2 минуты
•
7 апреля 2025

Табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени — это документ, в котором фиксируется количество отработанных часов, явки и неявки сотрудников. По закону (статья 91 Трудового кодекса) его обязаны вести все работодатели, ведь он служит основанием для расчёта зарплаты, контроля дисциплины и отчётности перед налоговыми органами.

Зачем нужен табель учёта рабочего времени

  • Для расчёта и начисления оплаты труда (окладов, премий, сверхурочных).
  • Для кадрового учёта: фиксации опозданий, прогулов, отпусков и больничных.
  • Для налоговой отчётности и подтверждения обоснованности расходов на зарплату.
  • Для судебных споров — как доказательство соблюдения трудового законодательства.
Изображение
Рабочее время — не резиновое: какие есть нормы и как вести учёт

Кто должен вести табель учёта рабочего времени

Все работодатели:

  1. Юридические лица.
  2. ИП с сотрудниками.
  3. Физические лица, которые официально нанимают других людей для помощи в домашнем хозяйстве.

Ответственные лица:

  1. Кадровые специалисты.
  2. Бухгалтеры.
  3. Руководители подразделений.
  4. Специально назначенные сотрудники.

Системы учёта сейчас активно автоматизируют, чтобы можно было вести табели рабочего времени в HR-системах с электронной подписью.

Формы табеля учёта рабочего времени

Унифицированные:

Произвольные формы — допустимы при сохранении обязательных реквизитов:

  • ФИО сотрудников.
  • Табельные номера.
  • Коды явок и неявок.
  • Количество часов.

Электронные форматы:

  • Шаблоны в Excel.
  • Специализированные HR-программы.
  • Кадровые CRM-системы.

Как заполнять табель учёта рабочего времени

Основные правила:

  1. Вести ежедневно.
  2. Использовать стандартные коды (например, «Я» — явка, «Б» — больничный).
  3. Исправления заверять подписью.

Алгоритм заполнения табеля

  1. Внести список сотрудников.
  2. Отмечать явки и неявки каждый рабочий день.
  3. Подсчитать итоги за месяц.
  4. Подписать табель у ответственных лиц.

Возможности электронных табелей учёта

  1. Электронное заполнение с электронной подписью (ЭП).
  2. Интеграция с биометрическими системами учёта.
  3. Автоматическая синхронизация с бухгалтерскими программами.

Как хранить табель учёта рабочего времени

Срок хранения:

  1. 5 лет.
  2. 50 лет (для опасных производств, если делопроизводство по табелю закончили после 1 января 2003 года).
  3. 75 лет (для опасных производств, если делопроизводствозакончили до 1 января 2003 года).

Форма хранения:

  1. Бумажные оригиналы (в архиве).
  2. Электронные версии (с ЭП).

Требования к хранению:

  1. Защита от несанкционированного доступа.
  2. Возможность распечатки по требованию проверяющих.

Табель учёта рабочего времени остаётся обязательным для всех работодателей, при этом активно переводится в электронный формат и интегрируется с современными системами кадрового учёта.

Рекомендации для бизнеса

  1. Автоматизируйте процесс учёта.
  2. Обучите ответственных сотрудников.
  3. Регулярно проверяйте корректность заполнения.
  4. Соблюдайте сроки и правила хранения.

Грамотное ведение табеля защищает от претензий трудовой инспекции и споров с сотрудниками.

Словарик
Табель учёта рабочего времени