Работа с кассой в 2026 году

В ноябре 2025 года президент России подписал закон о налоговой реформе. Она затронула и правила работы с онлайн-кассами. Изменилась ставка НДС, появились новые требования для бизнеса на УСН и патенте, ужесточился контроль через операторов фискальных данных.

Если вы принимаете оплату от клиентов — наличными или картой — изменения касаются вас напрямую. В этой статье разберёмся, что конкретно поменялось, нужно ли обновлять кассовое ПО и как проверить, что вы учли новые правила в работе. В конце вас ждёт чек-лист для быстрой самопроверки.

Что изменилось в работе с кассой в 2026 году

Новая ставка НДС и лимиты

В 2026 году базовая ставка НДС выросла с 20% до 22%. Для бизнеса на упрощённой системе налогообложения (УСН) это означает новые правила уплаты НДС.

Раньше ИП и компании на УСН становились плательщиками НДС при годовом доходе от 60 млн рублей. Для патента действовало то же правило.

Теперь этот лимит изменился и будет снижаться каждый год:

• В 2026 году нужно платить НДС при доходах от 20 млн рублей за предыдущий год.
• В 2027 году — от 15 млн рублей.
• В 2028 году — от 10 млн рублей.

Для УСН: если вы превысили лимит, вы обязаны платить НДС с начала месяца, следующего за месяцем превышения. Для УСН продолжают действовать пониженные ставки — 5 и 7%, но лимиты дохода для их использования повышены.

Для патента: если вы превысили лимит, вы теряете право на патент. Утрата права происходит не с момента превышения, а с начала срока действия патента. Налоги пересчитываются либо по УСН, АУСН либо по основной системе налогообложения (ОСН) — в зависимости от того, какой режим был основным или запасным.

Совмещение систем. Если вы работаете одновременно на УСН и патенте, касса должна корректно разделять операции. В чеке должна указываться система налогообложения для конкретной транзакции.

Как подготовить кассу 

Ставка НДС — обязательный реквизит кассового чека. Первое время нужно особенно внимательно следить за тем, чтобы в чеках отображалась актуальная информация.

Если раньше вы не платили НДС, а теперь должны, нужно подготовить технику и программное обеспечение, чтобы работать по новым правилам и выполнять требования закона № 54-ФЗ.

Бизнес, который раньше был освобождён от уплаты НДС, в 2026 году получит дополнительную налоговую нагрузку. Это нужно учесть в ценообразовании и отразить в настройках товароучётного и кассового ПО.

Что нужно сделать:



• Проверьте систему налогообложения в товароучётном сервисе, при необходимости выберите новую и укажите актуальную ставку НДС.
• Обновите цены в товароучётной системе, каталоге продукции и передайте их в кассовое ПО. 
• Обновите кассовое ПО, если производитель выпустил новую версию, и перепрошейте кассу.
• Актуализируйте все материалы, где опубликованы цены: прайс-листы, меню, рекламные буклеты, сайт.

Если вы превысили лимит на патенте, то вам ещё нужно будет подать в налоговую уведомление о переходе на УСН и заявление об утрате права на патент.

Ужесточение контроля через ОФД

Операторы фискальных данных (ОФД) отправляют каждый чек в налоговую. В 2026 году автоматический контроль стал жёстче: система быстрее находит нарушения и сигнализирует о них.

Что проверяют:



• Касса вовремя передаёт данные в ОФД (максимум 30 дней, если не было интернета во время транзакции).
• В чеке есть все обязательные реквизиты.
• Сумма в чеке совпадает с фактической оплатой.

Если система обнаружит нарушение, налоговая может запросить объяснения или провести проверку.

Кому обязательно нужна касса в 2026 году

Онлайн-касса нужна всем, кто принимает оплату от клиентов — наличными или картой. Это касается продажи товаров, оказания услуг и выполнения работ.

Форма собственности не имеет значения. Касса нужна и ИП, и ООО, и самозанятым, если они принимают платежи от физлиц или других компаний.

Кто может работать без кассы

Есть исключения — виды деятельности, для которых касса не обязательна. Но их список сокращается с каждым годом. Полный список исключений есть в статье 2 закона № 54-ФЗ.

Без кассы можно работать, если вы:

• Оформлены как самозанятый или ИП на НПД.
• ИП на патенте и занимаетесь видами деятельности, перечисленными в пункте 2.1 статьи 2.
• Работаете в отдалённых или труднодоступных местностях (список утверждают региональные власти).

Особенности для разных систем налогообложения

УСН. Касса обязательна при любых расчётах с клиентами. Если в 2025 году ваш доход превысил 20 млн рублей, вы становитесь плательщиком НДС — в чеках нужно указывать налог отдельной строкой (базовую или пониженную ставку).

Патент. Касса обязательна. Следите за лимитом дохода. Если превысили — теряете право на патент и переходите на УСН, АУСН или ОСН.

Общая система налогообложения (ОСН). Касса обязательна. В чеках должен быть указан НДС по ставке 22%.

Самозанятые (НПД). Касса не нужна — вместо неё используйте приложение «Мой налог». Но если вы наняли сотрудников или превысили лимит дохода (2,4 млн рублей за год), вы теряете право на НПД и должны перейти на другой налоговый режим. Тогда касса становится обязательной.

Какая касса подходит для работы в 2026 году

Можно использовать только онлайн-кассу — контрольно-кассовую технику (ККТ) с фискальным накопителем, которая передаёт данные о продажах оператору фискальных данных.

Обязательные характеристики кассы:

• Включена в реестр ККТ на сайте ФНС.
• Подключена к интернету для передачи данных в ОФД.
• Печатает чеки со всеми обязательными реквизитами.
• Есть фискальный накопитель (ФН).

Старые кассы без фискального накопителя использовать нельзя. Если у вас такая техника — её нужно заменить.

Как проверить, что ваша касса соответствует требованиям

Шаг 1. Проверьте модель кассы

Зайдите в реестр ККТ на сайте налоговой и найдите вашу модель. Если её там нет — касса не подходит, нужна замена.

Шаг 2. Проверьте срок действия фискального накопителя

Убедитесь, что ваш накопитель входит в реестр фискальных накопителей. Распечатайте отчёт о состоянии расчётов. Если до окончания срока действия осталось меньше месяца, запланируйте замену.

Шаг 3. Проверьте договор с ОФД

Убедитесь, что договор действует и оплачен. Зайдите в личный кабинет ОФД — там видно статус подключения и дату окончания услуги.

Шаг 4. Проверьте передачу данных

В личном кабинете ОФД посмотрите, когда последний раз касса передавала чеки. Если данных нет больше суток, проверьте интернет-соединение.

Шаг 5. Проверьте реквизиты в чеке

Пробейте тестовый чек и сверьте его с требованиями статьи 4.7 закона № 54-ФЗ.

Обязательные реквизиты:



• Наименование документа.
• Порядковый номер чека за смену.
• Дата, время и адрес расчёта (сайт или физический адрес).
• Название организации или ИП.
• ИНН.
• Система налогообложения.
• Признак расчёта (приход, расход, возврат).
• Наименование товаров или услуг, количество, цена за единицу.
• Ставка НДС (если вы плательщик).
• Сумма расчёта.
• Форма расчёта (наличный или безналичный).
• Должность и фамилия сотрудника, который провёл оплату.
• Регистрационный номер кассы.
• Номер фискального накопителя.
• Фискальный признак документа.
• Сайт налоговой.
• QR-код для проверки электронного чека.

Если хотя бы один пункт отсутствует — это нарушение, за которое могут оштрафовать.

Штрафы за несоблюдение правил

Санкции за нарушения работы с кассой перечислены в статье 14.5 КоАП РФ.

За неприменение кассы

Если вы принимаете оплату без кассы, штраф составит:

• Для ИП и директоров — от 25 до 50% суммы расчёта, минимум 10 000 рублей.
• Для ООО — от 75 до 100% суммы расчёта, минимум 30 000 рублей.

При повторном нарушении на сумму от 1 млн рублей деятельность бизнеса могут приостановить на срок до 90 дней.

За нарушение порядка работы

Если касса есть, но вы используете её неправильно, например, не выдали чек, в чеке нет обязательных реквизитов, данные не передаются в ОФД:

• Для ИП — предупреждение или штраф от 1500 до 3000 рублей.
• Для ООО — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей.

При повторном нарушении — до 10 000 и 30 000 рублей соответственно.

Как избежать штрафов

Главное правило — выполняйте все требования по работе с кассой:

• Используйте кассу из реестра ККТ и зарегистрируйте её в налоговой.
• Следите за договором с ОФД и сроком действия фискального накопителя.
• Проверяйте, что в чеках есть все обязательные реквизиты.
• Всегда выдавайте клиентам чеки (бумажные или электронные). 
• Обучите сотрудников правильно работать с кассой.

Чек-лист для самопроверки

Касса и оборудование:



• Модель кассы есть в реестре ККТ на сайте ФНС.
• Касса зарегистрирована в налоговой.
• Фискальный накопитель есть в соответствующем реестре и срок его действия не истёк.
• Касса подключена к интернету и передаёт данные в ОФД.

Договор с ОФД:



• Договор с оператором фискальных данных действует.
• Услуги ОФД оплачены.
• В личном кабинете ОФД видны чеки за последние сутки.

Чеки и реквизиты:



• Чек содержит все обязательные реквизиты.
• Если вы плательщик НДС, в чеке указана актуальная ставка (22% или пониженная на УСН).
• Сумма в чеке совпадает с фактической оплатой.
• Система налогообложения в чеке соответствует вашему режиму.

Настройки и ПО:



• Кассовое ПО обновлено до последней версии.
• В товароучётной системе указана правильная система налогообложения.
• Цены в каталоге товаров актуальны и учитывают НДС (если применяется).
• В прайс-листах, меню и рекламных материалах тоже актуальные цены.

Сотрудники:



• Сотрудники знают, как правильно пробивать чеки.
• Сотрудники знают, что делать при сбое кассы или отсутствии интернета.
• Сотрудники выдают чек каждому покупателю.

Контроль доходов (для УСН и патента):



• Вы регулярно отслеживаете годовой доход.
• Вы знаете актуальный лимит для вашего налогового режима в 2026 году.
• Если приближаетесь к лимиту, вы готовы оперативно перейти на другой режим.

Если хотя бы один пункт не выполнен — исправьте это как можно скорее. Это защитит вас от штрафов и проблем с налоговой.