Увольнение в связи со смертью работника — редкая и неприятная задача, но от такой ситуации никто не застрахован. В статье мы разберём, без каких документов прекратить трудовые отношения нельзя, как всё оформить и что делать, когда родственники обратятся за деньгами.
Порядок прекращения трудового договора
Основанием для этого считается смерть работника либо вступившее в силу решение суда о признании человека умершим или безвестно отсутствующим.
Увольнение в связи со смертью работника — не совсем корректная формулировка (хотя дальше мы всё же будем использовать её для удобства). Правильнее — «прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон»: п. 6 ст. 83 ТК РФ.
Когда человек умирает вне работы, обычно об этом сообщают родственники или полиция. Если трагедия произошла на рабочем месте, нужно вызвать скорую помощь и полицию. Они оформят необходимые документы, которые нужны, чтобы в итоге загс оформил свидетельство о смерти для расторжения трудового договора.
Шаг 1. Получить документы для расторжения договора
Есть два документа, которые дают работодателю право расторгнуть трудовой договор:
- Копия свидетельства о смерти — если смерть подтверждена.
- Решение суда об объявлении гражданина умершим или о признании безвестно отсутствующим. Его составляют в трёх случаях: когда 5 лет нет сведений о местонахождении человека по месту жительства; когда он пропал без вести при обстоятельствах, угрожающих гибелью либо позволяющих предполагать смерть от несчастного случая (п. 1 ст. 45 ГК РФ).
Если родственников нет, нужно сделать письменный запрос в загс. Вы получите повторное свидетельство о смерти, чтобы оформить увольнение умершего сотрудника и прекратить трудовой договор (п. 2 и п. 7 ст. 9 ФЗ-143).
Фактически приказ об увольнении в связи со смертью издаётся позже даты смерти — когда будет получен документ, но в качестве даты прекращения договора нужно указать именно день смерти.
Шаг 2. Издать приказ о прекращении договора
Когда работник умер или суд признал его умершим, работодатель оформляет приказ о прекращении трудового договора. Его можно сделать по унифицированной форме Т‑8 или по форме, которую вы сами разработаете и утвердите.
В строке с основанием для прекращения трудового договора важно написать формулировку так, как она звучит в ТК РФ, со ссылкой на норму: «Смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» (либо «Признание судом работника умершим» — также со ссылкой на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
В приказе обязательно указывают документ, который подтверждает событие: реквизиты свидетельства о смерти (серию, номер, дату) или решения суда (какой суд, дату, номер).
Датой прекращения трудового договора считают день смерти, указанный в свидетельстве, — независимо от того, когда это произошло (на работе или после работы, в отпуске, на больничном, в выходной или праздник).
Если дело оформляется через суд и дата смерти не установлена, тогда датой прекращения договора считают день вступления решения суда в законную силу. При этом дата приказа может быть позже даты прекращения договора.
Подписи работника на приказе не будет, и родственники не расписываются вместо него. Поле «С приказом ознакомлен» обычно остаётся пустым, а при необходимости можно сделать отметку вроде «Ознакомить невозможно в связи со смертью работника» и заверить её подписью ответственного сотрудника или руководителя.
Строку с мнением профсоюза в этом случае не заполняют (ст. 373 ТК РФ). После оформления приказ регистрируют по правилам, принятым в вашей компании (например, в журнале регистрации приказов).
Шаг 3. Передать сведения в СФР
Не позднее дня, следующего после дня, когда издан приказ о прекращении договора, нужно отправить в Социальный фонд форму ЕФС-1:
- Титульный лист.
- Подраздел 1 раздела 1.
- Подраздел 1.1 раздела 1.
Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке
Трудовая книжка сотрудника может быть бумажной или электронной (ЭТК). Вне зависимости от формата нужно внести в неё запись с такой формулировкой: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
Также указывают порядковый номер и дату записи, реквизиты приказа о прекращении договора.
Запись должна быть заверена подписью ответственного сотрудника или руководителя, а если у вас есть печать, то запись нужно визировать.
Шаг 5. Выдать документы умершего сотрудника
В правилах (п. 38 Порядка из приказа Минтруда № 320н) прямо сказано, что бумажную трудовую нужно передать семье одним из двух способов.
Первый вариант — выдать книжку лично члену семьи, который пришёл к вам и показал свидетельство о смерти. Чтобы потом не было споров, с получателя берут расписку, что трудовую книжку он получил на руки.
Второй вариант — отправить книжку почтой, но так можно сделать только если родственник заранее написал письменное заявление с просьбой выслать документ.
Если за трудовой книжкой пришли несколько родственников, обычно её отдают тому, кто обратился первым. Встречается подход, при котором документ отдают более близкому родственнику (супругу или супруге, родителям, детям), чтобы это было логично и справедливо.
Выгодно закрыть вопрос с трудовой книжкой как можно раньше. Если её никто не заберёт, документ придётся хранить:
- Либо до тех пор, пока не обратятся родственники.
- Либо по архивным правилам — вплоть до 50 лет, если документы по сотруднику были оформлены после 2003 года.
Если умерший сотрудник перешёл на ЭТК, то бумажную книжку ему уже выдавали раньше, и у вас её не будет. Тогда родственникам вместо книжки выдают справку СТД‑Р — в ней указаны сведения о работе умершего.
Вы не обязаны разыскивать семью, но если контакты родственников известны, разумно написать им письмо: сообщить, что нужно принести свидетельство о смерти и решить вопросы с документами и выплатами.
Шаг 6. Выплатить необходимые суммы
Чтобы рассчитать и учесть все причитающиеся деньги, нужно составить записку-расчёт (расчётный лист) по форме Т-61. В этом принимает участие бухгалтер и сотрудник отдела кадров.
Разберём, какие выплаты возможны родственникам умершего.
Выплаты по ТК РФ
Сюда входит всё, что бывшему сотруднику положено по трудовому договору: зарплата, надбавки, премии, отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск и так далее.
Деньги выдают:
- Членам семьи (супруг, супруга, родители, дети, в том числе усыновлённые).
- Человеку, который был иждивенцем умершего на день смерти (ст. 141 ТК РФ).
Чтобы получатель мог претендовать на деньги, он должен предоставить заявление, копию свидетельства о смерти, паспорт и документ, который подтверждает родство или иждивение.
Иногда важно подтвердить совместное проживание. Например, если смерть произошла во время больничного, то выплата, связанная с больничным (в том числе за первые дни), может потребовать подтверждения, что получатель жил вместе с работником. Тогда это подтверждают документами вроде штампа регистрации или выписки из домовой книги. К нетрудоспособным иждивенцам это правило обычно не применяют.
Когда вы получите все документы, деньги нужно передать в течение 7 дней — опоздание могут признать нарушением по ст. 5.27 КоАП РФ.
Родственники могут обратиться за выплатами в течение 4 месяцев со дня смерти работника. Если этого не происходит, все суммы включаются в наследство и распределяются через суд.
Пособие на погребение
Кроме денег, заработанных умершим, есть пособие на погребение для организатора похорон. Оно выплачивается, даже если он не родственник умершего и не жил вместе с ним.
Получатель должен принести:
- Паспорт.
- Справку о смерти по форме № 11.
- Заявление в свободной форме.
При этом чек за похороны не нужен, потому что пособие — фиксированная сумма. В 2026 году она составляет 9678,63 рубля и не облагается НДФЛ и взносами. Сначала вы платите деньги из бюджета компании, а затем их возвращает СФР.
Обратиться за пособием на погребение можно в течение 6 месяцев со дня смерти.
Матпомощь
Это деньги, которые выплачиваются только по вашей инициативе как работодателя. Условие о материальной помощи в случае смерти работника может быть утверждено локальными актами или выплачена по решению работодателя.
- Матпомощь в случае смерти не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 8 ст. 217, ст. 420 НК РФ).
- Если вы плательщик налога на прибыль, то включить матпомощь в расходы для уменьшения налоговой базы нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Итог
- Если сотрудник умер или признан умершим по решению суда, трудовой договор с ним прекращается по обстоятельствам, не зависящим от сторон, на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.
- Чтобы прекратить договор, нужно свидетельство о смерти или решение суда. Когда документ получен, издайте приказ о расторжении договора, передайте эту информацию в СФР (сдать форму ЕФС-1) и сделайте запись в трудовой книжке.
- Если к вам обратятся родственники, им нужно выдать бумажную трудовую книжку или форму СТД-Р (аналог электронного документа) и причитающиеся деньги (если предоставят документы).
- Получатели могут претендовать на выплаты по ТК РФ (зарплату, премию, отпускные и т. д.). На обращение у получателя есть 4 месяца с даты смерти.
- Также в течение 6 месяцев к вам могут обратиться за пособием на погребение. Оно положено организатору похорон, даже если он живёт отдельно от бывшего работника и не приходится ему родственником. Придётся выплатить деньги из вашего бюджета, но потом их вернёт Социальный фонд.
- Если так принято в вашей компании или есть желание помочь, родственнику умершего можно выплатить и матпомощь. Она не облагается НДФЛ и взносами, но не включается в расходы по налогу на прибыль.
