Как отправить сотрудника в командировку

Служебная командировка — частая рабочая ситуация: сотрудник едет в другой город на переговоры, обучение или для контроля филиала. Неправильно оформленная поездка может обернуться штрафами от трудовой инспекции, спорами с работником и проблемами с налоговой.

Разберём пошагово, как отправить сотрудника в командировку в 2026 году.

Что такое командировка

Согласно статье 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Важно отличать командировку от разъездного характера работы. Если сотрудник постоянно работает в пути, например, он курьер, водитель-междугородник, или его работа носит разъездной характер, такие поездки командировками не считаются. В отличие от разъездов, командировка — это всегда разовое поручение, на время которого за работником сохраняется место работы, должность и средний заработок.

Чтобы поездка считалась командировкой, должны быть выполнены четыре условия:

• Поездка осуществляется по распоряжению работодателя.
• Работник трудится вне места нахождения работодателя.
• Выполняется служебное поручение.
• Установлен определённый срок поездки.

Общие правила командировок

Правила закреплены положением о командировках, утверджённым постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.

• На время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок.
• Работодатель обязан возместить расходы, связанные с поездкой: проезд, жильё, суточные.
• В период командировки работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка той организации, куда он командирован.

Когда руководитель отправляет сотрудника в командировку, то он не имеет права отказаться. Но если поездка выпадает на период отпуска, время временной нетрудоспособности или выходной день, то работник уже может выбирать: согласиться или нет.

Кого нельзя отправлять в командировку

Категорически нельзя направлять в командировку:



• Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ).
• Несовершеннолетних до 18 лет. Исключение сделано для творческих работников и спортсменов.
• Работников, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Работники, которых можно направить только с письменного согласия:

• Женщины, имеющие детей до 3 лет.
• Матери или отцы, воспитывающие без супруга детей до 14 лет.
• Опекуны детей до 14 лет.
• Работники, имеющие детей-инвалидов.
• Работники, ухаживающие за больным членом семьи по медзаключению.
• Инвалиды.
• Родители детей до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом, мобилизован или служит по контракту.
• Работники, имеющие трёх и более детей в возрасте до 18 лет, пока младшему ребёнку не исполнится 14 лет.

Если направляете в командировку сотрудника из этой категории, то действуйте так:



1. Получите письменное согласие работника.
2. Убедитесь, что командировка не запрещена по медицинским показаниям.
3. Письменно ознакомьте работника с правом отказаться от поездки.

Эти гарантии распространяются и на совместителей (ст. 287 ТК РФ).

Сроки командировок

Максимальный срок законодательно не установлен. Работодатель сам определяет, на сколько дней отправлять сотрудника в командировку. Всё зависит от того, сколько работы предстоит сделать и насколько она сложная.

Роструд также подтверждает: командировка может быть как однодневной, так и длительной, но она не может быть бессрочной.

Дни командировки считаются со дня выезда по день возвращения включительно. Дата выезда — это день отправления поезда, самолёта или другого транспортного средства.

Если сотрудник заболел в командировке, срок поездки продлевается, а средний заработок за дни болезни не выплачивается — вместо него начисляется пособие по временной нетрудоспособности.

Выплата аванса в командировке

При направлении в командировку работнику обязательно выдаётся денежный аванс. Это требование пункта 8 положения № 501. Аванс предназначен для оплаты проезда, найма жилья и суточных.

Не путайте командировочный аванс с оплатой времени командировки. Средний заработок за дни командировки выплачивается в обычные зарплатные сроки, установленные в организации (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

Согласование командировки

Шаг 1. Подготовьте основание для командировки. Обычно это служебная записка от руководителя подразделения или план командировок. Сам работник может инициировать поездку, подав заявление.

Шаг 2. Издайте приказ о направлении в командировку.

Унифицированной формы нет, но приказ должен содержать:

• ФИО и должность командируемого.
• Цель поездки.
• Срок командировки.
• Пункт назначения.
• Источник оплаты расходов.

Шаг 3. Ознакомьте работника с приказом под подпись.

Шаг 4. Выдайте аванс. Сотрудник пишет заявление на выдачу ему денег — если, конечно, компания не занимается покупкой билетов и бронированием отеля самостоятельно. Точных сумм в этом заявлении указывать не обязательно: достаточно примерно написать, сколько будет стоить аренда жилья и дорога. Если выплачиваете только суточные, писать заявление не нужно.

Сейчас в основном процесс оформления командировок автоматизирован. Вместо бумажных служебных записок сотрудник заполняет онлайн-заявку, отправляет её начальнику на согласование, а дальше система сама перекидывает документ в бухгалтерию.

Оплата жилья и билетов

Работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду и найму жилого помещения.

Расходы на проезд включают оплату:

• Проезда транспортом к месту командировки и обратно.
• Проезда между населёнными пунктами, если сотрудник командирован в несколько организаций.
• Проезда от станции, пристани, аэропорта до населённого пункта, если они находятся за чертой города, — при наличии билетов.
• Услуг по оформлению проездных документов.
• Постельных принадлежностей в поездах.

Обычно внутреннее положение о командировках устанавливает, какой класс гостиницы положен той или иной должности. Рядовому сотруднику, скорее всего, придётся выбирать недорогой отель, а руководителю могут согласовать номер категорией выше.

То же самое с транспортом. Обычные специалисты ездят в командировки плацкартом или экономклассом, а топ-менеджмент — купе или бизнес-классом.

Выплата суточных

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

Размер суточных при командировках работодатель устанавливает самостоятельно. Их нужно закрепить в приказе руководителя, положении о командировках или ином локальном акте компании. Но законом определены максимальные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Если выплачиваете работнику сверх этого лимита, то придётся уплатить налог.

Размер необлагаемых сумм суточных: 

• 700 рублей в день — для командировок по России.
• 2500 рублей — для заграничных командировок.
• 3500 рублей — для сотрудников с разъездным характером работы, осуществляемой за пределами РФ.

При однодневной командировке по России суточные не выплачиваются, но работодатель может предусмотреть их в локальном акте. При зарубежной поездке выплачивают 50% от установленной в организации нормы: то есть, если обычно платите 2500 рублей, то за один день выдайте работнику 1250.

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни в пути.

Отчёты о расходах

По возвращении из командировки у работника есть три рабочих дня, чтобы представить работодателю авансовый отчёт об израсходованных суммах.

К отчёту нужно приложить документы, подтверждающие расходы:



• Билеты.
• Чеки за проживание.
• Квитанции об оплате иных расходов, например, визовых сборов, страховки.
• Документы, подтверждающие расходы в валюте при заграничных командировках.

Если работник потратил меньше полученного аванса — остаток возвращают в кассу. Если перерасход — работнику доплачивают разницу.

Работодатель вправе удержать из зарплаты невозвращённый остаток аванса.

Особенности заграничных командировок

При направлении сотрудника за границу действуют дополнительные правила.

Суточные при загранкомандировках:

• За время проезда по территории РФ — в размере, установленном для командировок по России.
• За время проезда по территории иностранного государства — в размере, установленном для загранкомандировок.
• День пересечения границы при выезде оплачивается как день нахождения за границей.
• День пересечения границы при возврате — как день нахождения в РФ.

Дополнительные расходы, которые надо возместить работнику:

• Оформление загранпаспорта, визы.
• Обязательные консульские и аэродромные сборы.
• Оформление обязательной медицинской страховки.

Как оформить командировку генерального директора

Направление в командировку руководителя организации имеет свои особенности:



• Если в уставе организации прописано, что директор действует без доверенности и самостоятельно решает все вопросы, он издаёт приказ о своей командировке сам.
• Если в обществе есть совет директоров или наблюдательный совет, может потребоваться их решение, в зависимости от устава.
• Если директор — единственный учредитель, он также принимает решение единолично.

В остальном процедура та же: приказ, выдача аванса, последующий отчёт. Но если директор совмещает руководство с другой должностью, например, главного бухгалтера, то его заместитель или иное лицо должно быть официально назначено исполняющим обязанности на время отсутствия.

Командировка сотрудника-иностранца

Для временно проживающих иностранцев действует правило: они могут работать только в том субъекте РФ, где им разрешено временное проживание. В командировку они могут поехать, но не более чем на 40 календарных дней в течение 12 месяцев.

Для иностранцев, работающих по разрешению на работу, ограничения ещё строже: командировки за пределы региона допустимы не более 10 календарных дней за весь период действия разрешения.

Если лимит исчерпан, а сотрудник должен находиться в командировке дольше, придётся оформлять ему новое разрешение на работу или переводить на работу в этот регион.

Заграничные командировки иностранцев

Трудовой кодекс не устанавливает ограничений по срокам зарубежных командировок для иностранцев. Работодатель сам определяет срок поездки.

Если поездка затягивается и сотрудник начинает большую часть рабочего времени выполнять свои обязанности за границей, это может быть расценено не как командировка, а как фактическое изменение места работы. В таком случае потребуется уже не командировочное удостоверение, а оформление перевода или приём на работу в иностранную структуру.

При направлении иностранца за рубеж нужно учитывать миграционные правила страны назначения: визовые требования, необходимость получения разрешений на работу за границей, ограничения по срокам пребывания.

Итог

• Проверьте категорию работника. Есть те, кого отправлять нельзя, и те, кого можно только с письменного согласия.
• Оформите приказ и ознакомьте с ним работника под подпись.
• Выдайте аванс до начала поездки — это отдельный платёж, не привязанный к зарплатным срокам.
• Определите размер суточных в локальном акте — закон не ограничивает сумму, но она должна быть зафиксирована документально.
• Помните про сроки авансового отчёта — три рабочих дня после возвращения.
• Учитывайте особенности загранкомандировок — разные правила для суточных и дополнительные расходы.