Медицинские книжки для сотрудников: когда нужны, кто оформляет

Медицинская книжка подтверждает, что сотрудник не представляет угрозы здоровью клиентов и коллег. Если у продавца или повара нет этого документа, штраф получает не только он, но и вся компания. В статье расскажем, кто и когда должен оформлять медицинские книжки, сколько это стоит, и что делать, чтобы всё было по закону.

Что такое медицинская санитарная книжка

Это официальный документ, который подтверждает, что сотрудник прошёл медосмотр и может безопасно работать в определённых сферах — например, в общепите, медицине, образовании или торговле. Помимо результата медосмотра в медицинскую книжку вписывают результаты гигиенического обучения — это тестирование, которое проходят работники, чтобы подтвердить свои знания о правилах безопасности и гигиене труда.

Бланки печатают только типографии, утверждённые Роспотребнадзором. Каждый экземпляр можно найти в Едином реестре выданных книжек и результатов профессиональной гигиенической подготовки и аттестации. Если сотрудник приносит в компанию для трудоустройства ксерокопию или документ без регистрационного номера — медкнижку не примут.

Непиратский бизнес: кому нужна лицензия и как её оформить

Когда сотрудник оформляет такой документ, клиника в бланке указывает:

•

личные данные работника;

•

фотографию с печатью медучреждения;

•

записи о прохождении врачей;

•

результаты лабораторных исследований;

•

отметки о прохождении аттестации по гигиене.

С 1 сентября 2025 года все медкнижки будут оформляться только в электронном виде — через Единый реестр личных медицинских книжек согласно Приказу Минздрава № 90н (28.06.2024 № 332н ). Бумажные экземпляры можно получить только в виде распечатки. Она не защищается голограммой и не считается основным документом.

Если в бумажной книжке остались свободные страницы, сотрудник может продолжать её использовать. Когда в книжке закончатся страницы для новых записей, работник должен обязательно перейти на электронный вариант.

Каждая электронная медкнижка имеет индивидуальный номер и QR-код, по которому можно подтвердить подлинность документа.

Внутри системы хранится информация:

•

о ФИО, дате рождения и СНИЛС работника;

•

о должности и изменениях места работы;

•

о результатах обязательных медосмотров (предварительных и периодических);

•

об обучении по санитарному минимуму и результатах аттестации.

Данные в ЭЛМК обновляются автоматически после прохождения осмотров и обучения — вносить их вручную не нужно.

Кому нужна медкнижка

Это защита для бизнеса и работника, а также безопасность для клиента.

Кому без книжки — никак:

•

тем, кому нужно работать с едой, например, повару, кассиру в кафе, продавцу шаурмы;

•

сотрудникам детских садов и школ;

•

медперсоналу;

•

сотрудникам салонов красоты;

•

сотрудникам гостиниц, клининга, прачечных;

•

продавцам продуктов.

Если вы пишете код, рисуете макеты или работаете бухгалтером в офисе — оформлять медицинскую книжку не нужно. Но есть нюанс: если компания решила проверять всех сотрудников — вас тоже могут отправить на медосмотр. Работодатель имеет право установить внутренние требования к медицинским осмотрам, даже если они выходят за рамки обязательных по закону.

Если условия труда потенциально связаны с рисками для здоровья других лиц, работодатель вправе расширить список сотрудников, которым нужно пройти медосмотр.

Пример: бухгалтер в детском саду напрямую не контактирует с детьми, но заведующая обязана отправить его на осмотр вместе со всеми согласно политике компании.

Что важно знать:

•

Делают медицинскую книжку только в лицензированных клиниках.

•

Купить её и не проходить медосмотр — ответственность не только для работодателя, но и для сотрудника. Проверка поддельный документ найдёт сразу.

•

Работодатель обязан убедиться, что сотрудник оформил медкнижку, а если она у него уже была во время трудоустройства на работу — что она не просрочена.

Куда обратиться, чтобы сделать медкнижку

Сделать санитарную книжку вы можете:

•

в государственном центре гигиены и эпидемиологии;

•

в поликлинике, имеющей лицензию на профосмотры;

•

в частной клинике, которая имеет аккредитацию от Роспотребнадзора.

Вы не можете пройти врачей в обычной поликлинике. Учреждение может выдать документ только в том случае, если имеет право оформлять санитарные книжки, вносить данные в реестр и проводить гигиеническую аттестацию.

Перед тем как обратиться в клинику:

•

проверьте её лицензию;

•

уточните, включено ли гигиеническое обучение в стоимость;

•

сравните, в какие сроки медучреждения оформляют книжку.

Если вы работаете по ТК РФ — обязательно спросите у работодателя, с какой клиникой у него заключён договор.

Как проверить сотрудника при приёме на работу

Какие документы нужно собрать перед оформлением медкнижки

Чтобы оформить санитарную книжку, вам понадобятся следующие документы:

Паспорт. Подтвердите личность для заполнения медицинской книжки. Паспорт нужен, чтобы внести данные и зарегистрировать вас в реестре.

Фотография формата 3×4.

Старая медицинская книжка. Чтобы продлить санкнижку, необходимо принести прошлый образец. Если в старой медкнижке закончилось место для записей, врачи внесут результаты прошлых осмотров, анализов и заключений специалистов в новый документ. Это позволяет сохранить всю медицинскую историю сотрудника в одном документе.

Направление от работодателя. Если медкнижку оплачивает работодатель, возьмите специальное направление. С его помощью вы подтвердите в поликлинике, что работодатель оплатит процедуру медосмотра.

Некоторые медицинские клиники сами делают фотографию для медицинской книжки.

Если вы работаете по ТК РФ и вас направили делать медкнижку, то работодатель обязан оплатить её.

Что включает в себя оформление

Чтобы получить санитарную книжку, нужно:

•

пройти осмотр у врачей: терапевта, дерматолога или других специалистов;

•

сдать анализы на кишечные инфекции, паразитов, ВИЧ, сифилис и другие;

•

пройти флюорографию;

•

пройти гигиеническую подготовку и тест.

Вся процедура занимает от одного до нескольких дней, в зависимости от учреждения и количества обязательных анализов. В частной клинике можно пройти обследование быстрее, так как весь процесс организован централизованно и без очередей — но стоимость таких услуг обычно выше, чем в государственной поликлинике.

Сколько стоит сделать медкнижку

Стоимость медицинских книжек зависит от региона, списка анализов и категории работника.

Собрали примерные цены:

•

для повара, продавца, курьера — 3 000–5 000 рублей;

•

для педагога или медработника — 4 000–6 000 рублей.

В частных клиниках цена на медицинские книжки может быть выше — до 7 000 рублей. Оформление такого экземпляра займёт меньше времени.

В стоимость медицинской книжки входит:

•

бланк медкнижки;

•

медосмотр и анализы;

•

гигиеническая аттестация;

•

фото, но иногда за него нужно заплатить отдельно.

Кто и в каких случаях платит за оформление медкнижки

Если работодатель сам выдаёт направление на оформление, то он и должен оплатить расходы на медицинскую книжку.

Например, владелец кофейни нанимает на работу бариста. Работодатель должен покрыть все расходы на её оформление согласно ст. 212 Трудового кодекса РФ.

Сотрудник оплачивает медкнижку в том случае, если он оформляет её по собственной инициативе.

В каких ещё случаях все расходы по оформлению ложатся на сотрудника:

•

если человек работает как самозанятый и платит НПД (налог на профессиональный доход);

•

если сотрудник теряет книжку;

•

если человек зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя и работает на себя в одной из сфер, которые мы описывали выше.

Пример: специалист по маникюру арендует место в студии. Человек работает как ИП, поэтому оформляет и продлевает медкнижку за свой счёт.

Чтобы не возникало недоразумений, сотруднику стоит обсудить вопрос оплаты с работодателем до подписания трудового договора.

Предпринимателю стоит:

•

закладывать расходы на медосмотры в бюджет, если бизнес связан со сферой общепита, медицины или красоты;

•

проверять подлинность книжек и хранить копии в личных делах сотрудников;

•

прописать в договоре или локальном акте компании, кто и когда оплачивает медосмотры и оформление книжек.

Сотруднику стоит:

•

узнать заранее, кто оплатит оформление или продление;

•

сохранять чеки, если расходы компенсируются;

•

не соглашаться на поддельные медкнижки — проверка может обернуться не только штрафом, но и увольнением.

Сколько времени уйдёт на то, чтобы сделать медкнижку

Выделите на задачу неделю. Учтите скорость, с которой работник пройдет врачей, как быстро клиника исследует его анализы и подготовит медицинскую книжку. Если впереди праздничные или выходные дни, они также повлияют на дату получения документа.

Срок зависит:

•

от загруженности врачей;

•

от необходимых анализов;

•

от гигиенической аттестации.

Некоторые частные клиники оформляют книжку за 1–2 дня, но это дороже.

Необходимо остерегаться предложений «сделаем медицинскую книжку за 1 час» — это подделка. Фальшивая медкнижка — уголовная статья.

Врёшь, не уйдёшь: как помешать корпоративному мошенничеству

Как продлить медкнижку

Медицинскую книжку не оформляют один раз на всю жизнь. Её нужно регулярно продлевать.

Как часто обновлять медицинскую книжку:

•

Раз в год — для работников торговли, общепита, детских учреждений. Эти люди взаимодействуют с большим числом людей, что увеличивает риски распространения инфекций.

•

Раз в 6 месяцев — для медработников, которые работают с инфекционными больными. Таким людям необходимо регулярно проходить медосмотры, чтобы вовремя выявлять возможные заболевания и не допускать их распространения в медицинских учреждениях.

•

После болезни — если была угроза заражения коллег и клиентов. Если сотрудник перенёс инфекционное заболевание, ему необходимо пройти медосмотр, чтобы подтвердить отсутствие угрозы заражения.

Чтобы продлить книжку:

•

уточните дату следующего медосмотра у руководства;

•

запишитесь в клинику;

•

возьмите с собой старую медицинскую книжку;

•

пройдите врачей и сдайте анализы;

•

получите отметки в книжке.

Если страницы закончились — сотруднику стоит завести новую, а старую отдать в архив компании.

Какие штрафы могут выписать, если у сотрудника нет медкнижки

Если работник вышел на смену без медкнижки, Роспотребнадзор может оштрафовать как самого сотрудника, так и работодателя.

Размеры штрафов:

•

500–1 000 рублей для физлица, то есть сотрудника;

•

10 000–20 000 рублей для должностного лица;

•

30 000–50 000 рублей для ИП;

•

до 100 000 рублей для организаций.

Когда бизнес нарушил санитарные правила, что создало угрозу массового заболевания или отравления людей, либо уже привело к таким последствиям, деятельность объекта останавливают до 90 суток (ч. 3 ст. 6.3 КоАП РФ). Это санкция в административном кодексе, и её назначают только через суд.

Рассмотрим ситуации, когда ведомства могут приостановить работу компании:

Если нет медицинских книжек у нескольких сотрудников. Если во время проверки кафе у поваров и официантов проверяющие ведомства не найдут медицинских книжек — суд расценит это как угрозу здоровью посетителей.

Если медкнижки поддельные. Если проверка обнаружит поддельные медкнижки или медицинские заключения без фактического прохождения медосмотров, то на компанию накладывают санкции. Допустим, если управляющий магазином покупает фальшивые медкнижки через интернет, чтобы сэкономить — ему грозит не только приостановка деятельности, но и уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ.

Заразные заболевания у сотрудников. Если у сотрудника обнаруживают инфекционное заболевание, то компанию закрывают на срок до 90 дней.

Если выяснится, что медкнижка поддельная, то суд:

•

возбуждает уголовное дело по ст. 327 УК РФ;

•

наказывает штрафом, обязательными работами или арестом до 6 месяцев.

Проверки проводятся выборочно: инспекторы Роспотребнадзора могут прийти в кафе, магазин, детский сад или салон красоты. Проверяют и наличие книжек, и даты медосмотров.

Если у сотрудника книжка просрочена — это такое же нарушение, как и её отсутствие.

Медкнижки и правильное их оформление проверяют следующие органы:

•

Роспотребнадзор. Может проводить плановые и внеплановые проверки по жалобам или в рамках контроля надзорной деятельности.

•

Территориальные органы санитарно-эпидемиологического надзора выступают от лица Роспотребнадзора и посещают объекты — кафе, магазины, салоны, школы, детские сады. Следят за тем, чтобы у каждого работника были медкнижки, пройденная гигиеническая аттестация, а также записи и печати в документе.

•

Прокуратура. Проводит проверку, если поступили жалобы от клиентов или партнёров о нарушении санитарного законодательства. Выступает как контролирующий орган при массовых нарушениях.

•

Трудовая инспекция (ГИТ). Ведомство подключается, если фиксирует нарушения условий труда.

•

Полиция и Следственный комитет. Вступают в дело, если выявлены поддельные медкнижки. В таком случае на работодателя возбуждают уголовное дело по ст. 327 УК РФ («Подделка документов»).

Закрепим

Если ваши сотрудники контактируют с едой, водой, клиентами или детьми, вы обязаны следить за наличием и актуальностью их медицинских книжек. Это касается поваров, официантов, бариста, курьеров, продавцов, воспитателей, водителей и других работников, чья деятельность влияет на санитарное состояние заведения.

Чтобы избежать штрафов и приостановки деятельности:

Скажите работнику, какие документы ему подготовить: копию паспорта, фотографию 3×4, направление от вашей компании, старую медкнижку, если есть.

Направьте сотрудников на медосмотр в аккредитованную клинику, одобренную Роспотребнадзором. Убедитесь, что учреждение имеет действующую лицензию.

Проверьте, сдали ли они все анализы, соответствующие их должности.

Учтите расходы: оформление медкнижки обходится в среднем в 3 000–5 000 рублей, для медработников — 4 000–6 000 рублей. Заложите эту сумму в кадровый бюджет.

Настройте систему напоминаний о продлении. Большинство сотрудников обязаны обновлять медкнижку раз в год, медработники — раз в 6 месяцев.

Если у сотрудника медкнижка просрочена или отсутствует, это считается нарушением санитарных норм и может привести к штрафу для юрлиц до 130 000 рублей и временной приостановке работы заведения.

Медицинские книжки для сотрудников: кто оформляет и как получить