С помощью авансового отчёта сотрудник отчитывается за полученные у работодателя деньги: на командировку, закупки товаров и сырья, хозяйственные расходы. Без правильно оформленного документа бухгалтерия не сможет принять расходы к учёту, а суммы могут быть признаны доходом работника с последующим доначислением налогов.
Разберёмся, как заполнить отчёт, чтобы налоговая приняла его без вопросов.
Зачем нужен авансовый отчёт
Авансовый отчёт — это первичный учётный документ, подтверждающий расходование денег, которые сотруднику выдала компания или ИП.
Выдать деньги под отчёт — один из законных способов вывести их с расчётного счёта компании. В одной из статей мы рассказывали, как сделать это правильно.
Документ нужен и для внутреннего контроля: он показывает, на что тратятся деньги, и помогает вернуть неиспользованные суммы.
Когда отчёт не нужен
Если сотрудник целиком купил что-то за свои деньги, заполнять авансовый отчёт не нужно. В этом случае он не считается подотчётным лицом и составляет заявление на компенсацию либо служебную записку для возврата.
Так как ИП не является одновременно сотрудником и руководителем, он не может быть подотчётным лицом. Поэтому ИП не заполняют авансовые отчёты и распоряжаются деньгами без этих документов.
Как заполнить авансовый отчёт: пошаговая инструкция
Для авансового отчёта нужен бланк. Можно пользоваться унифицированной формой № АО-1 или разработать свою.
В «самодельную» форму нужно внести обязательные реквизиты.
- Наименование отчёта и дата, когда он составлен.
- Название ИП или ООО.
- Суть операции, на которую выданы деньги, например, покупка бытовой химии.
- Сумма в рублях и копейках.
- Должности, подписи и ФИО всех ответственных лиц.
- Отрывная часть — расписка, которая после заполнения остаётся у работника.
Разработанную форму нужно закрепить в учётной политике. Если утверждённый компанией бланк не будет соответствовать унифицированному образцу, бухгалтерия не сможет его принять и учесть в расходах.
Рассмотрим, что должен написать в отчёте каждый из них.
Часть для сотрудника
Сотрудник заполняет данные в нескольких разделах отчёта: на лицевой стороне — часть «шапку» и левую половину таблицы.
Иногда бывает так: сотрудник сдаёт документы (чеки, квитанции, посадочные талоны и так далее), а бухгалтер вносит все данные, распечатывает отчёт и отдаёт работнику на подпись. Так тоже можно, но всё равно важно сдать документ правильно.
Шаг 1. Заполнить шапку:
Внештатные сотрудники строку «должность» не заполняют, её нужно оставить пустой.
Шаг 2: заполнить левую половину таблицы
Траты подтверждают фискальными, а не кассовыми чеками, или бланками строгой отчётности (БСО). Обычные билеты и чеки не примут к учёту в ФНС.
Шаг 3: заполнить оборотную сторону
На оборотной стороне бланка сотрудник заполняет в таблице столбцы 1–6.
К авансовому отчёту сотрудник прилагает документы, подтверждающие расходы, а затем передаёт его бухгалтеру. Если деньги остались, их передают бухгалтеру. Нецелевое расходование или присвоение остатка себе запрещено. Если аванса не хватило, и работник доплачивал из своих денег, их надо вернуть. Для этого нужно заполнить заявление на компенсацию.
Часть для бухгалтера
Бухгалтер в авансовом отчёте:
- проверяет часть, заполненную сотрудником;
- заполняет часть «шапки», правую половину таблицы, нижнюю часть бланка, включая расписку, и оборотную сторону.
Шаг 1: заполнить «шапку».
Шаг 2: заполнить правую половину таблицы
Шаг 3: заполнить оборотную сторону
На оборотной стороне бланка бухгалтер заполняет в таблице столбцы 7–9.
Шаг 4: заполнить часть под таблицей на лицевой стороне
Если сотрудник потратил аванс не полностью или получился перерасход, бухгалтер или кассир заполняет ещё одну строку под таблицей на лицевой стороне. В этом случае составляют приходный или расходный кассовый ордер на соответствующую сумму. Вписывают сумму остатка или перерасхода, номер и дату составления кассового ордера.
Шаг 5: заполнить расписку
Она находится в нижней части лицевой стороны, отрывается и передаётся сотруднику. Это помогает подтвердить, что он отчитался за подотчётные деньги.
Часть для главного бухгалтера и руководителя
- Главный бухгалтер проверяет отчёт и в соответствующей строке ставит свою подпись с расшифровкой на лицевой стороне под табличной частью.
- Руководитель подписывает и указывает ФИО в «шапке» авансового отчёта.
Что делать, если допустили ошибку
В отличие от кассового ордера, авансовый отчёт можно исправить. Сначала изменения нужно согласовать со всеми, кто его подписывал. Затем ошибочные данные аккуратно зачёркивают горизонтальной чертой и рядом указывают верную информацию. Обязательно поставить дату исправления и заверить его всеми подписями.
Авансовые отчёты и любые другие первичные документы ИП и компании должны хранить в течение пяти лет.
Когда сдавать авансовый отчёт
Раньше отчитаться об авансе нужно было в течение трёх дней после возвращения на рабочее место, например, из командировки, или со дня окончания срока, на который выдавали деньги.
С 2020 года ИП и компании сами устанавливают срок для оформления авансовых отчётов и закрепляют его в учётной политике. Это право предпринимателям предоставил п 1.3 Указания Центробанка от 05.10.2020 № 5587-У. Поэтому допустимый период для составления отчёта может превышать три дня. Вернуть неизрасходованные деньги нужно в течение того же времени.
Что будет за отсутствие отчёта
Даже если ваша налоговая нагрузка не зависит от расходов, как, например, на УСН или АУСН «Доходы минус расходы», составлять отчёт всё равно обязательно. Без него вы не сможете контролировать остаток аванса, значит, он станет доходом сотрудника, а вам придётся удержать дополнительный НДФЛ и уплатить взносы.
И если этого не сделать, ФНС увидит, что вы недоплатили деньги в бюджет. Именно это приведёт к штрафу при камеральной проверке. Придётся перевести налог, взносы, а также заплатить штраф: минимум 20% от неуплаченной суммы. Если инспекторы докажут, что занижение было умышленным, наказание составит уже 40% от суммы неуплаты. Так сказано в ст. 122 и 123 НК РФ.
Также ФНС контролирует учётную документацию, особенно первичную. Её отсутствие — это грубое нарушение, за которое предусмотрен штраф от пяти тысяч рублей по ст. 15.11 КоАП РФ. Наказать могут, даже если отчёт сдан вовремя, но заполнен неправильно или в нём не хватает подтверждающих документов.
Фото на обложке: non3dgraphic / Freepik.
