Вы зарегистрировали компанию, но офис — в одном месте, а юридический адрес — в другом. Бизнес не всегда находится по адресу, который указан в ЕГРЮЛ. Стоит ли волноваться, если юридический адрес не совпадает с фактическим? Разбираемся, как действовать, если не совпадает фактический и юридический адрес, чем это грозит и как работать законно.
Что такое юридический адрес и зачем он нужен
Это адрес, по которому компания зарегистрирована в ЕГРЮЛ. Именно на юридический адрес приходят письма из налоговой, фонды направляют уведомления, а суды — повестки и решения. По этому адресу с вами будут вести переписку, туда же направят инспекцию, если потребуется проверка.
Юрадрес нужен не только для регистрации, но и для того, чтобы государство знало, где вас найти. Юридический адрес сообщает налоговой и другим ведомствам, что ваша компания не просто существует на бумаге, а имеет конкретное место — будь то арендованный офис или собственное помещение.
Если регистрируете ООО, то в качестве юрадреса можете зарегистрировать следующие варианты.
Арендованный офис. Проверьте предложения по аренде помещения в вашем городе. Когда найдёте арендодателя и договоритесь с ним об аренде, попросите его составить гарантийное письмо. В нём владелец должен указать, что намерен сдавать недвижимость для ООО. Главное — чтобы адрес не находился в списке массовых.
Массовые адреса — это когда у сотен или даже тысяч компаний одинаковый юридический адрес. Чаще всего это виртуальные офисы или адреса, где компании регистрируют без фактического присутствия и реального рабочего пространства. Контролирующие органы могут посчитать такой адрес подозрительным, ведь сложно понять, где на самом деле работает компания. Это может привести к проверкам, штрафам и даже исключению из реестра. Поэтому лучше выбрать собственный офис, склад или любое другое реальное помещение, где будете вести бизнес.
Проверьте адрес по ИНН или через сервисы ФНС. У вас должен быть доступ к помещению и возможность получать туда почту.
Перед созданием ООО подписать договор аренды не получится, так как официально юрлицо ещё не существует. Поэтому понадобится гарантийное письмо, оно понадобится вам, когда будете регистрировать ООО.
Собственное помещение. Если у вас есть коммерческая недвижимость, например, офис, склад, мастерская, вы можете использовать её в качестве юридического адреса.
Адрес жилого помещения собственника. Такой вариант допустим, но используется реже и с оговорками. Вы можете зарегистрировать компанию по месту жительства только если есть письменное согласие всех собственников квартиры или дома. Даже если вы владелец жилья, налоговая всё равно может запросить подтверждающие документы: свидетельство о собственности, согласие, гарантийное письмо.
Учитывайте характер бизнеса. Если ваша деятельность не мешает соседям, не связана с приёмом клиентов, хранением товаров, шумом от оборудования, — такой адрес можно использовать. Но если бизнес выходит за рамки тихой работы, это уже может нарушать требования Жилищного кодекса. Согласно п. 3 ст. 17 ЖК РФ, нельзя размещать в жилом доме гостиницы и промышленные производства.
Что делать, если компания находится не по юридическому адресу
Такое бывает часто: компанию регистрируют по одному адресу, а фактически она работает в офисе, коворкинге или удалённо. Если юридический адрес не совпадает с фактическим, это само по себе не нарушение.
Главное — не скрывать от проверяющих органов факт, что вы работаете не по юридическому адресу, а где-то в другом месте.
Шаг 1. Убедитесь, что по юрадресу вас действительно можно найти. Налоговая и другие контролирующие органы должны иметь возможность спокойно связаться с вами. Если письма возвращаются отправителям, это становится основанием для подозрений и может привести к внеплановой проверке.
Шаг 2. Уведомите налоговую о фактическом месте работы. Согласно п. 3 ст. 54 ГК РФ, юридическое лицо обязано сообщать государству сведения о месте нахождения, а также обо всех изменениях в компании, включая наименование, адрес и т. д. Для этого отправьте заявление по форме Р13014, указав в нём ваш актуальный адрес.
Если по новому адресу открыт филиал, склад или офис с сотрудниками — его нужно зарегистрировать как обособленное подразделение и внести в ЕГРЮЛ.
После регистрации обособленное подразделение появится в ЕГРЮЛ, и вы сможете официально работать по новому адресу.
Как налоговые органы узнают, что фактический и юридический адрес не совпадают
ФНС может узнать несколькими способами, что фактический адрес компании отличается от юридического.
При помощи корреспонденции. Письма, отправленные на юридический адрес, возвращаются отправителю с пометкой «Адресат не найден», «По этому адресу организация не числится», либо «Истёк срок хранения документов».
Лично. Инспекторы могут провести выездную проверку или прийти по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, чтобы убедиться, что компания там действительно работает.
От контрагентов. О несоответствии адреса могут сообщить партнёры, клиенты или даже конкуренты — например, если их ввели в заблуждение, не исполнили обязательства или они столкнулись с недостоверной информацией в договорах и реестрах.
Из официальных реестров. Налоговая сверяет адрес с почтовыми службами, данными Росстата, Росреестра и ФИАС. Если по юрадресу нет ООО, это тоже может послужить основанием для проверки.
Предприниматель зарегистрировал ООО в Москве, но фактически все дела вёл в Подольске. ФНС отправляла письма на московский адрес, но они возвращались.
Из-за этого ФНС заподозрила нарушение и организовала выездную проверку. В итоге операции по расчётному счёту компании временно приостановили до тех пор, пока не подтвердятся законность деятельности и актуальность указанных адресов. Это регламентирует п. 1.1 ч. 3 ст. 76 НК РФ.
Какая ответственность за несовпадение юридического и фактического адреса
Если юридический и фактический адрес ООО не совпадают, возможны следующие риски:
- Внесение в ЕГРЮЛ данных о недостоверности адреса. Когда налоговая присылает письмо с просьбой подтвердить фактическое место работы, надо ответить в течение 30 дней. Иначе в ЕГРЮЛ внесут запись о том, что юрадрес неверен. У вас есть примерно один-два месяца, чтобы добровольно подать заявление о смене адреса, иначе компанию исключат из единого государственного реестра юрлиц. Иногда ставят более длительные сроки, но это не гарантировано и зависит от конкретной ситуации и поведения компании. Лучше не откладывать — быстрое исправление идёт в вашу пользу.
- Блокировка счёта и проверки. Налоговая может временно заблокировать операции по расчётному счёту. В такой ситуации вы не сможете принимать платежи, платить контрагентам и нормально вести бизнес, пока не решите проблему. ФНС может проверить вашу деятельность более тщательно, выявить нарушения в учёте или налогообложении, что приведёт к доначислениям налогов, штрафам и пеням.
- Штрафы. Если юрадрес отличается от фактического, уведомить налоговую нужно в течение трёх рабочих с момента, когда начали работать по фактическому адресу. Согласно п. 4 ст. 14.25 КоАП РФ, штраф заплатит руководитель компании или должностное лицо — от 5000 до 10 000 рублей. А если нарушили повторно — дисквалифицируют на срок от одного до трёх лет.
- Невозможность нормально вести бизнес. Банки и контрагенты проверяют юридический адрес перед сотрудничеством. Если адрес вызывает сомнения или письма и документы не доходят, вы столкнётесь с трудностями при открытии счетов, получении кредитов и заключении договоров.
Итог
Вести бизнес — это не только работать и зарабатывать, но и соблюдать правила. Если юридический адрес не совпадает с фактическим, ничего страшного, это не запрещено по закону.
Само по себе несовпадение юридического и фактического адреса — это не первопричина для штрафов и проверок. Если письма возвращаются отправителям, это становится основанием для подозрений со стороны надзорных органов.
