Должная осмотрительность: как защитить бизнес

В бизнесе важно выбирать надёжных партнёров. Должная осмотрительность при выборе контрагента — это когда вы заранее проверяете, что компания реально существует, работает честно и не втянет вас в неприятности. Если партнёр окажется однодневкой или просто исчезнет с деньгами, отвечать придётся вам. А ФНС может доначислить налоги, выписать штрафы и обвинить в получении необоснованной налоговой выгоды.

Игнорировать требования к осмотрительности опасно, поэтому мы разберём, что такое необоснованная налоговая выгода, как происходит проверка контрагента и подготовка к ней — по шагам и с картинками.

Что такое необоснованная налоговая выгода (ННВ)

ННВ, или необоснованная налоговая выгода — это когда бизнес уменьшает свои налоги с помощью схем, которые не имеют реального экономического смысла.

Это может происходить за счёт:

• Уменьшения налоговой базы.
• Получения налогового вычета, например, по НДС.
• Оформления налоговой льготы.
• Применения более низкой налоговой ставки, например, по налогу на прибыль.
• Получения права на возврат (зачёт) или возмещение налога из бюджета.

Такое происходит, например, если компания или ИП оформляет сделки с фирмами-однодневками, получает вычет по НДС или снижает налог на прибыль.

Этот документ содержит ещё несколько важных пунктов, на которые нужно обратить внимание:



• Существуют доводы ФНС, которые могут подтвердить получение необоснованной выгоды (п. 5). Их мы рассмотрим в следующем разделе.
• Существуют обстоятельства, которые сами по себе не являются причиной для признания налоговой выгоды необоснованной (п. 6). Их вы можете увидеть ниже.

Скорее всего, вы уже поняли: должная осмотрительность и проверка контрагента — это способ доказать, что бизнес действует честно и не пытается обмануть государство, особенно если в деятельности присутствуют одно или несколько перечисленных обстоятельств.

Когда налоговая выгода признаётся необоснованной

Рассмотрим п. 5 Постановления: в нём перечислены пункты, по которым ФНС может доказать получение ННВ.

Эти пункты относятся и к вам, и к контрагенту, потому что при возникновении подозрений ФНС будет проверять всех участников сделки. Если не проявить осмотрительность, инспекторы налоговой будут действовать в рамках ст. 54.1 НК РФ, которая установила пределы осуществления прав по исчислению налоговой базы и суммы налогов.

Мы надеемся, что вы действуете в рамках закона, и проверка контрагента станет обязательной частью вашей работы. Разберём, как её провести.

Пошаговый план проверки контрагента

Шаг 1. Проверка регистрации и статуса

Найдите ИНН и ОГРН контрагента и проверьте его на сайте ФНС. Указывать можно и другие реквизиты, например, название компании.

Если контрагент зарегистрирован в реестре, сервис это покажет. Здесь же можно бесплатно скачать выписку — она пригодится для следующего шага.

Что может быть подозрительным:



• Компания зарегистрирована недавно. На это стоит обратить внимание, особенно если речь о крупной сделке.
• В ЕГРЮЛ есть отметки о недостоверности сведений.
• Компания исключена из реестра. В этом случае договор с ней будет недействителен, а ваши расходы не примут к учёту.

Шаг 2. Анализ учредителей и руководства

Посмотрите, кто владелец и директор. Можно использовать тот же сайт ФНС (запросить выписку) или другие сервисы, например, «Прозрачный бизнес» или «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС». Они содержат больше информации — отдельно запрашивать выписку не придётся.

Проверьте, не числятся ли указанные лица в десятках других компаний — это можно сделать в «Прозрачном бизнесе»: из раздела «Общий поиск» перейдите в раздел «Участие в юрлицах».

Здесь же можно узнать, является ли учредитель или директор дисквалифицированным — раздел «Дисквалификация».

Что может быть подозрительным:



• Один и тот же человек является директором или учредителем во множестве компаний. Это признак фирмы-однодневки. 
• Учредитель — иностранец без постоянного места жительства в РФ. Возможно, бизнес зарегистрирован на подставное лицо.
• Учредитель или директор дисквалифицирован. Такое наказание — административная мера при правонарушении. 
• Частая смена руководства. Вероятно, у компании есть проблемы, и руководители пытаются убежать от последствий.

Шаг 3. Проверка адреса

Сравните адрес регистрации с фактическим — хорошо, когда они совпадают, хотя это необязательно.

Убедитесь, что адрес не массовый. О массовости говорят, когда множество компаний — иногда сотни или тысячи — указывают один и тот же юридический адрес. Обычно это адреса виртуальных офисов или места, где компании регистрируются формально, не имея там настоящего офиса или сотрудников. Надзорные органы обращают на это внимание, потому что становится неясно, где бизнес реально ведёт деятельность.

На помощь снова придёт «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС»: когда вы проверяли контрагента, сервис показывал юридический адрес. Введите его в поиске, чтобы узнать, сколько компаний здесь зарегистрировано.

Проверьте, ведёт ли компания деятельность по этому адресу: есть ли там офисные или другие помещения. Позвоните по указанному телефону и предложите договориться о встрече под каким-нибудь предлогом.

Что может быть подозрительным:

• Адрес массовый и (или) не совпадает с фактическим.
• По адресу нет офиса, склада, производства.
• При звонке контрагент уклоняется от личных встреч.

Шаг 4. Изучение финансовой отчётности и анализ уплаты налогов

Запросите бухгалтерскую отчётность за последний год и посмотрите динамику выручки и прибыли. Проверьте, платит ли компания налоги, имеет ли долги перед бюджетом. Возвращаемся к «Прозрачному бизнесу». Нужно перейти на страницу контрагента из поиска и посмотреть разделы о недоимках, задолженностях и налоговых правонарушениях.

Что может быть подозрительным:



• Отчётности нет или она нулевая при большом обороте. Скорее всего, отчётность не соответствует реальной деятельности или работа компании — фикция.
• Резкие скачки выручки или прибыли без понятных причин говорят о том же.
• Большие долги по налогам. Если у потенциального партнёра проблемы, его деятельность могут приостановить, а доступ к счетам ограничить. Также есть вероятность, что компания ведёт бизнес незаконно.

Шаг 5. Исследование репутации и отзывов

Поищите отзывы о компании в интернете: на корпоративном сайте и сайтах-отзовиках, в соцсетях, Яндекс Картах, на маркетплейсах и так далее. Оцените, как представитель реагирует на негатив.

Если реакция похожа на одну из представленных выше, это говорит само за себя.

Посмотрите, нет ли компании в чёрном списке Роструда. Это официальный реестр недобросовестных работодателей.

Полезно также проверить судебные дела на сайте «Картотека арбитражных дел»: числится ли в них потенциальный партнёр.

Посмотреть, не включён ли контрагент в реестр недобросовестных поставщиков. Такой список поставщиков, подрядчиков и исполнителей ведёт ФАС на сайте «ЕИС Закупки».

Что может быть подозрительным:



• Много негативных отзывов, жалоб на невыполнение обязательств, неадекватная реакция представителя компании.
• Частое участие в судебных спорах, особенно в качестве ответчика.
• Включение в чёрный список Роструда или реестр ФАС.

Шаг 6. Проверка лицензий и разрешений

Если деятельность требует лицензии или разрешения — запросите копию документа, проверьте его срок действия и соответствие виду деятельности.

Что может быть подозрительным:



• Лицензия или разрешение должны быть, но компания отказывается их прислать. 
• Документы просрочены или оформлены на другое юрлицо.
• Сведения не соответствуют заявленному виду деятельности.

Шаг 7. Проверка полномочий подписанта

Убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо — обычно директор. Если это делает другой сотрудник, у него должна быть доверенность, которую надо запросить. Важно проверить, действует ли документ и каков объём полномочий представителя.

Что может быть подозрительным:

• Потенциальный партнёр уклоняется от предоставления документов.
• Доверенность оформлена с нарушениями или просрочена.
• Договор подписывает человек, не указанный в документах.

Шаг 8. Запрос документов по сделке

Правильно оформленные документы — основа для признания расходов и вычетов по налогам. Запросите договоры, счета, акты, накладные, проверьте, чтобы в них не было исправлений и ошибок. Сверьте реквизиты с информацией из ЕГРЮЛ и других источников.

Что может быть подозрительным:



• Документы оформлены неверно, нет обязательных реквизитов.
• Данные не совпадают (например, адрес, ИНН).
• Документы высылают только в сканах, заверенные копии не предоставляют.

Какие документы нужно разработать для должной осмотрительности

Положение о проверке контрагентов 

Это внутренний документ, в котором прописаны прописаны правила, этапы и критерии проверки. Он поможет сотрудникам действовать по единому стандарту и защитит бизнес в случае споров с налоговой.

Чек-лист проверки

Это удобный инструмент, который позволит ничего не пропустить. Шаблон можно создать в Microsoft Excel или таблицах Google.

Что стоит включить:



• Перечень документов для анализа, например, выписку из ЕГРЮЛ, отчётность и так далее. 
• Список вопросов для проверки. 
• Графу «Проверено/не проверено».

Отчёт о проверке

Это краткое описание того, как и что проверяли. Если у ФНС возникнут вопросы, отчёт о должной осмотрительности докажет, что вы сделали всё для оценки контрагента. Шаблон отчёта можно создать в файлах Google или Microsoft Word.

Что стоит включить:

• ФИО ответственного за проверку.
• Дату начала и окончания проверки.
• Краткое описание этапов проверки: например, «Получена выписка из ЕГРЮЛ» «Проверена регистрация», «Получена лицензия».
• Вывод: «Контрагент надёжен» или «Есть риски».
• Список приложенных документов.

Архив документов 

Это ваша страховка на случай налоговой проверки или спора с контрагентом. Архив поможет предоставить суду или ФНС необходимые сведения о деловом партнёре.

Архив должен содержать копии всех собранных документов: выписок, лицензий, доверенностей, отчётов, чек-листов и так далее. Желательно организовать хранение по контрагентам, годам или сделкам и хранить бумажные и электронные версии.

Регламент по соблюдению должной осмотрительности

• Введите документы соответствующим приказом или распоряжением. 
• Ознакомьте сотрудников, которые работают с контрагентами, с документами под подпись.
• Назначьте ответственного за проверку контрагентов и ведение архива. Это могут быть бухгалтеры и юристы. В крупных компаниях, например, Альфа-Банке над этим работает служба финансового мониторинга. 
• Организуйте разный уровень доступа к данным, в зависимости от задач. Это позволит снизить риск корпоративного мошенничества или просто утечки данных. 
• Придерживайтесь положения о проверке. 
• Определите, какие сделки требуют особого внимания. Например, только с крупными суммами или рискованными сделками, со всеми новыми контрагентами.
• Храните все документы по проверке в соответствии со ст. 113 НК РФ о сроке давности по налоговым спорам.
• Проводите повторную проверку, если изменятся условия работы или появятся новые риски.

Что будет, если не проявить должную осмотрительность

Некоторые возможные последствия перечислены в Письме ФНС от 23.01.2013 № АС-4-2/710@. 

Проявление должной осмотрительности поможет избежать и налоговых последствий, которые мы уже обсуждали: расходы и вычеты по НДС признают недействительными, доначислят налоги, выпишут штрафы и начислят пени. Если нарушения крупные, должностных лиц могут привлечь к уголовной ответственности.

Стоит помнить и о репутационных рисках: надёжные партнёры и клиенты могут отказаться работать с таким бизнесом.