ЭДО в 2026 году: что изменилось и как работать по‑новому

Рассказываем, что именно изменилось, как теперь работать с документами и на что обратить внимание, чтобы избежать проблем с контрагентами и налоговой. 

Основные изменения в ЭДО

В 2026 году большинство операций между юрлицами и ИП оформляется в электронном виде. Бумажные документы допускаются только при технической невозможности использовать ЭДО или в исключительных случаях — их перечень определяют ФНС, Минфин и Минтранс.

Переход на универсальный передаточный документ (УПД) 

С 1 января 2026 года электронные форматы товарных накладных ТОРГ‑12 и актов выполненных работ больше не действуют. Основание — приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД‑7‑26/28@.

Вместо них применяется универсальный передаточный документ (УПД) формата 5.03, утверждённый приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД‑7‑26/970@.

УПД объединяет функции:

• Первичного учётного документа.
• Счёта‑фактуры.
• Товарной накладной и акта выполненных работ.

Бумажные формы ТОРГ‑12 и актов сохранили юридическую силу. Если компания не использует ЭДО, можно продолжать работать с бумагой. Однако для всех, кто обменивается электронными документами, УПД стал обязательным.

Обязательные электронные транспортные накладные (ЭТрН) 

С 1 сентября 2026 года все участники перевозок обязаны оформлять транспортные накладные в электронном виде. Требование установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140‑ФЗ.

Изменения затронули все виды транспорта: автомобильный, железнодорожный, авиационный. Документооборот ведётся через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Что теперь оформляется только в электронном виде:

• Транспортная накладная.
• Заказ и заявка на перевозку грузов.
• Грузовая накладная для воздушных перевозок.
• Транспортная железнодорожная накладная.
• Экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.

Обмен документами происходит через информационные системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).

С 1 марта 2026 года все экспедиторы обязаны регистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог». Работа без регистрации считается незаконной. 

Для перевозки алкогольной продукции действуют отдельные правила — она регулируется законом № 171‑ФЗ, и там свои электронные документы, не относящиеся к ЭТрН.

Как подготовиться к работе через ЭДО

Что сделать:

• Проверьте готовность к работе с ЭДО. Если ваша компания ещё не использует электронный документооборот, выберите оператора и начните внедрение.
• Перейдите в работе с контрагентами на УПД — используйте его как основной документ. 
• Разработайте план внедрения ЭТрН. Обсудите с коллегами, ответственными за перевозки, как будете организовывать процесс. 
• Обновите ПО. Убедитесь, что системы поддерживают УПД 5.03.
• Заключите соглашения с контрагентами об электронном обмене и протестируйте процессы в тестовом режиме.
• Обучите сотрудников новым требованиям.

Преимущества перехода на обязательный ЭДО 

Это решение упрощает документооборот и делает процессы едиными для всех компаний.

Какие есть плюсы:

• Вы экономите время и деньги. Не тратите ресурсы на бумагу, печать и доставку, мгновенно отправляете документы контрагентам, а ещё больше не нужно вписывать каждый раз одну и ту же информацию — есть автозаполнение повторяющихся полей и работа по шаблонам.
• Снижаете количество ошибок. Меньше опечаток, автоматическая проверка реквизитов и форматов, возможность интегрироваться с бухгалтерскими программами и 1С.
• Повышаете безопасность. Все документы имеют юридическую силу с квалифицированной электронной подписью (КЭП), есть защита от потери — все документы и архивы хранятся в облаке, можно контролировать доступы и историю изменений.
• Соблюдаете законы. Вы следуете новым правилам ЭДО и минимизируете риск получить штрафы.

Ответственность за несоблюдения требований ЭДО

Пока прямых штрафов нет, но за отсутствие первичных документов в любой форме выставляется штраф до 10 000 рублей.

Для нарушений в сфере грузоперевозок установлены дополнительные санкции:

• За отсутствие ЭТрН: водителю — 1500 рублей, должностным лицам — до 20 000 рублей, юрлицам — до 250 000 рублей с возможной приостановкой деятельности при повторных нарушениях.
• За нарушение требований по работе экспедиторов: для граждан — 3–5 тысяч рублей, для юрлиц — 100–300 тысяч рублей.

Подведём итоги

В 2026 году большинство документов между организациями и ИП оформляются в электронном виде. С 1 января УПД 5.03 заменил форматы ТОРГ‑12 и акты выполненных работ, а с 1 сентября станут обязательными ЭТрН с обменом через ГИС ЭПД для всех видов транспорта. Благодаря изменениям компании могут ускорить процесс документооборота и снизить издержки.