Обновлённая форма ЕФС-1: инструкция по применению
До 2023 года работодатели — ИП и компании — сдавали несколько видов отчётов в Пенсионный фонд и ФСС. Сейчас эти организации объединены в одну — Социальный фонд России, или СФР, а всю отчётность заменяет единая форма сведений — ЕФС-1. Её обновляли и делали более функциональной. Рассмотрим, какие изменения произошли в ЕФС-1 с 2024 года, как заполнить отчёт, когда и кому сдавать. А ещё разберём некоторые ошибки и способы их исправить, чтобы не получить штраф.
Что такое ЕФС-1
Единая форма сведений, или ЕФС-1, — это отчёт компаний и ИП о пенсионном и социальном страховании сотрудников. Вместо нескольких отчётов, которые действовали ранее, в 2023 году введена форма ЕФС-1.
Какие данные она заменяет:
СЗВ‑ТД — сведения о трудовой деятельности. СЗВ‑СТАЖ — сведения о застрахованных сотрудниках работодателя. ДСВ-3 — сведения о сотрудниках, за которых работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на пенсионное обеспечение. 4-ФСС — сведения о страховых взносах, взносах на травматизм, медосмотрах и специальной оценке условий труда — СОУТ. СИоЗП — сведения о выплатах работникам государственных и муниципальных организаций. ОДВ-1 — сведения о персонифицированном (индивидуальном) учёте, которые передают вместе с другими перечисленными формами.
Кто должен сдавать ЕФС-1
ЕФС-1 сдают работодатели, которые перечисляют в СФР страховые взносы на обязательное пенсионное страхование и травматизм.
Отчётность касается сотрудников на трудовых и гражданско‑правовых договорах, а по самозанятым форму заполнять не нужно. Также от ЕФС-1 освобождены ИП на АУСН — так сказано вп. 1.6 ст. 24 ФЗ-125.
Разделы ЕФС-1
ЕФС-1 содержит титульный лист и два раздела, которые делятся на подразделы. Всего получается 11 частей, но заполнять нужно не все и не всегда.
Титульный лист содержит данные о работодателе — компании или ИП, его всегда заполняют одинаково.
Раздел 1 формы ЕФС состоит из трёх подразделов.
Подраздел 1 имеет следующую структуру:
Подраздел 1 — сведения о трудовой деятельности, стаже и зарплате. Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Их ещё называют кадровые события, например, приём на работу, увольнение, перевод, заключение или расторжение договора ГПХ. Подраздел 1.2 — страховой пенсионный стаж. Подраздел 1.3 — выплаты работникам государственных бюджетных организаций, которые ведут деятельность, указанную в Приказе Минтруда № 900н. В список входит образовательная и научная деятельность, здравоохранение, соцуслуги, работа в области культуры, искусства и кинематографа.
Подраздел 2 заполняют при работе во вредных и тяжёлых условиях, которые дают право выйти на досрочную пенсию. Такие условия встречаются в химическом производстве, металлообработке, лёгкой промышленности, транспорте, пищевой промышленности и других сферах. Полный перечень утверждёнПостановлением Кабинета Министров СССР № 10.
Подраздел 3 содержит информацию о дополнительных пенсионных взносах.
Раздел 2 отчёта ЕФС-1 состоит из четырёх подразделов.
Подраздел 2.1 — сведения о взносах на травматизм. Подраздел 2.1.1 — взносы для работодателей с некоторыми обособленными и структурными подразделениями. Их называют самостоятельными классификационными единицами — СКЕ. Подраздел 2.2 — взносы за сотрудников, направленных на работу к другому ИП или юрлицу. Подраздел 2.3 — данные об обязательных медицинских осмотрах, специальной оценке условий труда. Её проводят, например, чтобы определить размер дополнительных взносов для пенсионного страхования.
Подраздел 1 раздела 1 — когда сдают подразделы 1.1, 1.2 и 1.3. Подраздел 2 всегда включает подразделы 2.1 и 2.3. Подразделы 2.1.1 и 2.2 заполняют, если есть соответствующие сведения, пустую отчётность сдавать не нужно.
Сроки сдачи отчёта ЕФС-1 в 2024 году
Отчёт не сдают одномоментно: для разных сведений установлены разные сроки. Мы собрали в таблицу сроки сдачи ЕФС-1 в 2024 году.
Если кадровых событий в отчётном месяце не было, подавать нулевой раздел не нужно — это распространённая ошибка. Вторая возможная ошибка — несколько отчётов на одного сотрудника. Подраздел 1.1 заполняют по всем кадровым событиям на каждого работника, то есть отчёт должен включать всю информацию.
Новый бланк формы ЕФС-1: общие сведения
Новая форма ЕФС-1 утверждена в бумажном и электронном варианте. Бумажную форму ЕФС-1 утвердилПриказ СФР № 2281. Он действует с 1 января 2024 года и полностью описывает, как заполнить отчёт.
Электронный формат ЕФС-1 описан вПриказе СФР № 2315 и содержит информацию, которая поможет заполнить единую форму сведений в цифровом варианте.
Титульный лист: что изменилось
В титульном листе появилась строка «Код категории страхователя — физического лица». Её нужно заполнить ИП и физлицам, которые перечисляют оплату другим физлицам.
Всего предложено девять категорий, например, ИП, адвокаты, частные нотариусы. Выбрать нужную категорию поможетп. 28 главы 2 Приложения 2 Приказа СФР № 2281.
Как заполнить Подраздел 1.1 Раздела 1 с учётом изменений
Напомним, что подраздел 1.1 формы ЕФС-1 содержит информацию о кадровых событиях, поэтому подавать его нужно после каждого нового события: при приёме на работу, увольнении и так далее. Пошаговая инструкция по заполнению описана вглаве 4 Приложения 2 Приказа СФР № 2281.
С 1 января 2024 года изменились правила оформления для совместителей, поэтому нужно внимательно заполнить графу 5. Правила касаются сотрудников, которые работают по ТК — по исполнителям на договоре по ГПХ графу заполнять не нужно.
Для графы 5 нужно указать код трудового договора. Все коды указаны в п. 45 Приказа.
Всего есть шесть вариантов, например:
бессрочный трудовой договор; трудовой договор по совместительству; срочный трудовой договор, который заключается на срок более 6 месяцев.
Перечислим некоторые общие правила, которые помогут заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1:
Все даты заполняются в формате «число, месяц, год». В графе 1 используется сквозная нумерация по возрастанию. В графе 3 указывают код кадрового события. Всего существует 10 вариантов, например, приём, перевод, начало договора ГПХ и так далее. В п. 43 Приказа перечислены все коды и наименования.
Как заполнить Подраздел 1.2 Раздела 1 с учётом изменений
Подраздел 1.2 содержит сведения о страховом стаже сотрудников. Его нужно сдавать, если у вас есть работники, которые перечислены вп. 3 ст. 11 ФЗ № 27.
Вот некоторые категории из этого пункта:
выполнявшие работу, которая даёт право выйти на досрочную пенсию; находившиеся в отпуске по уходу за ребёнком 1,5–3 лет; работавшие во время лишения свободы.
Пошаговая инструкция по заполнению подраздела 1.2 описана вглаве 5 Приложения 2 Приказа СФР № 2281.
Раньше подраздел нужно было сдавать до 25 января текущего года за предыдущий, а с 2024 года чаще. Если есть сотрудницы, которые идут в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, подраздел 1.2 нужно подать в течение трёх рабочих дней после того, как работодатель принял заявление на отпуск.
Как теперь выглядит подраздел 1.2:
В графах 1–10 не произошло изменений — они повторяют устаревшую форму СЗВ‑СТАЖ. Появились графы 11 и 12. Они касаются специальной оценки условий труда — СОУТ. Графы заполняют, если работодатель проводил СОУТ, а сотрудник имеет право на досрочное назначение пенсии. Появилась строка «Назначение выплат по ОСС». Её заполняют, если сотрудница подала заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком. Это позволяет учесть период работы в течение календарного года, за который пока не нужно отчитываться.
Например, сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам с 27 апреля 2024 года. Отчётная дата до сдачи подраздела 1.2 — 27 января 2025 года, но этот период ещё не наступил. Чтобы отразить период отпуска сотрудницы, заполняют строку «Назначение выплат по ОСС» и подраздел сдают до 6 мая, учитывая нерабочие дни.
Чтобы заполнить «Назначение выплат по ОСС», в «Периоде работы» делают запись из двух строк:
В первой строке указывают период с начала отчётного года до даты наступления отпуска. Например, 01.01.2024–26.04.2024. Во второй строке указывают только один первый день отпуска, а в графе 7 добавляют код причины. В нашем случае строка будет выглядеть так: 27.04.2024–27.04.2024, графа 7 — «ДЕКРЕТ».
Что изменилось в части Раздела 1.3
В ежемесячный отчёт за сотрудников бюджетных организаций добавили новый столбец 4: «Работники, не включаемые в расчёт среднесписочной численности».
Выделено три категории:
Женщины в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Участники СВО. Сотрудники, которые поступили в вуз и ушли в отпуск без сохранения зарплаты.
Какие изменения учесть в Разделе 2
Раздел 2 отчёта ЕФС-1 содержит информацию о взносах, медосмотрах и специальной оценке условий труда. Правила заполнения описаны вглаве 9 Приложения 2 Приказа СФР № 2281.
В разделе 2 появилось поле «Льгота». Его заполняют знаком «Х», если работодатель входит в одну из трёх категорий.
Кто должен подготавливать отчёт ЕФС-1
Приказ не закрепляет, кто должен составлять отчёт — это общая обязанность работодателя. Чтобы заполнить ЕФС-1 правильно, можно «поделить» форму между двумя сотрудниками или подразделениями:
Кадровая служба подготовит подразделы 1.1, 1.2 и 2, потому что они посвящены сведениям непосредственно о сотрудниках. Бухгалтер заполнит части, связанные с расчётами. К ним целиком относится раздел 2 отчёта ЕФС-1, а также подраздел 1.3 и 3.
Полезно закрепить обязанность по подготовке отчёта ЕФС-1 в должностной инструкции кадровиков и бухгалтерии.
Куда и как сдавать ЕФС-1
Отчёт всегда сдают в отделениеСоциального фонда России. Чтобы туда обратиться, ИП нужно узнать адрес отделения по месту жительства, компании — юридический адрес из ЕГРЮЛ.
Способ сдачи отчёта зависит от числа сотрудников:
Если их до 10 включительно — можно выбрать бумажный или электронный вариант. Если сотрудников 11 и более — ЕФС-1 сдают только в электронном виде, понадобится электронная цифровая подпись — ЭЦП.
Сдать электронную ЕФС-1 можно разными способами, например, через оператора ЭДО, с помощью специализированных программ или насайте СФР: «Страхователям» → «Отчётность» → «ЕФС-1 Единая форма сведений».
Штрафы за нарушение правил сдачи отчёта ЕФС-1
Закон предусматривает ответственность за разные виды нарушений.
Если вы заметили ошибку, то можете подать уточнённый отчёт — тогда штрафа не будет. Чтобы внести изменения, сдают корректирующую форму ЕФС-1, которая тоже должна включать титульный лист. Если об ошибке уведомил СФР, у работодателя есть пять рабочих дней на исправление. В этом случае штрафа тоже можно избежать.
Фото на обложке: Supirloko89 / Getty Images
