Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) с 1 сентября 2026

С 1 сентября 2026 года меняются правила экспедиторской перевозки грузов. Теперь все перевозки с привлечением экспедиторов должна сопровождать система электронных перевозочных документов, даже если раньше в бумажном виде они не оформлялись.

Разберёмся, что изменилось в 140-ФЗ и ГИС ЭПД 2026. А главное — как бизнесу подготовиться к нововведениям.

Какие документы становятся электронными с 1 сентября 2026

Государство переводит логистику на электронный документооборот и создаёт единую платформу, чтобы участники перевозок могли обмениваться данными.

Для чего это делается:

• Так все участники перевозки видят все документы в системе и могут подписать их каждый в свою очередь.
• Данные моментально передаются контрагентам и в госорганы.
• ЭПД нельзя потерять или подделать.
• Закрывающие документы приходят сразу.
• Сервисы ЭПД проверяют заполнение на ошибки.
• Перевозку можно отследить на каждом этапе.
• ЭПД систематизировано и хранится в архиве. 

Правила работы для экспедиторов и логистических компаний регулирует Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О транспортно‑экспедиционной деятельности». 

Сейчас отправитель груза печатает накладную в четырёх экземплярах, водитель расписывается в получении груза, один экземпляр остаётся у отправителя, документы отправляются в путь вместе с грузом. Когда груз пришёл, получатель ставит свою подпись и отправляет оригинал отправителю. Такая система усложняет и задерживает документооборот. Бумаги в пути могут затеряться, подписи можно подделать.

С сентября 2026 года все участники перевозки будут оформлять свою часть электронных перевозочных документов, а подписанный документ сразу будет появляться в общей информационной системе.  

Сейчас ФНС разработала некоторые ЭПД. Электронную транспортную накладную, электронный заказ (заявку) и электронный путевой лист уже можно найти на официальном сайте налоговой. Остальные форматы планируют утвердить в 2026 году.

Какие ЭПД появятся

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это основной документ, который подтверждает, что был заключён договор перевозки груза на автомобиле. Он содержит данные о грузоотправителе, перевозчике, получателе, маршруте и о самом грузе. 

Электронные заказы и заявки — документы для заказчика перевозки и самого перевозчика, которые нужны для согласования рейса. 

Путевой лист — документ, который оформляется на каждый автомобиль перед выездом. В нём содержится дата начала и окончания рейса, маршрут, данные о водителе, машине и грузе. Пока его электронная форма не разработана, его можно оформлять в том числе на бумаге.

Поручение экспедитору — документ, который клиент выдаёт экспедитору, содержащий список и условия экспедиторских услуг, которые экспедитор обязуется выполнить.

Экспедиторская расписка — документ, подтверждающий, что экспедитор получил груз от клиента и несёт за него ответственность.

Складская расписка — документ, подтверждающий, что экспедитор принял груз для временного хранения на складе. 

Грузовая расписка для авиаперевозок — то же самое, что транспортная накладная, но для воздушного транспорта.

Транспортная железнодорожная накладная — так же основной перевозочный документ, но для ж/д. 

Кто должен перейти на ЭПД: грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и получатели 

На ЭПД с 1 сентября 2026 года переходят все участники коммерческих перевозок (ИП и юрлица):

• Отправители.
• Перевозчики.
• Те, кто принимает груз.
• Те, кто организует его доставку. 

Участники ЭПД с 2026 года

Грузоотправитель. Это компания или ИП, которое отправляет груз через перевозчика от своего имени или от имени владельца этого груза.

Перевозчик. Это компания или ИП, которое принимает груз у отправителя и везёт его получателю. 

Грузополучатель. Это компания или ИП, которое принимает груз от перевозчика. При приёмке получатель подписывает электронную накладную, без подписи перевозка не будет считаться завершённой и статус груза в системе останется «в пути».

Экспедитор. Это компания или ИП, которое организует перевозку: разрабатывает маршрут, страхует груз, готовит документы и контролирует весь процесс. 

Экспедитор может быть:

• Грузоотправителем, если принял груз по экспедиторской расписке. 
• Перевозчиком, если везёт груз на своём транспорте.

Вышел также приказ от 03.04.2026 № 115 «Об определении случаев, при которых экспедиторские документы оформляются на бумажном носителе».

Он закрепил перечень исключений, когда перевозочные документы необходимо будет оформить в бумажном виде: 

• Транспортно‑экспедиционные услуги (ТЭУ) связаны с перевозками грузов для нужд органов власти, обороны и безопасности страны, обеспечения правопорядка, специальных и воинских грузов.
• ТЭУ оказывают на территориях, где введены режимы повышенной готовности, ЧС, ЧП, военного положения, правовой режим контртеррористической операции.
• У экспедитора или его клиента нет возможности сформировать электронный документ в связи с обстоятельствами непреодолимой силы.
• ТЭУ оказывают физическому лицу для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
• ТЭУ оказывают иностранному юрлицу или физлицу.

Как устроен процесс

Все электронные накладные оформляются через оператора ИС ЭПД, который, в свою очередь, передаёт их в ГИС ЭПД. 

Между ГИС ЭПД и участниками перевозок есть посредники — аккредитованные операторы. Всего их 12, реестр операторов есть на сайте Минтранса. Для работы вам нужно выбрать оператора и заключить с ним договор.  

Электронные перевозочные документы передаются следующим образом:

1. Грузоотправитель создаёт ЭТрН в системе, личном кабинете или на странице оператора ИС ЭПД. Вносит туда сведения о грузе, сторонах перевозки, транспортном средстве, водителе, маршруте и условиях доставки. Подписывает свой титул электронной подписью. 
2. Документ через оператора ИС ЭПД становится доступен следующему участнику перевозки — перевозчику. Он принимает груз и подписывает свой титул. 
3. Грузополучатель принимает груз и подписывает свой титул, подтверждая приёмку. Если есть замечания к грузу, их нужно зафиксировать.
4. Перевозчик завершает оформление электронной транспортной накладной и после выдачи груза подписывает заключительный титул. 
5. Документооборот по перевозке считается завершённым, когда все обязательные титулы оформлены и подписаны. 

QR-код ЭПД

Помимо ЭТрН, с 1 сентября 2026 года обязательна электронная заявка‑заказ (ЭЗЗ) — она оформляется на каждую перевозку с каждым перевозчиком. Электронный путевой лист (ЭПЛ) обязателен только при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для каждого из этих документов формируется отдельный QR-код.

QR-код генерирует ГИС ЭПД автоматически после подписания титула 1 и 2. Он содержит идентификатор документа и подписан электронной подписью ГИС ЭПД. После подписания всех обязательных титулов QR-код больше не изменяется. На его формирование закладывается 15 минут. Задержка более чем в 4 часа считается технической неполадкой. В этом случае нужно проверить, действительно ли подписаны все необходимые титулы. Если да, тогда связаться с техподдержкой вашего оператора ИС ЭПД.

QR-код необходимо будет предъявить инспектору ГИБДД, и он не может потребовать бумажную копию документа. 

Из чего состоит ЭТрН

Что за титульные листы? Электронная транспортная накладная с 2026 года состоит из титулов — частей, которые каждый участник перевозки заполняет и подписывает.

Всего ЭТрН состоит из четырёх обязательных файлов — по одному на каждый этап перевозки. 

Если во время перевозки произошли изменения, используют дополнительные титулы:

• Титулы 5 и 6 — итоговая стоимость перевозки.
• Титул 7 — если меняется грузополучатель или адрес доставки.
• Титул 8 — если меняется транспортное средство или водитель.

Если документ отправляет или принимает доверенное лицо, можно воспользоваться машиночитаемой доверенностью (МЧД) — электронным аналогом бумажной доверенности. Документ в формате XML подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя.

Пошаговая инструкция по переходу на ЭПД

Компаниям уже стоит начать подготовку и до 1 сентября изучить электронные перевозочные документы 2026 года, понять, как заполняется ЭТрН, настроить работу всех систем.

Шаг 1. Проанализируйте текущие процессы 

Проверьте, как в компании оформляют перевозочные документы. Определите все сценарии перевозок: доставка клиентам, перевозки между складами, отправка товаров в филиалы, работа со сторонними перевозчиками и экспедиторами. Для каждого сценария зафиксируйте, кто выступает грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем. Оцените, какую роль ваша компания выполняет в перевозках, какие транспортные документы вы оформляете чаще всего, готова ли ваша учётная система к интеграции, есть ли интернет на складах и смартфоны у водителей и работников.

Шаг 2. Подготовьте внутренние документы и согласуйте с контрагентами

Примите положение о переходе на электронный документооборот, назначьте ответственных за обмен документами. Проверьте готовность контрагентов — уточните у партнёров, готовы ли они подписывать ЭТрН. Обновите договоры с перевозчиками, экспедиторами и клиентами, закрепив порядок оформления ЭТрН, сроки подписания титулов, действия при ошибках и технических сбоях. Добавьте в договоры пункт об обмене электронными перевозочными документами.

Шаг 3. Выберите оператора ИС ЭПД и заключите договор

Выбирайте из списка аккредитованных провайдеров. Через оператора все участники перевозок будут обмениваться документами. Заключите с оператором соглашение для создания, подписания и передачи ЭТрН в ГИС ЭПД. Подключитесь к нему наиболее удобным способом: веб‑сервис, интеграция с помощью API, модуль для 1С или другие решения, которые предложит провайдер.

Шаг 4. Оформите электронные подписи и машиночитаемые доверенности

Для работы с ЭТрН нужна электронная подпись УКЭП или УНЭП. Если у вас ещё их нет, оформите работникам электронные подписи и МЧД.

Шаг 5. Подготовьте технические средства и обучите сотрудников

Сотрудникам, которые будут принимать, перевозить и отгружать груз, обеспечьте смартфоны или планшеты с доступом к ЭДО. Выберите подходящий тариф у мобильного оператора. Напишите инструкции и памятки для кладовщиков, менеджеров, водителей, бухгалтеров. 

Шаг 6. Проведите тестовые перевозки

Организуйте несколько ЭТрН в тестовом режиме с контрагентами, которые уже готовы к работе по новым правилам. Тестируйте схему на несложных маршрутах и партиях, чтобы проверить, корректно ли документы передаются в ГИС ЭПД и попадают в учётную систему.

Штрафы и ответственность 

С сентября 2026 года появятся санкции за работу без ЭПД. Пока применяются нормы КоАП РФ об отсутствии перевозочных документов.

Для экспедиторов

Действует штрафы за работу без вступления в реестр ГИС ЭПД (ст. 11.14.3 КоАП):

• Гражданам и ИП — 3000−5000 рублей при первом нарушении, 5000−10 000 рублей при повторном.
• Юрлицам — 100 000−300 000 рублей при первом нарушении, от 500 000 до 1 млн рублей при повторном.

Штраф за непредставление сведений о свойствах груза:

• Гражданам — 3000−5000 рублей.
• Должностным лицам — 20 000−30 000 рублей.
• ИП — 30 000−50 000 рублей.
• Юрлицам — 50 000−100 000 рублей.

Для перевозчиков

Действуют штрафы за перевозку без транспортной накладной (ст. 12.3 КоАП):

• Гражданам — 500 рублей.
• Должностным лицам — 1500 рублей.

Штраф за сообщение недостоверных данных о свойствах груза (ст. 12.21.1 КоАП:

• Физлицам — 2250−3000 рублей.
• Должностным лицам — 22 500−30 000 рублей.

Реестр перевозчиков с 1 марта 2027

С 2027 года бизнесу также стоит ожидать изменений. Минтранс России опубликовал проект приказа «Об установлении Порядка ведения реестра перевозчиков грузов автомобильным транспортом по территории Российской Федерации». Он определит, как с 1 марта 2027 года будет работать реестр перевозчиков. Сейчас документ находится в проекте и может измениться, но пока известны некоторые подробности.

Регистрироваться нужно будет через личный кабинет на Госуслугах. По задумке Минтранса, это значительно упростит процесс получения необходимых разрешений и документов на перевозку. Платформа будет сверять данные с другими государственными реестрами. 

Для включения в реестр компании должны соответствовать нескольким условиям и иметь:

• Необходимый автопарк.
• Квалифицированный персонал.
• Действующие договоры страхования и полный комплект разрешительной документации. 

Все изменения в деятельности компании необходимо своевременно отражать в системе.  

После регистрации на Госуслугах уполномоченные органы проверят достоверность предоставленных данных, соответствие требованиям законодательства, а при необходимости — наличие компании в реестре международных перевозчиков.

В реестре будет содержаться следующая информация:

• Регистрационные данные компании или ИП.
• Сведения о транспортных средствах.
• Территории перевозок.
• Виды перевозимых грузов. 

Исключить из реестра могут:

•  По заявлению самого перевозчика.
• При ликвидации компании или прекращении деятельности ИП.
• При снятии транспортных средств с учёта или истечении срока владения транспортом.
• При нарушениях обязательных требований.  

Регистрация уведомления происходит в течение одного рабочего дня, рассмотрение бумажных документов занимает три рабочих дня, а формирование и направление выписки из реестра заявителю проходит за один рабочий день.

Итог

Итак, что же будет ждать бизнес с 1 сентября 2026 года:

• Все перевозки с экспедиторами переходят на электронные перевозочные документы (ЭПД). Бумажные документы будут допускаться только в исключительных случаях, например, если услуги оказывают физическому лицу для личных нужд.
• ЭПД повышает удобство работы: их невозможно потерять или подделать, данные передаются моментально, и их видят все участники процесса, а груз можно отследить на каждом этапе.
• Электронная транспортная накладная — это основной вид документа для перевозок. Кроме неё, появятся электронные заказы‑заявки, путевые листы, экспедиторские и складские расписки и другие документы.
• На ЭПД переходят все участники перевозок: грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы.
• Чтобы перейти на ЭПД, необходимо выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД, подготовить электронные подписи и обеспечить всех участников процесса соответствующими средствами связи. 
• Санкции за нарушения работы с ЭПД ещё в разработке, но сейчас всё ещё действуют нормы КоАП РФ об отсутствии перевозочных документов со штрафами до 1 млн рублей.