Причины возврата товара поставщику могут быть разными: от брака и несоответствия заказу до истечения сроков или пересорта. Но независимо от повода, важно правильно оформить документацию — с учётом всех требований 2025 года. Неправильно оформленные документы или ошибочные проводки могут привести к налоговым рискам: завышению расходов, недостоверной отчётности, отказу в вычете НДС.
В этом материале разберём, какие документы нужны, как оформить всё с точки зрения бухгалтерии и какие проводки использовать в разных ситуациях.
Основания для возврата товара поставщику
Возврат товара поставщику возможен, только если на то есть обоснованные причины, предусмотренные Гражданским кодексом и договором поставки. Это не добрая воля продавца, а правовая процедура, и без веского основания поставщик может отказать в приёме материальных ценностей обратно.
Если основание не зафиксировано, а товар возвращается по устной договорённости, налоговая может не принять вычет по НДС и потребовать восстановления его в учёте.
Документы для возврата товара поставщику в 2025 году
Чтобы документы были приняты как бухгалтерией, так и налоговой, нужно правильно их оформить. Ошибки приводят к тому, что покупатель теряет право на вычет НДС, а в учёте возникают расхождения. В 2025 году оформление подчиняется тем же общим требованиям, но особое внимание нужно уделить наличию электронных документов, если компания работает через ЭДО.
Рассмотрим обязательные документы.
Акт о расхождениях (при браке или несоответствии). Если у товара есть дефекты, недостача, он повреждён при транспортировке или не соответствует условиям договора, необходимо составить акт.
Если поставщик отказывается подписывать акт, составляется односторонний акт с фотофиксацией и уведомлением контрагента.
Возвратная накладная (ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ). Оформляется на возвращаемую партию. Обязательно указать, что товар возвращается (в графе «Основание» — ссылка на договор, акт, номер поставки). Если используется ЭДО, то накладная оформляется в электронном виде с маркировкой «возврат покупателем».
Счёт-фактура на возврат (если товар с НДС). В 2025 году по-прежнему действует правило: при возврате товара с НДС покупатель выставляет счёт-фактуру поставщику, чтобы тот мог восстановить принятый НДС к вычету. Форма обычная, с указанием всех реквизитов и отражением суммы НДС в строке «итого».
Сопроводительное письмо или уведомление. Это внутренний документ, в котором покупатель уведомляет поставщика о возврате. Может быть оформлен письмом в свободной форме, в том числе в рамках ЭДО.
Дополнительное соглашение (если возврат без брака или по договорённости). Если причина другая — например, изменение потребностей или инициатива клиента — желательно оформить допсоглашение, где зафиксирована причина и порядок взаиморасчётов.
Приказ или служебная записка (для внутреннего учёта). Обычно оформляется при возврате от имени ответственного сотрудника (например, кладовщика или менеджера), чтобы зафиксировать внутреннее основание.
Все документы оформляются в двух экземплярах (или в рамках ЭДО — подписываются обеими сторонами).
Без возвратной накладной и правильно оформленного счёта-фактуры операция будет считаться неправильно оформленной, а это риск для вычета НДС и корректного учёта расходов.
Оформление возврата товара поставщику в 2025 году: инструкция
Чтобы избежать споров с поставщиком, налоговыми органами или аудиторами, нужно оформлять возврат корректно.
Шаг 1. Установите основание
Первым делом определите, на каком основании оформляется возврат: продукция некачественная, не соответствует условиям поставки, пришла в большем объёме или возврат происходит по взаимной договорённости. Основание должно быть подтверждено документально — актом, письмом, претензией или соглашением.
Шаг 2. Согласуйте ситуацию с поставщиком
Даже если возврат обоснован, поставщика необходимо уведомить. Лучше всего — письменно (по электронной почте, в рамках ЭДО или бумажным письмом). Укажите, какие именно позиции возвращаются, на какую сумму и по какому основанию. Это особенно важно, если вы хотите избежать спора по поводу пересчёта взаиморасчётов и НДС.
Шаг 3. Составьте акт или внутреннюю записку
Если возврат связан с браком, недостачей или повреждением, составляется акт о несоответствии. При добровольном возврате — служебная записка или внутренний документ с обоснованием, подписанный ответственным лицом.
Шаг 4. Оформите возвратную накладную
Используйте форму ТОРГ-12 или УПД с пометкой о возврате.
Если используете ЭДО, необходимо указать тип документа: «возврат покупателем».
Шаг 5. Выставьте счёт-фактуру на возврат (если товар с НДС)
Сумма и реквизиты должны полностью соответствовать возвратной накладной. Без счёта-фактуры поставщик не сможет корректно отразить возврат у себя.
Шаг 6. Верните товар
Передача товара поставщику может быть выполнена транспортом покупателя или с привлечением логистики продавца — это уточняется заранее. При передаче подписывается накладная, указываются фактическая дата и реквизиты уполномоченных лиц.
Шаг 7. Отразите возврат в бухгалтерском учёте
Отражение в бухгалтерском и налоговом учёте зависит от того, на каком этапе выявлен факт возврата: до оприходования товара или после. От этого зависят счета, которые участвуют в проводках, и корректировка НДС.
Ниже — основные варианты с типовыми бухгалтерскими записями.
Возврат до оприходования (товар не принят к учёту). Если товар оказался бракованным или не соответствует условиям поставки, и возврат оформляется до его приёмки (по акту расхождений), то проводки оформляются сторнирующими.
- Дт 60 Кт 41 — сторно (отмена) отражения поступления товара.
- Дт 60 Кт 19 — сторно ранее принятого НДС (если уже был учтён).
- Дт 19 Кт 68 — восстановление НДС к уплате (если вычет уже был заявлен).
- Не делаются, если товар не успели отразить по бухучёту.
Возврат после оприходования (товар уже на складе). Если товар был принят и отражён в учёте, но позже выявились основания его вернуть (брак, пересорт, отмена заказа), то применяется другой порядок.
- Дт 76 Кт 41 — списание возвращаемого товара со склада.
- Дт 60 Кт 76 — зачисление суммы возврата в расчёты (или уменьшение кредиторской задолженности).
- Дт 68 Кт 19 — восстановление НДС, если вычет уже применён.
Возврат по предоплате (товар не поставлен). Если был аванс, но поставка не состоялась, и покупатель отказывается от товара.
- Дт 60 Кт 51 — возврат аванса (если уже перечислен).
- Дт 91.2 Кт 60 — отражение убытка, если удержана неустойка.
- Дт 76 Кт 68 — сторно по НДС, если он был начислен на аванс.
Возврат без денег (товар в зачёт будущих поставок). Если стороны договорились не возвращать деньги, а зачесть сумму в счёт будущих поставок.
- Дт 60 (новая поставка) Кт 60 (возврат) — взаимозачёт обязательств.
Во всех случаях продавец должен восстановить НДС у себя, а покупатель — оформить счёт-фактуру на возврат. Без этого у обеих сторон будут налоговые риски.
Возвращая товар, нужно зафиксировать основание, согласовать действия с контрагентом, оформить полный комплект документов (в том числе счёт-фактуру) и правильно отразить операцию в учёте.
