Печать для бизнеса: когда нужна, как получить, что делать, если потеряли
Сегодня печать нужна в самых редких случаях. В статье разберёмся, что на ней должно быть изображено и что делать, если печать потерялась.
Обязаны ли ООО и ИП иметь печать
Согласно 82-ФЗ, юрлица и индивидуальные предприниматели могут вести деятельность без печати.
ИП в качестве альтернативы могут использовать подпись с расшифровкой. Предполагается, что расшифровка позволяет однозначно идентифицировать личность подписавшего, не прибегая к экспертизе почерка. Этого достаточно, чтобы заверять рабочие документы.
Если нужно подтвердить полномочия, например для сделки с партнёром или в суде, индивидуальный предприниматель предоставляет паспорт и выписку из ЕГРИП.
ООО так же, как ИП, по закону имеет право вести деятельность без печати. Однако, если в уставе печать указана, её нужно использовать. Чтобы отказаться от этого, внесите изменения в устав.
Печать можно заменить электронно‑цифровой подписью (ЭЦП).
Когда печать может понадобиться бизнесу
Несмотря на то, что печать для ООО или ИП по закону необязательна, в некоторых случаях её всё же придётся использовать.
Если у организации уже есть печать и она ей воспользовалась хотя бы раз, нужно продолжать делать это.
В том числе, когда:
- Оформляете трудовые книжки (на основании приказа Минтруда).
- Выдаёте доверенность для участия в закупках и тендерах.
Также есть частные ситуации, в которых партнёры или контрагенты требуют от бизнеса печать:
- Заключение сделок, если контрагент по своим внутренним правилам требует от партнёров печать.
- Выдача доверенности при обращении в суд от имени организации.
- Для составления приходно‑кассового ордера. Документ позволяет подтвердить, что в кассу внесли деньги.
- В редких случаях — для оформления расчётного счёта в банке.
Основная задача печати — усложнить подделку документов. Поэтому если для вашего бизнеса это актуальный риск, используйте печать.
Требования к печати
Строгих требований к печатям нет. Но в качестве регламента обычно используется национальный стандарт, который называется «Печати мастичные удостоверительные». Ниже перечислим данные, которые часто указываются на печатях.
Коммерческое обозначение. Это название компании, которое используют в маркетинге или в обиходе.
Например, салон красоты называется «Ты звезда». То же название будут использовать на вывесках и в рекламе. Но по документам организация числится как ООО «Утренняя звезда». «Ты звезда» это и есть коммерческое обозначение.
По статье 1538 ГК использовать коммерческое обозначение можно для одного или нескольких своих предприятий. Например, если вы владеете двумя салонами, оба могут называться «Ты звезда». Но у одного предприятия не может быть несколько коммерческих обозначений.
Убедитесь, что не используете на своей печати название, которое является чьим‑то товарным знаком, можно получить штраф до нескольких миллионов рублей.
Логотип. Можно изобразить на печати логотип или товарный знак. Запрещено использовать государственный герб России и другую символику. Также нельзя изображать чужие товарные знаки.
Также на печати указывают:
- Тип юрлица. На печати можно написать «Индивидуальный предприниматель», «ООО» и так далее.
- ФИО предпринимателя или юридическое название компании.
- Регион постановки на учёт.
- ИНН, ОГРН или ОГРНИП.
- Адрес.
Как оформить печать
Чтобы оформить печать:
- Подберите мастерскую.
- Определитесь с материалом печати: резиновая, полимерная или металлическая.
- Выберите тип печати. Они бывают ручными (с деревянной или пластиковой ручкой и подушкой чернил в комплекте) и автоматическими.
- Выберите макет печати или предложите свой эскиз.
- Отправьте документы, которые запросят.
С точки зрения закона единого списка документов для оформления печати нет. Но многие мастерские просят подтвердить ваше право на изготовление оттиска.
Чтобы выпустить печать для ООО, могут запросить:
- Письмо‑заявку на изготовление, подписанное руководителем.
- Копию свидетельства о регистрации (ОГРН).
- Копию свидетельства о постановке на учёт в налоговой (ИНН).
- Паспорт заявителя.
Чтобы сделать печать для ИП, могут запросить:
- Копию свидетельства о регистрации ИП.
- Копию ИНН.
- Копию паспорта.
- Заявление на изготовление.
Что делать, если потеряли печать
Основная задача в такой ситуации — минимизировать риски мошенничества. Если кто‑то украл или нашёл вашу печать, он может совершать операции от вашего имени.
Вот что стоит сделать, чтобы избежать возможных последствий:
- Если подозреваете, что печать украли, подайте заявление в полицию. Получите справку. Она защитит компанию, если похитители совершат правонарушение от вашего имени с помощью печати.
- При необходимости проведите внутреннее расследование. Оформите акт с указанием даты, обстоятельств, ответственных лиц и возможных причин исчезновения печати.
- Уведомите о случившемся всех контрагентов и банковские организации, где используются образцы вашей печати.
- Закажите изготовление новой печати.
Итог
Формально ни ООО, ни ИП не обязаны иметь печать. Тем не менее печать остаётся инструментом для подтверждения подлинности документов в отношениях с контрагентами, банками и при оформлении некоторых видов бумаг. Если потеряете печать, как можно скорее заявите об этом партнёрам и банкам. При необходимости привлеките юриста, чтобы защитить интересы компании.
