Счёт‑фактура

Зачем нужен счёт‑фактура

Счёт‑фактура нужен предпринимателям и компаниям для работы с НДС. Например, ИП и организациям на ОСН и ЕСХН. Документ подтверждает информацию о товарах или услугах, их стоимости, налогах и других важных деталях сделки. Он также фиксирует фактическую отгрузку товара поставщиком или оказание услуг по определённой цене.

Покупатель использует этот документ как основание для налогового вычета по НДС. Налоговая служба контролирует правильность расчёта НДС между участниками сделки именно по счетам‑фактурам.

Важно понимать: счёт‑фактура не заменяет первичные документы вроде товарной накладной или акта выполненных работ. Он используется в налоговом учёте и подтверждает сумму налога по сделке.

Функции счёта‑фактуры

• Подтверждение сделки. Счёт‑фактура служит официальным подтверждением состоявшейся услуги или покупки и может использоваться как доказательство в спорах.​
• Основание для вычета НДС. Правильно оформленный документ позволяет покупателю оформлять вычеты и уменьшать налоговую нагрузку.​
• Контроль налоговых обязательств. Документ предоставляет налоговым органам информацию для учёта исчисленных и уплаченных налогов.​
• Заполнение налоговых регистров. На основании счетов‑фактур компании и ИП заполняют налоговые регистры по НДС и формируют декларации.​

Кто обязан выставлять счёт‑фактуру

Счёт‑фактуру должны оформлять все плательщики НДС — компании и ИП на ОСН и ЕСХН. С начала текущего года предприниматели на УСН с льготными ставками также стали плательщиками НДС, поэтому им тоже нужно выставлять счета‑фактуры всем контрагентам.​

Если ИП на ЕСХН освобождён от уплаты НДС, он всё равно обязан выставлять счёт‑фактуру, в ней должно быть указано «Без НДС». Самозанятые формируют только чек в приложении «Мой налог» без счёта‑фактуры.​

Виды счетов‑фактур

Стандартный, или отгрузочный — самый распространённый тип документа. Его выставляют для подтверждения факта отгрузки партии товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Авансовый — оформляют при получении частичной предоплаты, аванса или рассрочки платежа. Например, если клиент внёс 50% стоимости заказа, поставщик выставляет авансовый счёт‑фактуру на эту сумму.

Корректировочный — используют, когда нужно исправить ошибки в первой версии документа.

Форма счёта‑фактуры

Документ можно оформлять в бумажном или электронном виде. Для обоих форматов существуют установленные законом образцы — они утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Электронный счёт‑фактура (ЭСФ) приравнивается к бумажному, если продавец передал его через оператора ЭДО и подписал квалифицированной электронной подписью.​

Структура счёта‑фактуры

Документ состоит из двух частей: реквизитов (шапки) и таблицы.

В шапке указывают:

• Номер и дату составления документа.
• Данные сторон сделки: продавца, покупателя, грузоотправителя и грузополучателя.
• Номер и дату платёжно‑расчётного документа, например, платёжного поручения.
• Данные об отгрузке — товарная или транспортная накладная.
• Код и наименование валюты.
• Идентификатор госконтракта, если сделка проводится по нему.

В таблице прописывают:

• Наименование и код товара, количество и единицы измерения.
• Цену за единицу и общую стоимость без НДС.
• Ставку НДС и сумму налога.
• Итоговую стоимость с учётом НДС.
• Страну происхождения для импортных товаров.
• Данные прослеживаемости для соответствующих категорий товаров.

Порядок заполнения счёта‑фактуры

Счёт‑фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуг. Для авансового счёта‑фактуры пять дней считают с момента получения оплаты.

Документ подписывает руководитель и главный бухгалтер компании. Также это может делать доверенное лицо, действующее на основании приказа или оформленной доверенности.

Срок хранения счетов‑фактур

Хранить счета‑фактуры необходимо не менее пяти лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен в делопроизводстве. Продавец регистрирует документы в журнале учёта полученных и выставленных счетов‑фактур и книге продаж, а покупатель — в книге покупок.​

Рекомендации по работе 

• Проверяйте документ перед отправкой. Ошибки в ИНН, КПП, наименовании организации или неправильный расчёт НДС могут помешать покупателю получить вычет. Используйте автоматизированные системы бухучёта, чтобы минимизировать ошибки.
• Соблюдайте сроки выставления. Невыставление счёта‑фактуры грозит штрафами: 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей за несколько периодов. Если нарушение привело к занижению налоговой базы, штраф составит 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.​
• Выбирайте формат документа с контрагентом. Договоритесь с партнёром заранее, какой вид удобнее — бумажный или электронный. 
• Храните документы правильно. Ведите журнал учёта счетов‑фактур и храните документы минимум пять лет. Это поможет избежать проблем при налоговых проверках.​
• Если возможно, используйте универсальный передаточный документ (УПД). Он может заменить счёт‑фактуру и первичный документ одновременно. Это упрощает документооборот и экономит время бухгалтерии.