Правила внутреннего трудового распорядка: что это и как их составить

В этой статье разберём, что такое ПВТР, как правильно составить документ, утвердить и ознакомить с ним сотрудников, чтобы избежать штрафов и судебных споров.

Что такое правила внутреннего трудового распорядка и кому они нужны

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — это главный внутренний документ, который определяет, как живёт и работает ваша компания. Согласно ч. 4 ст.189 ТК РФ — это локальный нормативный акт, который устанавливает порядок приёма и увольнения работников, права и обязанности сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания.

ПВТР обязателен для всех работодателей — организаций и ИП, имеющих наёмных сотрудников. Исключение сделано только для микропредприятий, которые заключили с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме (утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). В этом случае ПВТР можно не разрабатывать — все необходимые условия уже прописаны в типовом договоре.

Если микропредприятие утратило этот статус, у него есть 4 месяца, чтобы разработать и утвердить ПВТР.

Почему ПВТР так важен:

• Это обязанность. Трудовой кодекс прямо требует от каждого работодателя утвердить ПВТР. 
• Это основа трудовой дисциплины. Вы не можете требовать от сотрудника соблюдения правил, с которыми он не ознакомлен. 
• Это защита в суде. Если сотрудник, например, оспаривает увольнение, суд проверит, ознакомили ли вы его с ПВТР. Если нет — решение будет не в вашу пользу.

Основные разделы, которые должны быть в ПВТР

В ПВТР должно быть как минимум 9 обязательных разделов.

1. Порядок приёма работников. В нём указывают, какие документы должен предоставить новый сотрудник, как оформляется трудовой договор, есть ли испытательный срок и как он проходит.
2. Порядок увольнения. Здесь прописывают процедуру расторжения трудового договора: как сдаются дела, нужно ли оформлять обходной лист и в какие сроки.
3. Права и обязанности работника. Перечисляют, что должен делать работник: соблюдать дисциплину, выполнять свои трудовые функции, носить деловой стиль, если это требуется.
4. Права и обязанности работодателя. Указывают, что сторона работодателя обязана обеспечивать безопасные условия труда, выплачивать зарплату вовремя и создавать нормальные условия для работы.
5. Ответственность сторон. ПВТР ссылаются на Трудовой кодекс и объясняют, какие последствия наступают за нарушения.
6. Режим работы. Фиксируют продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, порядок сменности, если она есть.
7. Время отдыха. Прописывают перерывы, выходные дни, порядок предоставления отпусков.
8. Меры поощрения. Указывают, какие бывают поощрения (премии, благодарности, грамоты) и как их применяют.
9. Меры взыскания. Перечисляют дисциплинарные взыскания (замечание, выговор, увольнение) и основания для их применения. 

Эти разделы — основа, но вы как работодатель вправе добавить и другие положения, которые соответствуют специфике деятельности. Главное — не ухудшать положение работников по сравнению с нормами Трудового кодекса.

Как составить правила внутреннего трудового распорядка: пошаговая инструкция

Унифицированной формы ПВТР не существует — вы разрабатываете документ самостоятельно, но с соблюдением требований ТК РФ.

Вот пошаговая инструкция.

Шаг 1. Определите структуру документа

Опирайтесь на обязательные разделы, перечисленные выше.

Шаг 2. Пропишите порядок приёма и увольнения

Укажите документы, которые нужно предоставить при приёме, информацию об испытательном сроке. В разделе об увольнении — порядок сдачи дел и оформления обходного листа.

Шаг 3. Опишите режим работы и время отдыха

Укажите продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, перерывы, выходные дни. Если в организации есть сотрудники, у которых по закону норма времени меньше стандартной (например, несовершеннолетние, инвалиды), это тоже нужно прописать.

Шаг 4. Пропишите права и обязанности сторон

Можно продублировать нормы из ТК РФ либо указать, что «все остальные права и обязанности предусмотрены Трудовым кодексом РФ». Добавьте специфические обязанности, если они есть: дресс‑код, вежливое общение с клиентами, своевременное уведомление о больничном.

Шаг 5. Укажите меры поощрения и взыскания

Перечислите виды поощрений и взысканий. Обратите внимание: взысканий, не предусмотренных ТК РФ, быть не должно.Штрафов в этом списке быть не может — они незаконны.

Шаг 6. Добавьте раздел об оплате труда

Здесь лучше указать даты выплаты зарплаты. Если прописать зарплатные дни в ПВТР, при их изменении вам не придётся заключать дополнительные соглашения с каждым сотрудником — достаточно поменять дни в самих правилах.

Скачайте бланк ПВТР.

Что ещё можно прописать в ПВТР

Помимо обязательных разделов, ПВТР может включать дополнительные положения, например:

• Порядок привлечения несовершеннолетних к работе в выходные. В период летних каникул подростков до 18 лет можно привлекать к работе в выходные дни.
• Порядок использования отгулов. Работник вправе использовать день отдыха в течение года со дня работы в выходной либо присоединить его к отпуску.
• Порядок выплаты пособий при увольнении совместителям. 
• Условия снижения премии. Сотруднику, получившему дисциплинарное взыскание, можно снизить премию.
• Обязанность сообщать об изменении персональных данных. Пропишите, какие документы и в какой срок должен предоставить сотрудник при смене фамилии или адреса.

Как утвердить правила внутреннего трудового распорядка

Есть несколько вариантов утверждения ПВТР:

Издание отдельного приказа. В приказе указывается дата вступления ПВТР в силу. Этот способ удобен, если нужно внести изменения в действующие правила.

Проставление грифа утверждения. На первой странице ПВТР в правом верхнем углу ставится гриф «УТВЕРЖДАЮ» с подписью руководителя и датой утверждения.

Учёт мнения профсоюза. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, работодатель обязан учесть его мнение при утверждении ПВТР в порядке статьи 372 ТК РФ.

Алгоритм такой:

1. Направляете проект ПВТР в профсоюз.
2. Профсоюз в течение 5 рабочих дней даёт мотивированное мнение.
3. Если профсоюз не согласен, проводите с ним консультации. 
4. Если согласие не достигнуто, то оформите протокол разногласий. Затем вы вправе утвердить ПВТР самостоятельно, а профсоюз может обжаловать это в инспекции труда или суде.

Как ознакомить сотрудников с ПВТР под подпись

Работодатель обязан ознакомить каждого сотрудника с локальными нормативными актами под подпись. Без этого вы не сможете применить дисциплинарное взыскание в случае нарушения — суд встанет на сторону работника, который не знал о правилах.

Когда знакомить:

• До подписания трудового договора. Работник должен быть ознакомлен с ПВТР до того, как поставит подпись в трудовом договоре.
• С вновь принятыми сотрудниками — в момент приёма на работу.
• С изменениями в ПВТР — каждый сотрудник должен быть ознакомлен с новой редакцией под подпись.

Способы ознакомления:

• Подпись непосредственно под текстом ПВТР. 
• Лист ознакомления. Отдельный лист, который подшивается к ПВТР. В нём сотрудник ставит дату и подпись.
• Лист ознакомления в личном деле. Для каждого сотрудника заводится лист ознакомления с локальными актами, и он подшивается в личное дело.
• Ведомость ознакомления с локальными актами. Если сотрудников много, можно завести отдельный журнал, где они расписываются в ознакомлении с ПВТР и другими документами.

Что будет, еслине оформить правила внутреннего трудового распорядка: штрафы

Отсутствие ПВТР или нарушение порядка ознакомления — это нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность.

Основание: ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства о труде.

Штрафы:

При повторном нарушении штрафы увеличиваются: для должностных лиц — дисквалификация до 3 лет или штраф до 20 000 рублей; для организаций — штраф до 70 000 рублей.

Итог

Правила внутреннего трудового распорядка — это инструмент управления дисциплиной и порядком в организации. Он защищает как работодателя, так и работников.

Что важно запомнить:

• ПВТР обязателен для всех работодателей с наёмными работниками. Исключение — микропредприятия с типовыми трудовыми договорами.
• В ПВТР должно быть как минимум 9 разделов: приём, увольнение, права и обязанности обеих сторон, ответственность, режим работы, время отдыха, поощрения и взыскания.
• Утверждать ПВТР можно приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ». Если есть профсоюз — нужно учесть его мнение.
• Ознакомление сотрудников с ПВТР должно быть под подпись. Делайте это до подписания трудового договора.
• За отсутствие ПВТР — штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей на руководителя. При повторном нарушении — дисквалификация руководителя и увеличенные штрафы.