Закупочный акт (форма ОП-5)

Закупочный акт — это первичный документ, который оформляется при покупке товаров, например, сельскохозяйственной продукции у физлица, не зарегистрированного как ИП. Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 и изначально предназначалась для предприятий общепита, однако на практике ею пользуются любые организации и ИП, закупающие товары у населения.

С 2013 года форма перестала быть обязательной по закону № 402-ФЗ, поэтому компания вправе разработать собственный бланк, но большинство берут за основу именно прежний образец. Главное — сохранить обязательные реквизиты первичного документа, перечисленные в ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ.

Бланк закупочного акта совмещает в себе функции договора купли‑продажи, накладной и расписки в получении денег. Минфин допускает такой подход, согласно письму № 03-04-06/38 361, если в акте перечислены все условия сделки. Именно поэтому к его заполнению стоит отнестись внимательно: без корректного акта расходы на закупку не попадут в налоговый учёт.

Образец заполнения закупочного акта

В верхней части бланка формы ОП-5 размещается гриф утверждения руководителем организации с подписью, расшифровкой и датой. Рядом — номер акта и дата его составления, наименование организации‑покупателя, код по ОКПО, название структурного подразделения (например, «склад», «кухня»), а также должность и ФИО сотрудника, который закупает товары.

Далее вписывается место закупки: адрес рынка, хозяйства, подворья и ФИО продавца — физического лица.

Табличная часть формы ОП-5 на лицевой стороне содержит сведения о приобретённом товаре:

• Наименование и краткая характеристика продукции: сорт, вид, размер.
• Единица измерения: кг, л, шт.
• Количество.
• Цена за единицу.
• Общая сумма по каждой позиции.

Под таблицей выводится итоговая сумма цифрами и прописью. На оборотной стороне указываются серия и номер паспорта, кем и когда выдан, дата рождения, адрес регистрации и фактического проживания, ИНН, если есть.

Если продавец ведёт личное подсобное хозяйство, здесь же фиксируются реквизиты справки о наличии ЛПХ, потому что доходы от продажи продукции с личного подворья освобождаются от НДФЛ по п. 13 ст. 217 НК РФ. Без такой справки организация‑покупатель обязана выступить налоговым агентом и удержать 13% из выплаченной суммы.

Подписью продавец подтверждает получение денег, а представитель покупателя — получение товара. Акт составляется в двух экземплярах, первый остаётся у продавца, второй образец покупатель прикладывает к авансовому отчёту (когда оплата шла наличными, выданными под отчёт) и передаёт в бухгалтерию.