведения о наградах и поощрениях. Если сотрудник хочет предоставить вам такую информацию, он должен показать соответствующий приказ или бумажную трудовую книжку.
Ещё в электронном документе не отображается информация о больничных, отпусках и зарплате, потому что не относятся к ключевым моментам трудовой биографии.
Почему выгодно использовать ЭТК
Как оформить электронную трудовую книжку
Закрепим:
- Если человек впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, трудовую книжку оформляют только в электронном варианте.
- Если бумажная у него уже есть, ЭТК всё равно нужно завести, но если сотрудник не написал заявление о переходе на электронный документ, придётся вести обе трудовые книжки.
Раньше работодатели подавали в Социальный фонд отчёт СЗВ-ТД. В 2023 году эту форму упразднили, объединили с некоторыми другими документами и создали Единую форму сведений — ЕФС-1. Теперь при трудоустройстве вам нужно сдать титульный лист, подраздел 1 и подраздел 1.1 первого раздела ЕФС-1. Это нужно сделать включительно до следующего рабочего дня после оформления на работу. Более подробно о структуре документа мы писали в отдельной статье.
Как оформить заявление о переходе на ЭТК
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда у нового сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, но он согласен перейти на ЭТК.
Переход на электронную трудовую книжку происходит таким образом:
- Сотрудник пишет заявление о переходе на ЭТК в произвольной форме.
- Работодатель формирует соответствующие подразделы ЕФС-1 и отправляет их в Социальный фонд.
- Работодатель делает запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК.
- Работодатель возвращает бумажный документ на хранение сотруднику. Вернуться к ведению бумажной трудовой книжки нельзя. Если сотрудник её потеряет, ему придётся обращаться к прежним работодателям и искать документы в архивах, чтобы восстановить данные.
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через Госуслуги или личный кабинет СФР.
Как работать с электронной трудовой книжкой
После подачи информации о трудоустройстве вам каждый раз нужно передавать информацию в СФР, если:
- Измените наименование компании.
- Переведёте работника на другую должность или в другой филиал.
- Приостановите и возобновите действие трудового договора.
- Уволите сотрудника.
Это тоже нужно делать с помощью ЕФС-1. Все данные будут храниться электронно, в Социальном фонде.
Подача отчётности
ЕФС-1 можно сдавать в бумажном и электронном виде, это зависит от количества сотрудников:
- Если их до 10 включительно — вы можете выбирать любой способ.
- Если их 11 и более — данные сдают только в электронном варианте.
При приёме на работу и увольнении у вас есть следующий рабочий день после этих кадровых событий, чтобы отчитаться в СФР. Во всех остальных случаях ЕФС-1 сдают до 25-го числа следующего календарного месяца.
Как исправить данные в ЭТК
Порядок исправления ошибок зависит от того, получил ли информацию Социальный фонд:
- Если ЕФС-1 ещё не отправлена, можно отредактировать текущие сведения или удалить и создать новый отчёт.
- Если СФР уже получил отчёт, нужно отменить документ с ошибкой и создать новый. Конкретный алгоритм действий зависит от того, каким способом вы сдаёте ЕФС-1 и каким сервисом электронного документооборота пользуетесь.
Совет: проверьте, что исправления прошли — сотрудник должен увидеть обновлённые сведения в личном кабинете на Госуслугах.
О том, как исправлять ошибки в бумажной трудовой книжке, у нас есть отдельная статья.
Коротко о главном
- Электронная трудовая книжка — это цифровая версия бумажной трудовой книжки, которая содержит основные сведения о трудовой деятельности человека: приёмах на работу, переводах, увольнениях и так далее. Некоторые данные, например, о наградах, в неё не входят.
- Если для сотрудника это первая работа, вы должны оформить только ЭТК. Если у него уже есть бумажная трудовая книжка, придётся завести ЭТК и продолжить заполнять обычный документ. Наилучший вариант — попросить оформить переход на электронную трудовую книжку по заявлению, но решение работника должно быть добровольным.
- Чтобы оформить ЭТК, нужно до конца следующего рабочего дня после даты приёма на работу сдать титульный лист и два подраздела ЕФС-1. Данные отправляют в Социальный фонд в электронном или бумажном виде — в зависимости от количества сотрудников. По другим кадровым событиям нужно отчитываться в СФР до 25-го числа следующего месяца.
- Чтобы оформить переход на ЭТК, нужно сделать то же самое, но сначала оформить соответствующую запись в бумажной трудовой книжке, а затем отдать документ сотруднику.
- Если работник спросит «Как получить электронную трудовую книжку?», ориентируйте его на Госуслуги. Если его интересует период работы конкретно у вас, можно оформить справку СТД-Р.
