Рабочее время — это не формальность для отчётов. От того, как вы его организуете и учитываете, зависит не только зарплата сотрудников, но и ваше спокойствие при проверках. Ошибки в учёте могут привести к штрафам, конфликту с работниками и суду. Поэтому важно разобраться, что такое виды рабочего времени, чем они отличаются, как организовать учёт, особенно если сотрудник работает нестандартно. Обо всём этом и узнаем в статье.
Виды рабочего времени
В России выделяют три основных вида рабочего времени: нормальное, неполное и сокращённое. Это режимы работы, которые отличаются по продолжительности и устанавливаются законом или соглашением сторон.
Обычное (нормальное) рабочее время
Это стандартная продолжительность труда, установленная ч. 2 ст. 91 ТК РФ — 40 часов в неделю. Она используется для работы по графику 5/2, по сменам или гибкому графику, когда в один день сотрудник, например, работает 6 часов, а в другой — 10. В общей сложности в любом случае должно получиться 40.
Неполное рабочее время
Это меньшая продолжительность, которая согласно ст. 93 ТК РФ устанавливается по соглашению между работником и работодателем. Такой режим иногда называют неполной занятостью.
Такой формат возможен при трудоустройстве и в процессе работы. Период для труда по неполному времени может быть бессрочным и на любой срок по соглашению сторон.
Есть некоторые ситуации, в которых установить неполное рабочее время по заявлению сотрудника — обязанность работодателя.
Подробнее о других требованиях можно узнать в ч. 2 ст. 93 ТК РФ.
Есть отдельные нормы предельной продолжительности рабочего дня или смены — в ст. 94 ТК РФ. Их важно знать до того, как будете выбирать вид учёта рабочего времени. Поэтому мы будем разбирать эти нормы в соответствующем разделе.
Сокращённое рабочее время
Это уменьшенная по сравнению с нормальной продолжительность работа, которая применяется для отдельных категорий работников, согласно ст. 92 ТК РФ. Сокращение времени связано с возрастом и состоянием их здоровья, защитой от неблагоприятных трудовых факторов.
Для педагогов, медицинских работников и некоторых других категорий также может устанавливаться сокращённое время. Это регулируется отдельными статьями Трудового кодекса и другими нормативными актами: например, ст. 350 ТК РФ об особенностях регулирования труда медработников, ст. 333 ТК РФ о продолжительности труда педагогов, ст. 5 ФЗ-136 от 07.11.2000 о соцзащите работников химического производства.
В отличие от неполного времени, которое не всегда вводится только работодателем, соблюдать сокращённое время обязательно всегда, если сотрудник входит в одну из перечисленных категорий.
Чем отличается нормальное, сокращённое и неполное рабочее время
Мы уже рассмотрели разницу в основаниях, которые позволяют установить тот или иной вид рабочего времени, в категориях сотрудников и продолжительности труда. Есть и другое отличие — в оплате.
- При нормальном рабочем времени сотрудник получает полную оплату, если фактически отработал его полностью или выполнил весь объём работ.
- При неполном рабочем дне сотрудники получают оплату пропорционально отработанному времени или выполненному объёму работы. Это вторая «сторона медали» такого графика. Плюс в том, что неполное рабочее время не может быть бессрочным.
- При сокращённом рабочем времени большинство сотрудников получает 100% оплату, несмотря на меньшее количество часов. Это справедливо, потому что защищает здоровье людей. Для несовершеннолетних действуют отдельные правила, которые перечислены в ст. 271 ТК РФ.
Гарантии при неполном рабочем времени
Сотрудников с неполным днём защищает ст. 93 ТК РФ. Из неё можно выделить три вида гарантий.
Сохранение трудовых прав. Работники имеют такое же право на ежегодный оплачиваемый отпуск, для них таким же образом рассчитывается трудовой стаж.
Социальные гарантии. Отпуск, больничный и пособия предоставляются на общих основаниях, как и работникам с полной занятостью.
Оплата труда. Оплата труда при неполном рабочем времени пропорциональна отработанным часам или объёму выполненных работ.
Работа за пределами рабочего времени
О такой работе говорят, когда её длительность превышает установленную норму. Вот какие могут быть варианты.
Сверхурочная работа
Согласно ст. 99 ТК РФ, она применяется по инициативе работодателя. Для сверхурочной работы требуется письменное согласие работника, но так бывает не всегда. Разберём оба варианта.
Три ситуации, когда согласие обязательно
Когда задержка на работе происходит из-за технических проблем, которые не позволяют уложиться в обычное время, а перенос или опоздание могут привести к порче имущества, вреду здоровья и жизни людей.
На производстве упаковывают большую партию скоропортящегося молока. В процессе неожиданно сломалась упаковочная машина, поэтому к концу смены работы не закончить. Если молоко испортится, компания понесёт убытки. Чтобы этого не произошло, работодатель может попросить сотрудников задержаться после окончания смены с их письменного согласия.
Когда нужно срочно отремонтировать или восстановить какое-то оборудование или здание. Это допускается, если поломка может привести к тому, что многие сотрудники не смогут работать.
На заводе сломалась основная печь для выпекания хлеба, а обслуживающий механик уже закончил свою смену. Если не починить печь как можно скорее, десятки работников цеха временно останутся без работы. Чтобы не случился простой, работодатель просит механика остаться и срочно провести ремонт.
Когда сменяющий сотрудник не явился на работу, которую нельзя прерывать. Такие ситуации возможны в сфере электроэнергетики, транспорта, в медицине. Работодатель обязан найти замену, но взять письменное согласие.
На электростанции оператор котельной работает посменно — по 12 часов. Его смена заканчивается в 8 утра, но работник дневной смены не пришёл. Остановить работу котельной нельзя, потому что это приведёт к перебоям в подаче электроэнергии и тепла. Поэтому оператор может остаться и поработать сверхурочно, если даст письменное согласие.
Три ситуации, когда согласие сотрудника не требуется
Все они связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут нанести вред жизни и здоровью людей или окружающей среде. В соответствующей сфере работодатель может привлечь сотрудников, чтобы предотвратить или устранить последствия:
На химическом заводе из-за поломки оборудования произошёл выброс аммиака. Если не справиться с ним, может случиться отравление людей и загрязнение окружающей среды. Работодатель немедленно привлекает аварийную службу и других специалистов, даже если их рабочий день уже закончился.
Есть категории работников, которых нельзя привлекать к сверхурочной работе даже с их письменного согласия: это несовершеннолетние и беременные. О том, как организовать работу сверх нормы для других категорий сотрудников, сказано в той же ст. 99 ТК РФ.
Сверхурочная работа не может превышать 4 часа в течение двух дней подряд, а за год — 120 часов. Исключение — случаи, перечисленные в ст. 252 ТК РФ, например, природные или техногенные катастрофы. Поэтому важно вести учёт рабочего времени — мы рассмотрим его в этой статье.
Ненормированный рабочий день
Это отдельный режим, при котором некоторые сотрудники эпизодически могут работать дольше обычной нормы по распоряжению работодателя. Такое возможно до начала основного времени (смены) и после окончания, при этом согласие сотрудника не требуется. Так сказано в Письме Министерства труда от 29 октября 2018 года № 14-2/ООГ-8616.
Хотя письменное согласие не нужно, работодатель обязан сделать следующее:
Если сотрудник, например, беременная на сроке 24 недели, работает неполное время, можно установить ненормированный график, согласно ст. 101 ТК РФ. Важно, чтобы при этом по соглашению был полный рабочий день при неполной неделе.
В Трудовом кодексе нет прямого запрета, но не рекомендуется устанавливать ненормированный график для некоторых сотрудников в сокращённым временем: несовершеннолетних; инвалидов I и II группы; трудящихся в опасных или вредных условиях. Из-за эпизодического превышения нормы может быть завышена предельная продолжительность труда, а это недопустимо.
Работа в выходные и праздники
Согласно ст. 113 ТК РФ, привлекать сотрудников в эти дни можно только с письменного согласия, кроме особых ситуаций:
В остальных случаях работодатель должен учитывать мнение профсоюза, а сотрудник — дать письменное согласие. Затем издают распоряжение о работе в выходные и праздничные дни.
Перечисленное не относится к ситуациям, когда приостановить работу невозможно: на производстве, в сферах коммунального обслуживания, при неотложном ремонте и погрузочно-разгрузочных работах.
Сотрудников с инвалидностью и женщин с детьми до трёх лет можно привлекать к работе, если есть медицинское заключение, что она не противопоказана по состоянию здоровья.
Когда сотрудник может работать меньше
Трудовой кодекс предусматривает две ситуации: работу в ночное время и перед праздниками или выходными.
Работа накануне праздников и выходных дней
Нерабочие праздничные дни в России: с 1-го по 8 января, 23 февраля, 8 марта, 1-го и 9 мая, 12 июля и 4 ноября. В 2025 году 31 декабря также будет выходным.
Вот что сказано о работе перед этими датами в ст. 95 ТК РФ.
Работа ночью
Ночным временем ст. 96 ТК РФ называет период с 22 до 6 часов. Если смена выпадает на этот отрезок, сотрудник должен работать на 1 час меньше, без отработки в дневные часы.
Та же статья выделяет категории сотрудников, для которых ночная работа запрещена. Это беременные и большинство несовершеннолетних. Остальные категории, например, женщины с детьми до трёх лет и инвалиды могут привлекаться к работе ночью с их письменного согласия.
Виды учёта рабочего времени
Под учётом понимается способ точно и честно подсчитать, сколько часов фактически отработал каждый сотрудник. Это необходимо для расчёта оплаты труда, больничных, отпусков и входит в обязанности работодателя — ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Также ему важно понимать, есть ли у сотрудников недоработки или переработки.
Существует три вида учёта, каждый из которых мы разберём отдельно:
- Подённый учёт — фиксируется каждый рабочий день.
- Недельный учёт — суммируется рабочее время за неделю.
- Суммированный учёт (ст. 104 ТК РФ) — применяется, если невозможно соблюдать ежедневную или еженедельную норму при вахтовом методе работы, сменном графике и в других случаях.
Подённый учёт рабочего времени
Когда применяется. Когда ежедневная продолжительность работы одинакова: при стандартном 8-часовом рабочем дне, а также для категорий работников с предельной ежедневной продолжительностью рабочего дня или смены (ст. 94 ТК РФ). Мы уже упоминали эти категории в конце раздела о неполном времени работы.
Как считают. Считают каждый отработанный день. Если их больше нормы, дни признаются сверхурочными и компенсируются работодателем по ст. 152 ТК РФ.
Недельный учёт рабочего времени
Когда применяется. Используется, если рабочий день может быть разной продолжительности, но за неделю сотрудник должен отработать определённое количество часов. Такое часто встречается при сменном графике: например, в магазине продавцы работают по 10 часов 4 дня в неделю, суммарно — 40 часов.
Как считают. Считают отработанное время в пределах недели. Если оно превышает установленную норму, его также признают сверхурочным и оплачивают. Длительность переработки подсчитывают после окончания недели.
Суммированный учёт рабочего времени
Когда применяется. Когда невозможно соблюдать дневную или недельную норму. Суммированный учёт рабочего времени — распространённый способ учёта при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), гибком или сменном графике.
Как считают. Выбирают более длительный учётный период в пределах года: месяц, квартал или год, но не более. Для работников вредного или опасного производства максимальный период — квартал.
Для учётного периода устанавливают нормальное количество рабочих часов, опираясь на недельную норму. Если сотрудник работает неполный день или неделю, число часов уменьшается.
На производстве установлен суммированный учёт, период — месяц. Нормальная продолжительность работы в неделю — 40 часов. Получается, что за июль сотрудник должен «сделать» 184 часа, при этом неважно, отработал ли он норму в определённую неделю месяца.
При любом методе учёта важно не превышать норму: количество часов за день, неделю или более длительный период.
Как вести учёт рабочего времени
Шаг 1. Выбрать метод учёта
В зависимости от специфики работы бизнеса используйте подённый, недельный или суммированный метод.
Шаг 2. Выбрать способ учёта
Самый распространённый — табель учёта рабочего времени. Можно разработать свою форму или использовать одну из двух утверждённых. Табель № Т-13 используют только для учёта, а Т-12 — дополнительно для расчёта зарплаты.
Многие компании также используют электронные пропускные системы, которые фиксируют, когда сотрудники приходят на работу и уходят домой. В итоге табели заполняются автоматически.
Бизнесу с несколькими сотрудниками подойдёт и журнал или список, который можно вести от руки, в Excel или Google-таблице.
Также существует понятие «график учёта рабочего времени». Это документ, который заводят на каждого сотрудника и указывают:
График учёта рабочего времени позволяет планировать работу и нагрузку на сотрудников, рассчитать различные выплаты. Если в вашем бизнесе сменный график, то этот документ обязателен: его может проверить трудовая инспекция и другие государственные органы.
Шаг 3. Назначить ответственного за учёт
Определите, кто будет составлять журналы, заполнять табель и проверять данные. Обычно это бухгалтер или специалист по кадровому учёту.
Шаг 4. Рассказать об учёте сотрудникам
Ознакомьте работников с локальными документами под роспись, если это не сделано раньше. Объясните, как будет вестись учёт, как отмечать приход и уход, что делать в случае опозданий, больничных, отпусков и так далее.
Шаг 5. Регулярно ведите учёт и рассчитывайте размер выплат
Ответственный должен вносить время для каждого работника, отмечать отсутствия и рассчитывать зарплату, отпускные, больничные, переработки и сверхурочные, если это тоже входит в его обязанности.
Шаг 6. Организуйте хранение документов
Мы много рассказывали об этом в отдельной статье.
