Бухгалтерская справка (ОКУД 504 833)

Бухгалтерская справка по форме ОКУД 504 833 — первичный учётный документ, утверждённый приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Его используют бюджетные, автономные и казённые учреждения, а также казначейство и финансовые органы.

Зачем нужна справка 

У неё две основные функции:

1. Оформляется, когда для хозяйственной операции не предусмотрена отдельная унифицированная форма. Тогда справка является и первичным документом, и носителем бухгалтерской проводки. 
2. На её основании исправляют ранее допущенные ошибки в учёте, фиксируя изменения со ссылкой на номер и дату исходного документа.

Также справку составляют к документам по внебанковским операциям и к электронным документам, если нужно бумажное основание для разноски проводок по регистрам.

Образец заполнения бухгалтерской справки

В верхней части, реквизитах бухгалтерской справки, укажите:

• Месяц и год составления.
• Полное наименование учреждения.
• Код по ОКПО.
• Название структурного подразделения.
• Единица измерения (как правило, рубли).

В табличной части зафиксируйте:

• Наименование хозяйственной операции.
• Её основание.
• Реквизиты документа‑основания (номер и дату).
• Бухгалтерские проводки — дебет, кредит и сумма.

Если вы используете бухгалтерскую справку для исправления ошибки, в этой же таблице укажите ссылку на номер и дату исправляемого документа. Корректирующую запись внесите методом красного сторно или дополнительной проводкой — в зависимости от характера ошибки.

Подписание и принятие к учёту

В нижней части документа должны быть подписи и отметка о принятии к учёту:

• Составитель, как правило, бухгалтер, подписывает справку с расшифровкой и датой.
• Затем главный бухгалтер или руководитель подразделения проставляет «Отметку о принятии Бухгалтерской справки к учёту».

Важно: без этой отметки документ считается неакцептованным — не принятым к исполнению. Только после её проставления справка вступает в силу: можно разнести проводки по регистрам и отразить информацию в журнале хозяйственных операций (форма 504 071). 

Если справка изначально была оформлена в электронном формате, но технически сейчас в ней нельзя проставить цифровую отметку, действуйте так: укажите в новой справке номер и дату исходного документа, добавьте наименование операции. Это создаст необходимую связь и подтвердит обоснованность проводок.

Правила оформления и хранения

Бланк можно заполнять как от руки, так и в учётной программе. Главное, чтобы в пустых полях стояли прочерки, а не пробелы, и не было помарок или незаверенных исправлений.

Срок хранения бухгалтерской справки в архиве составляет не менее пяти лет после окончания отчётного года, в котором она была составлена (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), а если справка связана с операциями по начислению и выплате зарплаты или содержит сведения, необходимые для подтверждения стажа и доходов, — 50 или 75 лет.