Как проверить подлинность диплома сотрудника или соискателя

Проверка диплома при найме нужна не всегда, но в ряде случаев без неё не обойтись — когда должность по закону требует специального образования. Например, это касается врачей, бухгалтеров, юристов, педагогов. В таком случае фальшивый документ для бизнеса — это риск: штрафы, проблемы с лицензиями, испорченная репутация.

В статье разбираем, как проверить диплом ещё на этапе собеседования, какие данные для этого нужны и можно ли уволить сотрудника, если ложь вскрылась.

Зачем проверять диплом сотрудника и какие риски при подделке

Диплом подтверждает, что человек действительно владеет нужными знаниями. Если вы наймёте сотрудника с поддельным дипломом, рискуете столкнуться с такими последствиями:

Проблемы с проверяющими органами. В лицензируемых сферах отсутствие у работника реального образования грозит штрафами и приостановкой деятельности.

Финансовые потери. Некомпетентный специалист ошибается, а исправлять ошибки приходится за счёт компании.

Репутационный ущерб. Клиенты теряют доверие, если узнают, что услуги оказывал человек без подготовки. Поэтому проверенный диплом — это не формальность, а гарантия того, что специалист действительно обладает заявленной квалификацией.

Как проверить диплом онлайн через ФРДО

Самый удобный способ — через ФИС ФРДО (Федеральный реестр сведений о документах об образовании). Это государственная база, куда вузы и колледжи вносят данные обо всех выданных документах. Реестр ведёт Рособрнадзор.

Чтобы провести проверку диплома в госреестре, действуйте так:

1. Зайдите на сайт Рособрнадзора в раздел «Формирование и ведение ФРДО».
2. Пролистайте страницу вниз до «Сервиса поиска сведений о документах об образовании» и нажмите «Открыть».
3. Заполните форму с данными документа.
4. Отправьте запрос и дождитесь результата.

Если документ настоящий, система покажет сведения о нём: учебное заведение, дату выдачи, специальность. Сервис бесплатный.

Какие данные нужны для проверки диплома в реестре

Для проверки достаточно оригинала или копии диплома — главное, чтобы данные были читаемыми.

Понадобятся:

• ФИО владельца документа — то, под которым он получал диплом. Если данные менялись, укажите те, которые были на момент окончания учёбы.
• Уровень образования (высшее, среднее профессиональное).
• Наименование учебного заведения.
• Год окончания.
• Серия и номер диплома.
• Регистрационный номер документа.

Чем точнее данные, тем выше шанс найти запись в федеральном реестре. Даже одна ошибка в цифрах может привести к тому, что система не найдёт документ.

Что делать, если диплома нет в федеральном реестре

Отсутствие диплома в базе ещё не означает подделку. Возможно:

Документ выдан до 10 июля 1992 года. В систему вносят дипломы, выданные только после этой даты. 

Учебное заведение не передало данные. Вузы обязаны вносить сведения о выданных документах в течение 30 дней с даты выдачи, но на практике встречаются задержки и ошибки.

Опечатка в запросе. Перепроверьте каждую цифру и букву.

Если документа в реестре нет, не спешите с выводами — переходите к альтернативным способам проверки.

Альтернативные способы проверки

Когда проверка диплома онлайн не дала результата, используйте другие методы.

Запрос в Рособрнадзор — в электронном или письменном виде. Если учебное заведение было переименовано, укажите и старое, и новое название. Ответ вы получите не позднее чем через 30 дней — столько закон отводит организациям на ответ по письменному обращению. 

Запрос в учебное заведение.Работодатель может написать официальное письмо с просьбой подтвердить факт выдачи диплома. В вузах ведут книги регистрации, поэтому информацию там найдут даже по старым документам. Срок ответа также до 30 дней.

Проверка на сайте вуза. Некоторые учебные заведения публикуют на сайте собственный сервис проверки дипломов или форму обратной связи для таких запросов. Например, НИУ ВШЭ.

Как проверить диплом визуально: признаки подделки

Иногда подделку видно невооружённым глазом.

Осмотрите оригинал документа и обратите внимание на признаки:

• Качество бумаги и печати. Настоящий диплом печатают на гербовой бумаге с водяными знаками и защитными элементами.
• Шрифт и опечатки. Ошибки в названии вуза, специальности или ФИО.
• Печати и подписи. Расплывчатые оттиски, подписи под копирку или их отсутствие указывают на фальшивку.
• Соответствие формату. Сравните бланк с образцом дипломов нужного года выпуска.
• Голограмма и серийный номер. Их отсутствие на современных документах — повод для проверки.

Также сделайте сверку с приложением к диплому. Изучите перечень предметов и оценок. Набор дисциплин должен соответствовать заявленной специальности.

Визуальный осмотр не заменяет проверку через реестр, но помогает отсеять явные подделки.

Что грозит работодателю и сотруднику за фальшивый диплом

Характер и размер ответственности зависят от конкретной ситуации: какую должность занимал сотрудник, как и при каких обстоятельствах вскрылась подделка, был ли в этом умысел и какие последствия повлекло нарушение. Разберём, что грозит каждой из сторон.

Для сотрудника. Использование заведомо поддельного документа подпадает под статью 327 УК РФ. Наказание зависит от тяжести ситуации и может быть разным: штраф, обязательные, исправительные или принудительные работы, арест на срок до шести месяцев, лишение свободы — в наиболее серьёзных случаях.

Для работодателя. Если компания знала о подделке и допустила человека к работе, для которой образование обязательно, ей могут грозить штрафы. Например, за нарушение лицензионных требований по статье 14.1 КоАП РФ. Точные суммы и санкции зависят от конкретной отрасли и нарушения.

Можно ли уволить сотрудника с поддельным дипломом

Можно, но не во всех случаях. Само по себе наличие фальшивого документа ещё не даёт работодателю права на увольнение по этому основанию.

Увольнение проводят по пункту 11 части 1 статьи 81 ТК РФ. Оно будет законным только при одновременном соблюдении нескольких условий:

• Диплом был обязательным документом для приёма именно на эту должность. По статье 65 ТК РФ диплом не входит в базовый перечень документов при трудоустройстве — он обязателен, только если работа требует специальных знаний или подготовки. Такое требование должно быть установлено законом или закреплено самим работодателем во внутренних документах: должностной инструкции, квалификационных требованиях или трудовом договоре.
• Подложный документ повлиял на решение о приёме — то есть без него человеку отказали бы в работе.
• Работник предоставил поддельный документ при заключении трудового договора, а не позже — например, для получения льготы или прибавки.
• Факт подделки официально подтверждён.

Если хотя бы одно условие не выполнено, уволить по этой статье нельзя.

Разберём на примерах.

Когда увольнение правомерно. Компания взяла главного бухгалтера, предъявившего диплом экономиста. Через полгода выяснилось, что документ поддельный. Поскольку для этой должности профильное образование было обязательным условием приёма, работодатель вправе расторгнуть договор.

Когда уволить нельзя. Менеджер по продажам при найме приложил поддельный диплом, хотя вакансия не требовала высшего образования — главными были навыки и опыт. Раз диплом не был обязательным документом и не влиял на решение о приёме, уволить по статье о подложных документах не получится.

Чтобы оформить увольнение: зафиксируйте факт подделки документально, соберите доказательства, получите от сотрудника письменное объяснение и издайте приказ со ссылкой на статью. Все шаги подробно прописаны на сайте Онлайнинспекция.рф.

Итог

Проверка подлинности диплома защищает бизнес от некомпетентных сотрудников и юридических проблем. Удобнее всего проверить документ через ФРДО на официальном сайте Рособрнадзора: это бесплатно и занимает пару минут. Если документа в реестре нет, не торопитесь с выводами — сделайте запрос в Рособрнадзор или уточните информацию напрямую в вузе, ведь причиной может быть и обычная задержка с оцифровкой данных.

Помните, что ответственность за поддельный диплом несут обе стороны, а возможность уволить сотрудника зависит от того, было ли образование обязательным для его должности. Проверка при найме поможет избежать месяцев возможных разбирательств.