Опись вложения и уведомление о вручении — две опции, которые делают письмо юридически значимым.
Уведомление подтверждает факт и дату получения письма. Опись фиксирует, какие документы вы отправили. Вместе они исключают ситуацию, когда получатель может заявить в суде или налоговой, что письмо было пустым или содержало другие документы.
В статье пошагово разберём, как правильно отправлять такие письма.
Как отправить заказное письмо
Заказное письмо отличается от обычного тем, что у него есть трек-номер — по нему можно отследить отправление. Кроме того, заказное письмо вручается адресату под подпись.
Если адресат не может получить письмо самостоятельно, он может поручить это другому человеку. В этом случае потребуется доверенность.
Заказное письмо можно отправить в бумажном формате через отделение Почты России. Также это можно сделать онлайн — в виде электронного заказного письма. Разберём правила для обоих вариантов.
Как отправить бумажное заказное письмо
Чтобы отправить бумажное заказное письмо, отправитель приносит его в отделение почты и выбирает подходящий конверт.
Это может быть:
- Евроконверт, 110 × 220 мм.
- С6, 114 × 162 мм.
- С4, 229 × 324 мм.
Вложите документы в конверт, заполните адреса отправителя и получателя и передайте письмо сотруднику почты. Оператор рассчитает стоимость, оформит отправление и выдаст чек с трек-номером.
Срок и стоимость доставки письма можно самостоятельно рассчитать заранее. Для этого на сайте Почты России есть бесплатный онлайн-калькулятор.
Как отправить электронное заказное письмо
Электронные заказные письма имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Почта России утверждает, что такие отправления передаются по защищённым каналам, поэтому данные остаются конфиденциальными.
Если у получателя не подключён сервис электронных писем, почта распечатает письмо и доставит его в бумажном виде.
Есть и другие преимущества электронного заказного письма перед бумажным:
- Можно отправить одно и то же письмо сразу нескольким адресатам.
- При необходимости доступ к письму можно дать третьим лицам с помощью кода. Например, если захотите показать документ адвокату или бухгалтеру.
- Поддерживаются разные форматы файлов: PDF, JPEG, PNG, XLS и другие.
Чтобы отправить электронное заказное письмо:
- Откройте страницу услуги на сайте Почты России.
- Нажмите «Подключить через Госуслуги» и авторизуйтесь.
- Заполните профиль: добавьте адрес для получения писем, номер телефона и электронную почту.
Подключение к сервису электронных писем бесплатное. Плата за входящие заказные письма также не взимается. Отправка одного электронного заказного письма стоит 118 рублей 34 копейки.
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
Уведомление о вручении подтверждает, что письмо доставлено адресату, и фиксирует дату получения. Его используют, если важно доказать факт вручения.
Уведомление может быть электронным и бумажным. Электронное можно оформить в отделении почты или онлайн. Бумажное — только в отделении.
Чтобы оформить электронное уведомление в отделении:
- Сообщите сотруднику, что хотите оформить юридически значимое электронное уведомление.
- Продиктуйте номер телефона, на который зарегистрирован личный кабинет на сайте Почты России. Если аккаунта нет — его нужно создать.
- После вручения письма уведомление появится в личном кабинете в тот же день. Также придёт уведомление на электронную почту.
Чтобы оформить электронное уведомление онлайн:
- Оформите отправление на сайте Почты России.
- В дополнительных услугах выберите «Юридически значимое электронное уведомление».
- После доставки уведомление появится в личном кабинете и будет храниться там до пяти лет.
Чтобы оформить бумажное уведомление в отделении, сообщите об этом сотруднику — он выдаст бланк для заполнения:
- Для отправлений по России — форма 119.
- Для международных отправлений — форма CN 07.
Как отправить письмо с описью вложения
Опись вложения — это список документов, которые вы отправляете в письме. Она оформляется на специальном бланке Почты России и имеет юридическую силу.
Чтобы отправить заказное письмо с описью:
- Принесите его в отделение почты незапечатанным — оператор должен проверить содержимое.
- Заполните два экземпляра описи по форме № 107.
Если список документов не помещается на один лист, продолжите на следующем. В этом случае пронумеруйте листы и укажите их количество: «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».
Оператор сверяет содержимое с описью, ставит печать, дату и подпись. Один экземпляр вкладывается в письмо, второй остаётся у вас.
Чтобы убедиться, что всё указанное в описи действительно содержится в отправлении, получатель имеет право вскрыть письмо в отделении почты. Это делается в присутствии сотрудника.
Если окажется, что какого-то документа нет, оператор составит акт. На основании этого документа почта проведёт внутреннее расследование и выплатит компенсацию отправителю или получателю.
Стоимость отправки письма с описью зависит от региона. Посмотреть цену можно в списке тарифов на 2026 год.
Услуга действует только для писем в пределах России. Если вы отправляете документы за рубеж, можно сделать неофициальную опись.
Для этого подготовьте два экземпляра описи в свободной форме. Лучше продублировать русский текст на языке страны, в которую отправляете документы.
Итог
Если важно не просто отправить документы, а подтвердить факт и содержание отправления, одного заказного письма недостаточно — понадобятся дополнительные услуги.
Уведомление показывает, кто и когда получил письмо. Опись фиксирует, какие документы вы отправили. Вместе они позволяют подтвердить это в суде, налоговой или споре с контрагентом.
Если есть риск спора, отправляйте письмо с описью и уведомлением — так вы сможете доказать и отправку, и содержание.
