Чаще всего бизнесу выгоднее не покупать служебную машину, а взять её в аренду у сотрудника. Например, если нужен рабочий автомобиль, чтобы ездить в командировки или развозить товары по нескольким точкам. В статье рассказываем, как правильно арендовать транспорт у сотрудника и как провести аренду по бухучёту, чтобы потом не пришлось объясняться с налоговой.
Что входит в состав договора
Договор аренды автомобиля сотрудника — это официальный документ, который поможет защитить ваш бизнес и самого работника.
Верно оформленный документ поможет вам провести аренду автомобиля в бухучёте без вопросов со стороны налоговой.
Какие виды договора бывают
Допустим, у вас в штате есть менеджер с личным авто. Вы хотите взять в аренду машину сотрудника, и на этом этапе надо выбрать вид договора.
Вариант 1. Аренда без экипажа
Это самый частый вариант. Вы арендуете машину без водителя. То есть авто остаётся в распоряжении вашей компании, но ездить на нём может кто-то из штата.
Пример: сотрудник передаёт вам свой Hyundai Solaris. Другой работник ездит на нём по заявкам клиентов, бензин оплачиваете вы, а за аренду автомобиля владельцу авто вы платите ежемесячно 12 000 рублей.
Вариант 2. Аренда с экипажем
Такой вид редко используется. Это когда сотрудник сдает авто в аренду вам и одновременно работает водителем по договору. Это уже ближе к гражданско-правовым отношениям, и с налоговой могут быть вопросы.
Пример: у вас нет водителя в штате, но сотрудник предлагает: «Я готов дать машину в аренду и сам быть водителем». Тогда можно заключить договор аренды с экипажем. Но налоги и взносы будут больше и бухучёт сложнее.
Что важно помнить:
- Аренда авто без экипажа подходит, когда ваш сотрудник сам постоянно ездит в командировки, управляет машиной и не нуждается в водителе. Это удобно и экономично — вы просто берёте автомобиль во временное пользование, как такси на долгий срок, но за рулём — ваш работник.
- Если же нужно развозить грузы или клиентов, часто выгоднее оформить аренду с экипажем. Это снимает с вас заботы: не нужно искать своего водителя, оформлять допуск к управлению, следить за графиком и техническим состоянием машины. Особенно это удобно для доставки, трансферов и регулярных поездок.
Что прописать в договоре аренды автомобиля
Если вы арендуете машину у сотрудника, надо правильно составить договор. От этого зависит, сможете ли вы корректно учесть расходы, избежать конфликтов и спать спокойно.
Представьте ситуацию: вы арендуете машину для деловых поездок по городу. Вы не стали заключать договор с работником, договорились с ним устно и просто платите ежемесячно за аренду. Налоговая или трудовая инспекция может расценить такие выплаты как «скрытую зарплату». Тогда могут доначислить налоги, пени и штрафы. Особенно опасно, если у сотрудника невысокая официальная зарплата. Чтобы этого не случилось, оформите аренду документально.
Что обязательно стоит указать в документе:
- Кто с кем договаривается. Пропишите полные данные вашей компании и арендодателя. Например: ООО «Компания» арендует машину у Иванова А. А.
- Технические характеристики автомобиля. Марка, модель, номер, VIN, цвет, год выпуска. Это защитит вас от споров, если возникнут вопросы о состоянии или принадлежности машины.
- Сроки аренды.
- Укажите сумму и как будете оплачивать аренду — наличными или переводом на карту. Например: «10 000 рублей в месяц, оплата до 10 числа следующего месяца, оплата производится на карту сотрудника».
- Кто за что отвечает. Проговорите с сотрудником, кто платит за бензин, техобслуживание, ремонт. Например, можно прописать: «Топливо и мелкий ремонт — за счёт арендатора. Крупный ремонт — по договорённости».
- Как будет использоваться машина. В этом пункте укажите целевое назначение, например, чтобы ездить в командировки, развозить товар, ездить на деловые встречи, или всё вместе.
- Права и обязанности сторон.
Какие документы нужны при передаче и эксплуатации автомобиля
Когда вы решаете арендовать машину у сотрудника, важно понимать, кто и за какой документ отвечает.
Как это обычно происходит:
- Подготовьте договор аренды. Это основной документ, который регулирует условия аренды автомобиля.
- Вы вместе с сотрудником создаёте акт приема-передачи автомобиля. Сотрудник, как собственник автомобиля, описывает его внешний вид, пробег, возможные повреждения или дефекты. Документ подписывается в двух экземплярах обеими сторонами. Это поможет избежать конфликтов с сотрудником по поводу состояния машины, когда договор закончится.
- Вы или работник, в зависимости от договорённости, оформляете страховку автомобиля. Это может быть обязательное страхование ОСАГО или добровольное — КАСКО.
- Сделайте счета-фактуры, платежные поручения или другие подтверждения того, что аренда с вашей стороны оплачена. Это важно для налогового учёта и отчётности.
- Сотрудник собирает документы для учета расходов, например, чеки за топливо, техническое обслуживание и другие расходы, если это предусмотрено договором. Проговорите с сотрудником эти нюансы заранее, чтобы определить, кто несет затраты на текущие нужды автомобиля.
Налоговый учёт аренды автомобиля у сотрудника
ОСН
Включите арендную плату в налоговые расходы. Согласно п. 10 ст. 264 НК РФ, арендные платежи — это прочие расходы, связанные с производством.
Если все документы есть, расходы можно учесть при расчёте налога на прибыль.
Формула расчёта налога на прибыль:
Налог = (Доходы – Расходы) × 25%
Если трудящийся — физлицо, то он не начисляет НДС, не выставляет счёт-фактуру.
Если работник — ИП на ОСН, то он может выставить счёт-фактуру с НДС, и тогда вы можете принять налог к вычету согласно ст. 171 и 172 НК РФ.
Вы можете уменьшить налог на добавленную стоимость на эту сумму.
С арендной платы нужно удерживать НДФЛ 13%, если сотрудник — физлицо. Это должны сделать вы, как налоговый агент.
Формула для расчёта:
НДФЛ = Арендная плата × 13%
15 000 × 13% = 1 950 рублей.
Сотруднику перечисляем 15 000 – 1 950 = 13 050 рублей.
Что важно не забыть:
- Платить НДФЛ по ставке 13% в текущем случае. Это нужно делать согласно ст. 226 НК РФ.
- Страховые взносы не начисляются, аренда — это не зарплата.
- Включить доход в 6-НДФЛ как доход физлица.
УСН
Если вы работаете на УСН «доходы минус расходы», арендные платежи можно учесть в расходах. Это позволяет п. 1 ст. 346.16 НК РФ — там указано, что расходы по аренде имущества входят в состав допустимых затрат.
Рассчитаем налог по УСН на примере:
Допустим, вы получили доход в 200 000 рублей — например, от оказания услуг или продажи товаров. Из них 80 000 рублей ушло на расходы: аренда помещения, закупка материалов, и в том числе 15 000 рублей — на аренду авто.
Используем формулу:
(Доходы – Расходы) × 15%
Подставим значения:
(200 000 – 80 000) × 15% = 120 000 × 15% = 18 000 рублей
К уплате по УСН — 18 000 рублей.
Если сотрудник зарегистрирован как самозанятый, то НДФЛ не удерживается. Достаточно, чтобы он прислал чек через «Мой налог».
Что важно помнить:
- Поскольку компания является налоговым агентом, НДФЛ надо платить обязательно согласно ст. 226 НК РФ.
- Страховые взносы не начисляются, так как это не зарплата.
- Затраты учитываются только после оплаты, как указано в п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Бухучёт аренды автомобиля сотрудника
Когда компания оплачивает аренду автомобиля, нужно правильно учесть эту операцию. Предположим, что компания платит 10 000 рублей в месяц.
Эта проводка отражает расходы компании на аренду авто. Важно помнить, что арендные платежи должны быть прописаны в договоре, чтобы они были учтены как расход, а не как покупка.
Если арендодатель является плательщиком НДС, то нужно учесть и этот налог. Например, аренда составляет 10 000 рублей, а НДС — 20%.
В этой проводке учтены и расходы на аренду, и НДС. Важно, чтобы компания получила корректный счёт-фактуру, чтобы учесть этот налог.
Если компания оплачивает топливо или техобслуживание, это тоже нужно отразить в учёте.
Если сотрудник использует личный транспорт для работы, компания может выплатить ему компенсацию. Такие компенсации не облагаются НДС, но их надо учесть как расходы.
Допустим, сотрудник на своей машине регулярно ездит в командировку. Вы по договору аренды должны компенсировать 3 000 рублей за топливо и амортизацию.
Когда срок аренды закончится, снова составьте акт приёма-передачи и укажите в нём, что арендуемая машина возвращается в хорошем состоянии. Важно правильно закрыть все расходы и учесть, были ли какие-то дополнительные платежи или штрафы, например, за превышение разрешённой скорости.
Например, если доказано, что работник нарушил ПДД, то он оплачивает штраф, а также ремонт машины, если попал в ДТП.
