В статье расскажем, как получить выписку по расчётному счёту ИП и ООО, чем отличается бумажная версия от электронной и как не допустить ошибок.
Где взять выписку по расчётному счёту для бизнеса
Если раньше за банковской выпиской нужно было идти через весь город, сегодня её получают в пару кликов.
Получить выписку можно:
- В интернет-банке. Нужно войти в личный кабинет, выбрать счёт, период и нажать кнопку «Сформировать». Готово — документ скачан, кофе остыл.
- В мобильном приложении. Откройте приложение банка, перейдите в раздел с операциями по счёту, нажмите «Выписка» или «Сформировать отчёт», а затем отправьте себе на почту или сразу в мессенджер бухгалтеру. Работает, даже если вы находитесь на важной встрече, но срочно надо сформировать выписку за определённый период. Главное — не спутать счёт компании с личным.
- В отделении банка. В редких случаях выписку просят на бумаге, например, если вас просят подтвердить платёжеспособность или возникла спорная ситуация и платёж контрагенту не дошёл. Тогда надо взять паспорт, посетить офис банка и получить выписку с подписью и печатью.
- Через заявку на электронную почту. Онлайн-банк позволяет оформить запрос и получить выписку на почту. Это удобно, если документ нужно переслать бухгалтеру, а тот предпочитает всё в электронке.
- Через бухгалтерскую систему или 1С. Можно выгрузить документ по расчётному счёту прямо из программы.
Ниже — пошаговая инструкция, как синхронизировать бухгалтерскую программу с банком:
Чем различаются электронная и бумажная выписки
Бизнесу часто приходится доказывать: «Да, деньги поступили», «Да, платёж был», «Да, всё по счёту». В таких случаях выручает выписка из банка — документ о движении денег или об остатках. Получить её можно в двух версиях: электронной и бумажной. На практике они выполняют одну и ту же функцию, но отличаются по форме, срокам получения и назначению.
Электронная выписка идеально подходит, если нужно действовать оперативно. Её легко взять через интернет-банк — не выходя из офиса, магазина или даже с выставки.
Пример: владелец маркетингового агентства оформил электронную выписку о поступлении оплаты, чтобы подтвердить доход в лизинговой компании. Вместо поездки в офис банка он запросил документ через личный кабинет мобильного банка — выписки с электронной подписью оказалось вполне достаточно. Лизинг одобрили в тот же день.
Теперь поговорим про бумажные документы, да, они по-прежнему востребованы. Особенно когда принимающая сторона настаивает на оригинале документа с мокрой печатью.
Пример: компания, работающая с госконтрактами, регулярно заказывает бумажные выписки об остатках по счёту. Это одно из требований контролирующих организаций — даже при наличии электронного документооборота (ЭДО).
Если задача — быстро подтвердить операцию или остаток по счетам, — подойдёт электронная версия. Если речь о контроле со стороны госорганов, суде или строгом бухгалтере — лучше оформить бумажную выписку. В реальной практике многие предприниматели используют оба варианта: электронную — для скорости, бумажную — для надёжности.
Если вы подписываете договор с новым партнёром, стоит заранее уточнить, какой тип выписки он принимает. Это сэкономит время и упростит сведение всех документов в единую отчётность.
Как получить выписку по расчётному счёту для ИП и ООО
Процесс одинаковый для всех. Для этого нужно:
- Зайти в онлайн-банк. Если счёт открыт на ООО, вы можете войти в личный кабинет сами, либо поручить эту задачу доверенному лицу. Если счёт открыт на ИП, в систему заходит сам индивидуальный предприниматель, так как он действует от своего имени без дополнительных доверенностей.
- Выбрать счёт и период. Указать, за какие дни или месяцы нужна информация. Банки обычно хранят выписки за последние три года.
- Выбрать формат документа. PDF, Excel — для тех, кто ведёт учёт вручную. XML — для 1С и тех, кто дружит с цифрами. С ЭЦП — для доверия и проверок.
- Сформировать и сохранить. Проверить данные, нажать кнопку — и документ готов. Если возникли сомнения, всегда можно пересоздать.
- Получить бумажную копию — если нужно. Подать заявку через онлайн-банк или лично.
Пример: ООО, которое продаёт автозапчасти, участвовало в тендере на поставку товаров в региональную компанию. Банк выдал бумажную выписку по расчётному счёту с синей печатью в тот же день — она стала одним из обязательных документов в заявке.
Когда требуется выписка
Документ зачастую нужен:
- Для бухгалтера и налоговой. Если вы ИП на ОСНО или ООО на любом налоговом режиме, выписка поможет заполнить декларации.
- Чтобы взять заём. Когда вы решите взять бизнес-кредит или лизинг, банк захочет увидеть, как вы распоряжаетесь деньгами. Выписка покажет вашу платёжную дисциплину и доходы.
- Для участия в тендерах. Некоторые заказчики просят выписку по р/с, чтобы проверить финансовую устойчивость бизнеса. Без документа заявку отклонят.
- При смене банка или открытии счёта в другом. Новый банк может запросить выписку по счёту, чтобы посмотреть историю операций.
Пример: если ИП на УСН «доходы» получил оплату от клиента 30 марта, то он должен включить эту сумму в декларацию за первый квартал. Выписка покажет точную дату поступления денег — и поможет избежать штрафов за неверную отчётность.
Как не допустить ошибку при получении выписки
Ошибки при получении выписок случаются редко, но могут испортить отчётность или стать причиной отказа в принятии документа.
Заключение
Выписка по расчётному счёту — это основа для контроля доходов и расходов, аргумент при спорах, а иногда и защита в суде. Чем раньше предприниматель научится получать её правильно, тем меньше проблем будет при ведении бизнеса.
Получить выписку — значит подготовиться к налоговым проверкам, избежать споров и сэкономить время на разборе «а куда ушли деньги». Лучше выгружать выписку регулярно, чем искать старые документы в день отчёта.
