Как составить follow up письмо: советы и примеры
Кто‑то боится быть навязчивым, а кто‑то продаёт больше за счёт одного простого инструмента. Нужно только…
Ладно, никаких секретов под пэйволом, мы сегодня говорим о follow up письмах — элементах коммуникации, которые помогают продолжить общение с клиентами и партнёрами, закрепить договорённости, напомнить о себе и запомнить все важные итоги встречи.
Что такое follow up письмо
Если упростить, то follow up — это письмо вдогонку после встречи, созвона или другой формы коммуникации. В разных сферах жизни и бизнеса такие письма несут разные смыслы, но общая цель одна — закрепить результат коммуникации.
Вы провели встречу с потенциальными партнёрами, на которой договорились о сотрудничестве и ушли готовить документы для подписания договора. Чтобы зафиксировать сроки, ответственных и все нюансы этого процесса, можно прописать это в письме и отправить всем участникам встречи.
В курсе «Как заработать на продажах» мы подробно разбираем тему follow up писем с точки зрения работы с клиентами. Ниже небольшая памятка оттуда, а более подробно о стандартах общения с клиентами читайте в этом уроке.
В каких случаях нужно отправлять follow up письмо
Любая деловая встреча станет результативнее, если её итоги кто‑то пропишет и разошлёт всем участникам.
Глобально follow up письмо выполняет три задачи:
- Фиксирует результат переговоров.
- Мотивирует участников держаться в рамках договорённостей.
- Подталкивает к действиям. Например, к покупке товаров и услуг, если встреча была с потенциальным клиентом.
Follow up — это важный элемент в нетворкинге, работе с аудиторией и клиентами, в бизнесе. Он помогает поддерживать и развивать отношения после первого контакта. Есть масса ситуаций, когда уместно будет отправить follow up письмо.Надежда Кобина, эксперт по управлению репутацией, основатель агентства персонального брендинга для руководителей «Космос-4»
Как составить follow up письмо
Выше мы привели в пример структуру письма, ориентированную на рабочие встречи, встречи с клиентами и партнёрами.
К любому другому типу follow up письма применима стандартная структура:
- Тема, которая сразу объяснит адресату, от кого и о чём письмо.
- Приветствие, отсылки к предыдущим взаимодействиям.
- Основная информация: предложение или закрепление договорённостей.
- Побуждение к действию: ответить, прислать что‑то, поделиться мнением, оставить отзыв и так далее.
- Ваше имя, регалии и контакты для обратной связи.
Есть несколько ключевых принципов составления эффективного follow up письма.
- Персонализация — обращайтесь к человеку по имени и упоминайте детали вашего предыдущего общения.
- Своевременность — не затягивайте с отправкой письма, но и не будьте слишком навязчивыми.
- Ценность — каждое сообщение должно нести пользу для получателя.
- Краткость — уважайте время людей, излагайте мысли чётко и лаконично.
- Открытость к диалогу — оставляйте возможность для продолжения общения. Помните, что follow up — это не разовое действие, а часть долгосрочной стратегии по построению и поддержанию отношений.
Ниже вы найдёте несколько примеров и шаблонов писем, применимых в разных ситуациях. Принципы составления писем и все примеры ниже предоставлены агентством персонального брендинга для руководителей «Космос-4».
Нетворкинг, знакомство с новыми людьми
Здесь уместна отправка электронного письма после встречи или мероприятия тем людям, с кем вы обменялись контактами. Можно пригласить собеседника на кофе или на обед, чтобы продолжить знакомство, отправить ссылки на полезную информацию и материалы, которые вы обсуждали.
Работа с аудиторией для развития личного бренда
Здесь фоллоу‑апами можно считать рассылки после вебинара или мастер‑класса, запросы обратной связи от слушателей и зрителей ваших выступлений или контента в соцсетях или напоминания о предстоящих мероприятиях.
Работа с клиентами и партнёрами
Письма по итогам встреч дают возможность закрепить бизнес‑отношения, допродать услуги или получить положительный отзыв.
Даже просто поздравить партнёра или клиента с праздником — тоже follow up письмо. И оно может сыграть вам на руку.
Поиск работы или самопрезентация
Письма с итогами встречи уместны и в процессе прохождения конкурса на вакансии. По итогам собеседования эйчар обычно обозначает кандидату сроки обратной связи. Если в эти сроки вы не получили ответ, резонно напомнить о себе. Кроме того, follow up письмо уместно сразу после собеседования: можно уточнить что‑либо, что вы не успели рассказать о себе, сказать, что вы будете рады продолжить общение и, к примеру, выполнить тестовое задание.
Кто отвечает за подведение итогов встречи
В разных ситуациях за отправление follow up письма могут отвечать разные люди. Если есть возможность и позволяют обстоятельства, лучше назначить ответственного за письмо по итогам встречи.
Это может быть тот, кто встречу проводил, — модератор, фасилитатор, менеджер по продажам. Как правило, именно координаторы общения и подводят итоги. Если такого человека на встрече не было, то итоги нужно подводить тому человеку, который инициировал это общение.
Помните, что главная ошибка в составлении письма по итогам встречи — вообще его не написать.
