От ошибок в расчётах не застрахован ни один бизнес. Даже у опытных предпринимателей бывает такое, что чек не пробит вовремя или в сумме закралась неточность. В таких ситуациях помогает чек коррекции. В статье расскажем, в каких случаях нужно оформить чек коррекции, что указывать в документе, как сформировать чек на онлайн-кассе и что будет, если этого не сделать.
Что такое чек коррекции и для чего нужен
Это первичный кассовый документ, который оформляют, если при продаже товара произошла ошибка, например, терминал завис, и чек не удалось пробить. Использование онлайн-касс в России регулируется № 54-ФЗ.
Закон устанавливает правила работы с кассовыми аппаратами, включая обязательную передачу фискальных данных в ФНС через ОФД — оператора фискальных данных. Важная часть работы с онлайн-кассами — правильное оформление чеков.
В каких случаях следует оформлять чек коррекции
Например, если вы случайно пробили чек на сумму 500 рублей, хотя получили 1500, то для отражения разницы в 1000 рублей нужно сформировать чек коррекции. Если его не оформить, у налоговой могут возникнуть вопросы к вашим отчётам и операциям.
Помните: оформлять чек коррекции надо только на неучтённый излишек денег. На недостаток оформлять документ не нужно.
Как правильно оформить чек коррекции на кассе
Рассмотрим, как сформировать документ с помощью мобильных приложений AlfaCASH и AlfaPOS. Они соответствуют требованиям 54-ФЗ и способны заменить как традиционный кассовый аппарат, так и платёжный терминал. Приложения работают на смартфонах с операционной системой Android. AlfaCASH можно интегрировать с облачной кассой, чтобы печатать бумажные чеки, либо можете отправлять клиентам электронные после каждой транзакции.
Рассмотрим на примере приложения AlfaCASH, как оформить чек.
Шаг 1. Запустите приложение AlfaCASH. Включите устройство, подключитесь к интернету через Wi-Fi или мобильную сеть. Откройте приложение AlfaCASH и зайдите в него под своей учётной записью.
Шаг 2. Перейдите в меню и найдите раздел «Чек коррекции».
Шаг 3. Заполните данные для оформления чека коррекции на онлайн-кассе.
Если рассчитались с клиентом наличными из-за поломки или сбоя в ККТ, оформите акт в произвольной форме. В документе обязательно укажите дату, название операции и товара, количество и цену товара, а также итоговую сумму. Кроме того, нужно пояснить причину, по которой кассовый аппарат не применялся.
Шаг 4. Проверьте данные и сформируйте чек коррекции. После заполнения всех полей проверьте информацию. Затем нажмите кнопку, чтобы сформировать кассовый чек коррекции. Приложение за несколько секунд отправит чек через оператора фискальных данных в налоговую. Не забудьте направить корректировочный чек клиенту на электронную почту — это подтверждение того, что операция исправлена.
Шаг 5. Сохраните копии чека для отчётности. Храните электронные или бумажные копии кассового чека для бухгалтерии и налоговой проверки. В AlfaCASH вы можете найти историю чеков и скачать документы при необходимости.
Что делать, чтобы исправить чек коррекции
Онлайн-кассы работают по разным форматам фискальных данных — ФФД. Это технический стандарт, который определяет, как касса передаёт информацию о продажах и исправлениях в ФНС.
Среди форматов фискальных данных существует несколько: 1.05, 1.1, 1.2 и выше.
Использовать формат фискальных данных 1.2 должны предприниматели, которые продают обувь, лекарства, одежду лёгкой промышленности и остальные товары, нуждающиеся в обязательной маркировке. Это регламентировано приказом ФНС № ЕД‑7‑20/662@.
Вот как исправить ошибку в учёте с помощью двух чеков коррекции, если вы работаете с кассой по ФФД 1.1 или 1.2.
Предположим, кассир в продуктовом магазине забыл пробить чек за продажу клиенту трёх позиций: хлеб — 50 рублей, молоко — 80 рублей и шоколад — 100 рублей. Общая сумма должна быть 230 рублей. Администратор магазина заметил это спустя несколько часов, когда покупатель уже ушёл.
Если бы касса работала на ФФД 1.05, пришлось бы сначала сделать чек возврата на 230 рублей, а потом пробить новый приходный чек на ту же сумму, поскольку чек коррекции на этой версии ФФД содержит неполные данные.
После всей процедуры рекомендуется составить внутренний акт с описанием того, почему вы использовали чек коррекции, чтобы при проверке от ФНС не возникло вопросов. С методическими рекомендациями по оформлению чеков можно ознакомиться в письме ФНС России от 18 декабря 2024 года № АБ-4-20/14344@.
Ответственность за отсутствие чеков коррекции
Распространённые ситуации, которые могут привести к штрафам и другим неприятностям.
Ошибка в чеке и отсутствие чека коррекции. Например, вы пробили чек с неверной суммой, указали неправильный способ оплаты или забыли выдать чек вовсе — это нарушение п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ.
Штрафы
Для ответственных лиц — предупреждение или штраф 2000 рублей. Для юрлиц — предупреждение или штраф до 10 000 рублей.
Нарушения в реквизитах или передаче данных. Если чек содержит неправильный формат расчёта, касса не зарегистрирована в ФНС, данные не передаются через ОФД, это тоже нарушение по п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.
Штрафы
Для должностных лиц — до 3000 рублей, а для организаций — до 10 000 рублей.
Повторное нарушение и отсутствие корректировки. Если предприниматель уже попадал под штрафы за ошибки с ККТ, а нарушения продолжаются, ситуация становится серьёзнее.
По п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ предусмотрены более строгие меры: для должностных лиц — отстранение от работы до 3 лет, а для компаний — дисквалификация до 90 дней.
Чек коррекции — это ваша палочка-выручалочка в мире учёта. Если вы заметили ошибку уже после того, как клиент купил товар и ушёл — обязательно оформите чек коррекции, даже если с момента продажи прошло несколько дней.
Если продавец исправляет ошибку до того, как о ней узнает налоговая, штрафа не будет. Но если он не сделает этого, ФНС наложит штраф. То же самое касается ситуаций, когда продавец обнаружил ошибку и исправил её перед тем, как отпустить клиента.
