Акт о возврате денежных средств (форма КМ-3) — это обязательный первичный бухгалтерский документ, которым вы подтверждаете, что вернули покупателю деньги из кассы. Он нужен, например, если вы ошибочно пробили чек или клиент вернул товар.
Такой акт защищает и вас, и покупателя в случае спора. Его могут запросить налоговые органы при проверке, поэтому важно всё оформить правильно.
Акт КМ-3 утверждён приказом Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Но есть важное уточнение. В письме от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ ФНС разъяснила: формы КМ — не обязательны. Постановление, по которому они введены, не относится к законодательству о применении касс (ККТ). Поэтому предприниматели и компании могут адаптировать эти формы под себя или использовать собственные бланки, если они содержат все необходимые данные. Чтобы не ошибиться, скачайте образец и заполните по нему.
Включите в акт следующие данные:
- Наименование организации и ИНН.
- Дата и номер акта.
- Номер ККТ — это регистрационный номер вашей кассы.
- Номер смены, в которую провели возврат.
- ФИО кассира.
- Причина возврата: «брак», «не подошёл размер».
- Сумма возврата.
- Номер и дата кассового чека.
- Дата возврата.
- ФИО и подпись покупателя.
- Подписи кассира, старшего кассира, руководителя.
Вы оформляете акт в одном экземпляре. Обычно его составляет комиссия: руководитель, заведующий отделом (или секцией), старший кассир и кассир-операционист.
Чеки, по которым вернули деньги, нужно наклеить на отдельный лист и приложить к акту. Всё это вы сдаёте в бухгалтерию — и храните вместе с другими документами за этот день.
Сумма, которую вы вернули, уменьшает дневную выручку кассы. Её нужно записать в Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4).
Акт КМ-3 — это не просто формальность. Это обязательный документ, защищающий вас в случае спора с покупателем или при налоговой проверке. Оформляйте акт на актуальном бланке, заполняйте его без ошибок, прикладывайте копию чека и заявление от клиента.
