Компенсация за использование личного автомобиля для работы

Если сотрудник использует машину для рабочих задач, например, при разъездном характере работы, то может компенсировать расходы. Это гарантировано ст. 188 ТК РФ. Работодатель при этом не теряет деньги, потому что может уменьшить налоги за счёт возмещения расходов, связанных с использованием личного транспорта сотрудника.

Однако как и в любой выплате, здесь много нюансов: что можно компенсировать, а что нет, как всё оформить, сколько платить и как отчитаться. Обо всём этом поговорим в статье, а потом сделаем краткое саммари.

Что можно компенсировать сотруднику при использовании личного автомобиля

Выплаты в качестве компенсации включают две группы расходов:



Расходы в связи с использованием транспорта: ГСМ, ремонт, платная парковка, автомойка.

Что входит в ГСМ, или горюче-смазочные материалы:



• Топливо (бензин, дизельное топливо, газ).
• Смазочные материалы — моторное масло и так далее.
• Специальные жидкости, например, охлаждающая и тормозная.

Износ транспорта во время служебных поездок. Это фактическое ухудшение состояния автомобиля из-за его эксплуатации: уменьшается ресурс деталей, появляются поломки и потребность в ремонте. Когда происходит использование сотрудником личного автомобиля для работы, машина изнашивается быстрее.

Что нельзя компенсировать

В список входят:



• Расходы на страховку.
• Налог на транспорт. 
• Амортизация.

На страховку и транспортный налог сотрудник потратился бы в любом случае, а вот с амортизацией объяснение сложнее. Важно различать амортизацию и износ. Износ учитывают через компенсацию, это бытовое понятие. Амортизация — бухгалтерский механизм, позволяющий бизнесу постепенно списывать стоимость своего имущества (в том числе автомобилей) на расходы. Амортизацию применяют только к имуществу, которое принадлежит компании и числится на её балансе, поэтому начислять амортизацию на другие автомобили нельзя.

Компенсация должна:

• Быть согласована с работодателем: без вашего ведома работник не может использовать личную машину, потому что так удобнее, а потом запрашивать компенсацию.
• Покрывать только служебные поездки: путь на работу и с работы к ним не относится.

Бывают ситуации, когда задачи сотрудника не связаны с поездками, и машина нужна вам. В этом случае с работником можно заключить договор аренды авто и использовать чужой личный транспорт для бизнеса.

Трудовой договор или допсоглашение: как оформить компенсацию

Использование личного транспорта в интересах работодателя фиксируют в зависимости от того, новый ли это сотрудник или уже трудоустроенный.

Оформление компенсации для нового сотрудника

При составлении трудового договора укажите в нём:



• Что сотрудник будет использовать личный автомобиль для выполнения служебных обязанностей.
• Цели использования, например, поездки к клиентам, доставка документов.
• Марку, модель, госномер автомобиля.
• Размер компенсации, порядок и сроки её выплаты.
• Необходимость предоставления подтверждающих документов. Это могут быть путевые листы или маршрутные листы (если компенсация зависит от пробега), журналы учёта служебных поездок (если компенсация в твёрдом размере), служебные записки.

Условие о компенсации можно добавить в разные разделы трудового договора, например, в «Условия оплаты труда работника», «Права и обязанности работника», «Права и обязанности работодателя».

Раздел «Иные условия». Если структура договора позволяет, можно выделить отдельный раздел и описать компенсацию там. Это удобно, если в договоре много нестандартных положений.

Оформление компенсации для текущего сотрудника

Новый трудовой договор заключать не нужно, достаточно оформить дополнительное соглашение к действующему.

Что указать в допсоглашении:



• Что сотрудник использует личный автомобиль для рабочих задач.
• Цели использования.
• Марка, модель, госномер автомобиля.
• Порядок компенсации расходов (размер, периодичность выплат, документы-основания).

Без допсоглашения компенсация за использование личного автомобиля будет считаться доходом сотрудника, а значит — полностью облагаться НДФЛ и требовать начисления страховых взносов. А это уже лишние расходы и риск получить штраф от налоговой.

Дополнительные документы

Заявление от сотрудника о согласии использовать свою машину в служебных поездках. В документе в произвольной форме фиксируют само согласие, просьбу установить компенсацию и данные об автомобиле.

Приказ руководителя о назначении компенсации за использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Его тоже составляют в произвольной форме, но есть обязательные пункты.

В приказе руководителя нужно указать:



• Название документа.
• Наименование работодателя.
• Номер документа и дату его оформления.
• Данные о транспорте работника.
• Срок действия выплаты.
• Ссылку на норму трудового договора или допсоглашения.
• Должность и ФИО руководителя с подписью и расшифровкой.

Размер компенсации

Рассмотрим, есть ли ограничения, какую сумму установить и как её рассчитать.

Лимиты компенсации

Закон не запрещает работодателю устанавливать компенсацию по своему усмотрению, но есть лимиты, в пределах которых:



• С компенсации не удерживают НДФЛ.
• Не нужно платить страховые взносы.
• Расходы на компенсацию можно включить в налоговую базу при расчёте налога на прибыль, УСН и ЕСХН.

Если сотрудник использует свою грузовую машину, то:

• Вы можете сами установить размер компенсации.
• Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, при расчёте налога на прибыль можно учесть всю сумму в прочих расходах организации, если она обоснована и документально подтверждена. 
• Удерживать НДФЛ и платить страховые взносы не нужно, но важно правильно оформить и подтвердить причину компенсации.

Какой размер установить

Закон устанавливает только лимиты для снижения налоговой нагрузки бизнеса. Вы можете договориться о любой разумной компенсации, главное, чтобы она была обоснованной и подтверждённой. Этого требует п. 1 ст. 252 НК РФ.

Распоряжение Минтранса № АМ-23-р

Как рассчитать компенсацию

Рассмотрим два подхода, которые используют чаще всего.

Фиксированная компенсация в пределах лимита

Сотрудник получает твёрдую сумму в зависимости от периода использования личного автомобиля, а бензин, ремонт и другие расходы ему не возмещаются даже по чекам.

Это позволяет избежать двойного учёта расходов, когда:



• Работодатель сначала выплачивает сотруднику фиксированную компенсацию в пределах лимита, которая по закону уже включает все расходы, в том числе бензин, ремонт, износ.
• Потом компания дополнительно списывает бензин по чекам — как отдельные расходы.

В этом случае ФНС может посчитать, что бизнес дважды учёл один и тот же расход, и доначислить налог на прибыль, а также потребовать уплаты НДФЛ и страховых взносов с превышения.

Также подход удобен, если сотрудник ездит регулярно, и вы не хотите заниматься сбором подтверждающих документов.

Формулу для расчёта фиксированной компенсации вы видите ниже.

Возмещение фактических расходов

В этом случае возмещаются только фактические расходы, подтверждённые документами: чеками на бензин, актами выполненных работ по ремонту, квитанциями за парковку и так далее.

Этот подход требует больше документов, но позволяет компенсировать сотруднику реальные затраты, даже если они выше лимита:

• Возмещённые суммы можно учесть в расходах по налогу на прибыль.
• При правильном оформлении не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, то есть если это именно возмещение, а не доход сотрудника.

Компенсация за использование личного автомобиля: НДФЛ и взносы

Закрепим то, что разобрали выше. Согласно п. 1 ст. 217 и пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ соответственно, налог и страховые взносы платить не придётся при соблюдении двух критериев:

• Сумма компенсации не превышает лимит.
• Компенсация зафиксирована документами, в том числе подтверждающими.

В остальных случаях придётся платить страховые взносы и НДФЛ. Но если по документам всё оформлено верно, облагаться будет только часть суммы, превышающая лимит.

Отражение компенсации в отчётности по страховым взносам

С использованием личного транспорта сотрудника в личных целях связаны несколько отчётов: 6-НДФЛ, РСВ (расчёт по страховым взносам) и ЕФС-1.

Коротко о главном

• Компенсация расходов за использование личного автомобиля позволяет сотруднику возместить соответствующие траты, согласно ст. 188 ТК РФ. Они могут быть связаны с оплатой ГСМ, парковки, мойки, ремонта и износом. Оплата ОСАГО, транспортный налог и амортизация в эту выплату не входят.
• Платить компенсацию можно, если происходит использование личного автомобиля в служебных целях с вашего согласия и ведома, транспорт находится в собственности сотрудника, а расходы экономически обоснованы и подтверждены документами.
• Руководитель должен издать соответствующий приказ, подписать с работником допсоглашение и вносить пункты о компенсации в трудовые договоры с новыми сотрудниками. Также нужно получить от них заявление на компенсацию, копии документов на транспорт и водительское удостоверение.
• Для легкового транспорта и мотоциклов есть лимиты, которыми могут руководствоваться ООО. Для грузового транспорта можно установить любую сумму.
• Закон в целом не ограничивает работодателей в размере компенсации. Однако освободиться от НДФЛ и страховых взносов, а также учесть расходы в налоге на прибыль, налоге на УСН и ЕСХН можно, только если они не превышают лимит.
• Выплату нужно отражать в 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1, особенно если она превышает лимит, когда вы компенсируете фактические затраты.