Гарантийное письмо об оплате

Гарантийное письмо об оплате — это документ, в котором компания или ИП письменно подтверждает обязательство оплатить товар, работу, услугу, аренду или задолженность в конкретный срок.

Такое письмо закрепляет условия оплаты перед заключением договора. Если же долг по договору уже возник или стороны договорились об отсрочке платежа, составляют гарантийное письмо об оплате задолженности.

Как оформить гарантийное письмо об оплате

Единой формы документа нет, поэтому его обычно составляют на фирменном бланке. Организации обязательно указывают полное наименование, ИНН и реквизиты компании, а индивидуальные предприниматели — ФИО, статус ИП и ИНН. 

Обычно структура письма следующая:

• Стороны — кто перечисляет деньги и кто их получает.
• Основание оплаты — номер и дата договора, счёта или оферты, на которые ссылаются при расчёте.
• Предмет платежа — за что перечисляют деньги: товар, услуги, аренду или задолженность.
• Точная сумма платежа.
• Сроки оплаты в гарантийном письме — конкретная дата или график платежей.
• Реквизиты получателя — банковские данные, ИНН, расчётный счёт.
• Ответственность — штрафы или неустойки при просрочке.

Документ подписывает руководитель компании или ИП. Другой человек может подписать письмо только по доверенности. При необходимости документ заверяют печатью. 

Что проверить перед отправкой письма

Перед тем как направить письмо контрагенту, проверяют:

• Совпадают ли наименования сторон, ИНН, адреса и банковские реквизиты с данными, указанными в договоре или других документах между сторонами.
• Правильно ли в гарантийном письме указаны сумма задолженности или платежа, а также сроки оплаты, которые стороны согласовали ранее.
• Есть ли ссылка на документ, из которого возникло обязательство по оплате: договор, счёт на оплату, оферта.
• Подписал ли письмо руководитель либо его представитель на основании доверенности.

Если на бланке гарантийного письма нет подписи уполномоченного лица или есть ошибки, контрагент может заявить, что письмо не имеет юридической силы. 

Скачайте наш образец гарантийного письма и заполните его под условия вашей сделки.