Накладная

Виды накладных

В практике бизнеса используют несколько видов накладных. Основные из них — товарная, транспортная и товарно‑транспортная. В отдельных ситуациях применяют расходную накладную.

Товарная накладная

Нужна, когда продавец передаёт товар покупателю. Обычно её оформляют в сделках между организациями и ИП. В расчётах с физлицами часто достаточно кассового чека.

По товарной накладной продавец подтверждает списание товара и отражает выручку, а покупатель подтверждает расходы на покупку товара и ставит его на учёт.

Транспортная накладная

Оформляют, когда груз везёт транспортная компания, а не продавец своими силами. Документ сопровождает товар в пути и включает информацию о перевозчике, транспорте, маршруте и сроках доставки.

В транспортной накладной обычно не указывают стоимость товара — она нужна, чтобы подтвердить расходы на перевозку

Товарно‑транспортная накладная

Одновременно подтверждает отгрузку товара продавцом и его передачу перевозчику. В документе учитывают стоимость самого товара и расходы на его перевозку.

Расходная накладная

Используют в двух случаях: 

• Перемещение товара внутри компании. Например, когда товар передают с собственного склада в магазин или между филиалами.
• Возврат товара. Если часть партии пришла с браком или не соответствует условиям поставки, можно оформить документы только на эту часть, а не возвращать всё.

Зачем бизнесу нужна накладная

Накладная подтверждает реальность хозяйственной операции и помогает корректно вести бухгалтерский и налоговый учёт.

Документ нужен, чтобы:

• Подтвердить доходы продавца или перевозчика.
• Подтвердить расходы покупателя.
• Обосновать вычет по НДС, если он применяется.
• Корректно рассчитать налоги.
• Доказать законность операций при проверках.

На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» без накладной расходы на товар или доставку могут не признать.

Накладные могут запросить:

• Налоговая — при камеральных и выездных проверках.
• Банки — при проверке операций в рамках 115-ФЗ.
• Правоохранительные органы — при проверках финансовой деятельности.
• Суды — при спорах между сторонами сделки.

Как оформить накладную

Порядок оформления обычно включает несколько шагов:

1. Выберите нужную форму.
2. Заполните данные сторон сделки: название, адрес, реквизиты.
3. Укажите номер и дату документа.
4. Внесите информацию о товаре: наименование, количество, цену.
5. Укажите сумму с НДС, если продавец является плательщиком НДС.
6. Проверьте данные и подпишите документ.

Ответственность за ошибки

Если по накладной нельзя подтвердить передачу товара, его количество или стоимость, налоговая может не признать расходы, пересчитать налог и начислить пени.

Штрафы за грубые нарушения правил учёта по НК РФ:

• 10 000 рублей — если нарушение выявлено за один налоговый период;
• 30 000 рублей — если нарушения выявлены за несколько периодов;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей — если из‑за ошибок занизили налоговую базу.

Также из‑за ошибок в накладных банк может запросить дополнительные документы по сделке и ограничить операции по 115-ФЗ, а при спорах с контрагентами суд не засчитает документ за доказательство.