Уведомление об отказе использовать в делопроизводстве печать

Уведомление об отсутствии печати — документ для подтверждения, что ИП или ООО работают без печати. В законе № 129-ФЗ не указано, что ИП обязательно должен работать с печатью.

На практике многие контрагенты, банки и госструктуры запрашивают подтверждение, что бизнесмен без печати работает на законных основаниях. Уведомление составляет руководитель компании, который решил отказаться от печати.

Документ решает несколько задач: исключает необоснованные требования проставить оттиск, подтверждает юридическую силу подписанных документов и защищает предпринимателя от отказа в сотрудничестве.

Как правильно составить и заполнить бланк

Бланк письма об отсутствии печати ИП составляется в произвольной форме. Важно включить в документ обязательные реквизиты. На что обратить внимание при составлении:

• Адресат и отправитель. В правом верхнем углу укажите, кому направляется уведомление: руководителю организации, в банк или иному контрагенту. Пропишите свои данные: ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес.
• Наименование документа. По центру напишите: «Уведомление об отсутствии печати» или «Письмо о порядке оформления документов».
• Основной текст. Сообщите, что не используете печать при заверении документов. ФЗ № 129-ФЗ не обязывает ИП иметь штамп. Если речь об ООО, укажите, что с 2015 года наличие печати стало правом, а не обязанностью.
• Подпись. В конце поставьте личную подпись с расшифровкой и дату. Именно подпись имеет юридическую силу.

Важные нюансы при заполнении

При составлении уведомления об отсутствии печати избегайте ошибок. Не стоит писать, что вы «отказываетесь» ставить штамп, это может вызвать негативную реакцию. Используйте нейтральную формулировку: «информирую о том, что деятельность ведётся без использования печати».

Если уведомление об отсутствии печати направляется в банк для открытия счёта или подключения эквайринга, уточните, принимают ли они электронную версию. В некоторых кредитных организациях требуют оригинал.

Как и когда направлять уведомление

Уведомление о работе без печати ИП может быть составлено как для конкретного адресата, так и в качестве универсального бланка, предъявляемого по требованию. 

Направлять его нужно в следующих ситуациях:

1. Контрагент требует поставить оттиск на договор или акт.
2. Нужно подтвердить отсутствие печати при открытии счёта, подключении эквайринга.
3. Участие в тендере или госзакупке, где требуется подтверждение полномочий.
4. При спорах о юридической силе документов, заверенных подписью.

Уведомление об отсутствии печати можно направить электронной почтой, через ЭДО или передать лично.

Что важно помнить

На практике большинство предпринимателей предпочитают использовать печать, чтобы избежать лишних вопросов. Если вы приняли решение работать без неё, помните: ИП без печати работает на законных основаниях, никаких штрафов за это не предусмотрено.

Чтобы избежать ошибок, используйте готовый образец уведомления об отсутствии печати, его можно адаптировать под свою ситуацию.