Участие в тендерах открывает перед предпринимателем двери к новым клиентам и перспективам роста. Конечно, на этом пути могут встретиться свои трудности — от сбора нужных документов до конкуренции с другими участниками. Но именно преодоление этих вызовов помогает сделать вас и ваш бизнес крепче.
Государство поддерживает малый бизнес и даёт ему преимущества при участии в госзакупках. Малый бизнес и ИП могут не только выходить на торги вместе с крупными игроками, но и пользоваться льготами. Например, часть закупок проводится исключительно для малого бизнеса и некоммерческих организаций — государство обязано отдавать им минимум четверть годового объёма контрактов, это регламентирует п. 1 ст. 30 № 44-ФЗ.
А ещё предприниматели могут рассчитывать на субсидии, льготные займы и другие меры поддержки, чтобы войти в рынок госзаказа с минимальными рисками. Всё это делает участие малого бизнеса в закупках проще и выгоднее. В статье разберём, как правильно собрать и оформить необходимый пакет документов, на что стоит обратить внимание при подаче и каких ошибок избегать.
Какие документы нужны для участия в аукционе по 44-ФЗ
Федеральный закон № 44-ФЗ — это правила игры для всех, кто хочет работать с государством. Он описывает, как госорганы и муниципалитеты закупают товары и услуги у компаний. Участие в госзакупках — это шанс для бизнеса выйти на стабильного и надёжного заказчика.
Чтобы подать заявку и не получить отказ, нужно собрать необходимый комплект документов. Перечень зависит от вида закупки, её этапа и требований заказчика. Ниже расскажем, что понадобится для участия в закупке.
Принадлежность к МСП
По ст. 4 № 209-ФЗ, к субъектам малого и среднего предпринимательства относят три группы компаний:
До 1 января 2022 года, если компания участвовала в закупках по ч. 3 ст. 30 № 44-ФЗ и была субъектом МСП, ей нужно было самостоятельно подтверждать этот статус.
Теперь подтверждать свой статус МСП не нужно — система сделает это за вас автоматически. При регистрации в Единой информационной системе — ЕИС — участник закупок получает отметку о принадлежности к МСП, если его данные есть в реестре МСП. Если компания в этом реестре отсутствует, то и в ЕИС её не обозначат как МСП, и заявку на закупку попросту не примут.
Предпринимателю достаточно быть в реестре МСП и следить, чтобы данные о его компании всегда были актуальными. Важно вовремя подавать сведения о численности сотрудников и налоговую отчётность за предыдущий год, если этого не делать, то ФНС исключит компанию из реестра.
Если к моменту рассмотрения заявки организацию исключили из реестра, заказчик обязан отклонить такую заявку, поскольку статус МСП в конкретный момент не подтверждён.
Декларация о соответствии единым требованиям
Это документ, в котором участник закупки подтверждает, что соответствует всем основным правилам, установленным законом 44-ФЗ. Без неё заявку просто не примут.
Декларацию составляют в свободной форме и прикладывают при подаче заявки на участие в закупке.
В документе нужно указать, что:
- Ваша компания зарегистрирована в России.
- Фирма не в процессе ликвидации.
- У вас нет долгов перед налоговой.
- Руководитель и учредители не судимы за экономические преступления.
- Можете участвовать в госзакупках.
- Компания не находится в реестре недобросовестных поставщиков.
Если предприниматель участвует в тендере на поставку бумаги для госучреждения, он вместе с ценовым предложением подаёт декларацию. Без неё заявку не допустят — оператор электронной площадки вернёт документы обратно.
Предложение о поставке и документы на товар
По этим документам заказчик оценивает, подходит ли ваш товар и насколько вы готовы выполнить условия контракта.
Если этих сведений нет или они не совпадают с техническим заданием, заявку могут отклонить ещё на этапе рассмотрения.
Этот документ вы должны приложить в составе заявки на электронной торговой площадке — на первом или втором этапе, в зависимости от типа процедуры. Обычно оформляется в свободной форме.
По запросу заказчика вам надо предоставить фото товара.
Вы участвуете в закупке на поставку офисных кресел. В предложении на площадке для электронных торгов указываете: 50 кресел, каркас металлический, тканевая обивка, с подлокотниками. Срок поставки — 7 дней, доставка включена. Прикладываете фото, сертификат безопасности и описание товаров.
Документы для подтверждения квалификации
Если цена контракта превышает 20 млн рублей, требуется подтверждать опыт. Это правило действует в рамках Постановления Правительства РФ № 2571.
Если вы собираетесь участвовать в закупке, где предстоит работать с опасными материалами, соблюдать особые правила безопасности или выполнять задачу, где любая ошибка может привести к серьёзным последствиям, — готовьтесь заранее, заказчики могут попросить подтвердить ваш опыт.
На такие виды деятельности действует Приложение к Постановлению Правительства с дополнительными требованиями к участникам закупок, где прописаны конкретные виды закупок и требования к опыту.
Решение об одобрении крупной сделки
Документ может потребоваться, если вы планируете участие в тендере на крупную сумму. Решение об одобрении подтверждает, что сделка согласована учредителями или советом директоров вашей компании и не нарушает внутренних правил. Это особенно актуально для ООО и АО, у которых в уставе прописаны лимиты по суммам. Без такого решения заявку могут отклонить или не допустить до контракта.
У компании в уставе указано, что любые сделки свыше 5 млн рублей требуют согласия участников. При участии в тендерах на большую сумму потребуется решение об одобрении, иначе заявка будет неполной.
Подаётся оно вместе с остальными документами на электронной площадке или направляется заказчику напрямую, в зависимости от условий.
Протокол общего собрания ООО и протокол заседания совета директоров — это разные документы.
Если решение принимает совет директоров, это оформляется соответствующим протоколом заседания.
Банковская гарантия
Это документ, который подтверждает, что банк обязуется выплатить определённую сумму заказчику, если вы не выполните условия договора. А вам, в свою очередь, нужно будет возместить деньги банку. Банковская гарантия — один из способов защитить интересы обеих сторон.
Победитель тендера должен подписать контракт и предоставить банковскую независимую гарантию в течение пяти дней с того момента, как заказчик разместил контракт.
Размер обеспечения по банковской гарантии в государственных закупках регулируется ст. 44 № 44-ФЗ, в законе указаны условия и размеры обеспечения исполнения контракта.
Конкретные параметры обеспечения — от 0,5% до 30% от начальной цены контракта. Но заказчик вправе задать точные требования в соответствии с законом.
Рассмотрим, как оформить банковскую гарантию на примере Альфа-Банка.
Лицензия на ведение деятельности
Если вы продаёте лекарства или медицинское оборудование, без лицензии к работе вас не допустят.
Представьте, вы нашли выгодный тендер, но в описании к заявке указано: «Участник должен иметь действующую лицензию на определённый вид деятельности». При отсутствии лицензии участвовать вы не сможете — даже если у вас есть опыт и все остальные документы в порядке.
- Вы подрядчик и планируете участвовать в тендере на капитальный ремонт. Если в работах есть электромонтаж или пожарная сигнализация — без лицензии не обойтись.
- Вы — частная охранная организация. Чтобы пройти в отбор, нужна лицензия от Росгвардии.
- Поставляете медтехнику? Без лицензии от Росздравнадзора заявку не примут.
Как подать документы для участия в тендере
Для бизнеса это отличный способ найти клиентов, особенно если речь идёт о государственных или корпоративных закупках.
Шаг 1. Найти подходящий тендер
Для этого используют электронные торговые площадки. На некоторых площадках можно настроить фильтры по региону, виду деятельности и ключевым словам, чтобы найти тендер, который вам подойдёт.
Шаг 2. Вам нужно зарегистрироваться через Единую информационную систему — ЕИС
Регистрируйтесь в ЕИС заранее — этот процесс может занять до пяти рабочих дней.
Ещё вам понадобится квалифицированная электронная подпись — КЭП. Подробнее о том, где её получить, можно узнать на сайте ФНС и в нашей отдельной статье.
Шаг 3. Открыть спецсчёт
Это отдельный банковский счёт, который используется для участия в госзакупках. На него вносятся деньги для обеспечения заявки, и эти средства замораживаются только на время торгов. Такой счёт позволяет предпринимателю выполнять требования закона и защищает обе стороны — и поставщика, и заказчика.
Вы выбираете банк из перечня уполномоченных, например, Альфа-Банк, подаёте заявку — это можно сделать онлайн. После открытия счёта банк самостоятельно передаёт информацию о нём на электронные торговые площадки.
Обеспечение заявки — это гарантия того, что вы не передумаете заключать контракт после победы, не нарушите условия закупки.
Шаг 4. Собрать документы
На этом этапе начинается подготовка полного пакета бумаг.
Обратите внимание на требования заказчика. Если вы работаете в сфере, где требуется лицензия, не забудьте её приложить к основным документам.
Шаг 5. Подать заявку
Чтобы поучаствовать в тендере, на электронную торговую площадку нужно загрузить подготовленные документы, подписать их КЭП и дождаться подтверждения участия. В каждом извещении указываются конкретные даты и время, до которого принимаются заявки. Для открытого электронного аукциона этот срок составляет от 7 до 15 дней с момента публикации закупки, но бывают и исключения.
Например, если закупка срочная, время на подачу заявок может сократиться всего до нескольких дней — чтобы заказчик мог быстрее получить нужные услуги или товары. А для особо сложных и дорогостоящих проектов срок, наоборот, увеличивают — до 20–30 дней. Это нужно, чтобы участники успели всё подготовить: документы, расчёты, согласования. Право заказчика по изменению срока закупки закреплено в п. 4 ст. 42 № 44‑ФЗ, менять нельзя только наименование объекта и обеспечение закупки.
Когда заказчик вносит изменения в извещении о закупке, срок подачи заявок автоматически увеличивается. Если проводятся электронные конкурсы, то этот срок составляет не менее 7 дней, а если электронный аукцион — не меньше 10 дней. Но если максимальная цена контракта не превышает 300 млн рублей, то срок увеличивают хотя бы на 3 дня. Этот порядок закреплён в п. 3 ч. 4 ст. 42 44-ФЗ.
Шаг 6. Дождаться результатов
После окончания срока подачи заказчик рассматривает предложения и выбирает участника. Если вы победили в тендере, вам направят проект контракта на согласование. Если вдруг вашу заявку отклонили — проанализируйте причины, сделайте выводы и учтите недочёты перед следующими торгами.
Как только торги завершаются, банк «размораживает» деньги на спецсчёте на основании запросов электронных торговых площадок. Причём это происходит независимо от того, победили вы в тендере или нет. Это прописано в п. 5 ст. 44 № 44‑ФЗ. А вот действия банка описаны в п. 9 этой же статьи.
Деньги со спецсчёта могут списать только в исключительных случаях: если вы подаёте заявки с нарушениями, отказываетесь исполнять или подписывать контракт, а также попадаете в список недобросовестных поставщиков. Это страховка для заказчика: если поставщик не выполнит свои обязательства, заказчик не потеряет деньги. В таких случаях банк переводит сумму обеспечения заказчику и комиссию — оператору электронной площадки. Эти правила закреплены в п. 13 и п. 14 ст. 44 № 44-ФЗ.
Ошибки при заполнении документов для участия в тендерах
Даже небольшая ошибка способна лишить шанса выиграть в тендере. Чтобы этого избежать, внимательно изучайте условия закупки и проверяйте каждый пункт заявки, техническое задание от заказчика и извещение. Мы разобрали распространённые ошибки, чтобы помочь вам успешно пройти конкурс.
Неполный пакет документов
В спешке легко можно что-то упустить и не приложить копию какого-нибудь документа. Чтобы не упустить ничего важного, составьте чек-лист и сверяйтесь с ним каждый раз перед отправкой заявки.
Подписи и печати не на всех страницах
В некоторых случаях требуется подпись на каждой странице документа. Если заказчик это прописал, а участник проигнорировал — заявку могут отклонить.
Неверное оформление
Документы прикреплены не в том формате, название файла не соответствует требованиям или просто некорректно заполнены поля. Например, указана не та сумма или пропущено нужное поле.
Использование старых данных
Бывает, что прикладывают устаревшую выписку или не обновляют информацию о компании. Заказчик это замечает и отклоняет заявку.
Неверные контакты
Если в заявке указаны недействительные номер телефона, электронная почта или адрес, участник рискует не получить важные уведомления от заказчика. Это простая, но часто встречающаяся ошибка.
Несоблюдение требований к оформлению
Заказчики могут требовать строго определённый шрифт, размер файла или формат документов. Ознакомьтесь с извещением перед тем, как составлять документы.
Несоответствие техническому заданию
Если ваша продукция или услуги не соответствуют техническому заданию, это может привести к сложностям при выполнении контракта. Представьте: вы выиграли тендер, но в договоре зафиксированы параметры, которые вы физически не можете выполнить.
Или вы обязаны выполнить работы в сроки, которые не сопоставляются с вашими силами и временем. Ещё один вариант — требования к качеству или сертификации, которые вы не можете соблюсти. Тщательно изучите техническое задание и оцените, насколько вы готовы выполнить все условия, о которых в нём говорится.
Важно не просто подать заявку, а внимательно разобрать техническое задание до мелочей. Проверьте каждую характеристику товара или услуги: соответствуют ли ваши предложения описанным требованиям? Если есть сомнения — лучше уточнить у заказчика до подачи заявки.
Противоречия между документами
Иногда в разных документах указывают разные данные о компании, например, адрес или ИНН. Это вызывает подозрения у заказчика и снижает шансы на выигрыш в тендере.
Ошибки в коммерческом предложении
Неправильные расчёты, пропуски в цифрах или несоответствие требованиям по цене — ещё одна причина отказа. Нужно тщательно проверять цифры и информацию перед подачей.
Итоги
Чтобы поучаствовать в тендерах, внимательно проверьте весь пакет документов — это сэкономит ваше время и увеличит шансы на победу.
