Прогул — ситуация, когда сотрудника нет на рабочем месте без уважительной причины. По ТК РФ прогулом считают либо отсутствие более четырёх часов подряд в течение рабочего времени, либо невыход вообще — даже если смена длится четыре часа и меньше (п. 6 ст. 81 ТК РФ).
Прогул относится к грубым нарушениям и может стать основанием для увольнения. Разбираем порядок увольнения за прогул для тех, кто работает удалённо и на местах, чтобы не нарушать трудовое законодательство.
Зафиксируйте, что работник не вышел на работу
Сначала убедитесь, что сотрудник действительно должен быть на работе:
- Проверьте график работы, сменность, табель, возможные переносы или замены.
- Уточните ситуацию у непосредственного руководителя и коллег: вдруг в этот день сотрудник дистанционно работает по договорённости.
Составьте акт об отсутствии на рабочем месте. Обычно акт оформляют в день неявки (и при необходимости — повторяют фиксацию, если отсутствие продолжается).
В акте фиксируют:
- Дату и время (когда установили отсутствие).
- ФИО, должность сотрудника.
- Место работы (рабочее место или подразделение).
- Факт отсутствия и что сотрудник о нём не предупреждал (если так).
- Подписи составителя и свидетелей (как правило, не менее двух).
Акт — это точка опоры на случай судебного спора. Относительно подсчёта времени вокруг обеда судя приходят к противоположным решениям, поэтому безопаснее фиксировать точные интервалы отсутствия.
Если работника не было на месте ровно 4 часа или меньше — это опоздание. Оно не является грубым нарушением, но если повторяется, то даёт право уволить сотрудника (п. 5 ст. 81 ТК РФ).
Отразите неявку в табеле учёта рабочего времени. Код неявки зависит от того, установлена причина или нет. Если она пока не подтверждена документами, ставят неявку по невыясненным причинам («НН»). Когда будет ясно, что это прогул, табель переоформляют: меняют этот код неявки на прогул — «ПР».
Узнайте причину неявки
После фиксации отсутствия задача работодателя — выяснить, почему сотрудник не вышел на работу, и есть ли уважительная причина.
Попытайтесь связаться с сотрудником всеми доступными способами. Используйте те каналы, которые обычно применяются в работе и которые можно подтвердить:
- Телефонные звонки и СМС.
- Мессенджеры и корпоративные чаты.
- Электронную почту.
Зафиксируйте попытки контакта: скриншоты, распечатки писем и так далее. Непосредственному руководителю нужно составить служебную записку (докладную) о том, что работник не вышел на работу.
Попросите объяснить причину и сроки отсутствия. Для этого нужно направить работнику письменное уведомление (лучше заказным письмом с отметкой о вручении).
Что включить в уведомление:
- Что сотрудник должен письменно в произвольной форме объяснит, почему его нет на месте.
- Что на объяснение есть 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).
- Что при отсутствии письменных объяснений к работнику могут применить дисциплинарное взыскание, в том числе увольнение за прогул.
Если сотрудник отказывается давать объяснения — зафиксируйте отказ. В таких случаях оформляют акт о непредоставлении объяснений (или об отказе). Это не заменяет объяснительную, но позволяет продолжить процедуру дисциплинарного взыскания без неё.
Пока нет никакого ответа, увольнять работника не стоит, так как объяснение — необходимый шаг для взыскания. Безопаснее и дальше делать в табеле отметки об отсутствии, зарплата за этот период не начисляется.
Определитесь с дальнейшими мерами
- Например, работник вышел на связь, и причина прогула оказалась уважительной. Тогда увольнять за это нельзя, сотрудник может просто продолжать работать.
- Например, сотрудник вышел на работу, но никак не объяснил своё отсутствие или причина оказалась неуважительной. Тогда работодатель может наложить дисциплинарное взыскание (в первом случае обязательно составить акт об отказе).
Увольнение за прогул — право, а не обязанность. Можно обойтись другим дисциплинарным взысканием — замечанием или выговором. О том, как это оформить, мы писали в отдельной статье, поэтому дальше перейдём к процедуре увольнения.
Шаг 1. Издать приказ об увольнении за прогул. Для него есть унифицированная форма Т-8. Одна из её граф посвящена основанию для увольнения — там можно написать примерно такую формулировку: «Уволен(а) по инициативе работодателя за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей — прогул; приказ о дисциплинарном взыскании № ___ от ___; подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
С приказом сотрудника знакомят под подпись.
Шаг 2. Сделать отметку в трудовой книжке. Формулировка может быть такой: «Трудовой договор прекращён по инициативе работодателя — за прогул, подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Если ведёте личные карточки работников, в карточке увольняемого тоже нужно сделать аналогичную запись.
Шаг 3. Рассчитаться с сотрудником. Сначала составляют расчётный листок — форму Т-61. В день увольнения нужно выплатить то, что причитается работнику: зарплату (за период до прогула), компенсацию за неиспользованный отпуск и так далее.
Если сотрудник не вышел на работу в день увольнения, оформить расчёт нужно максимум на следующий день после обращения уволенного за деньгами.
Кроме денег, работнику нужно выдать документы:
- Расчётный листок.
- Трудовую книжку или СТД-Р.
- Выписку из ЕФС-1.
- Выписку из раздела 3 РСВ (персонифицированные сведения о застрахованных лицах).
- Выписку из отчёта о персонифицированных сведениях.
- Оригиналы и копии документов (военный билет, диплом и так далее).
Шаг 4. Уведомить СФР. Не позднее дня, следующего после даты увольнения, в Социальный фонд нужно отправить форму ЕФС-1: титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и подраздел 1.1 подраздела 1.
Шаг 5. Уведомить военкомат. Если работник военнообязанный, сообщить в военный комиссариат об увольнении нужно в течение 5 дней. Чтобы это сделать, нужно заполнить форму из приложения № 2 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.
Совет
Решение об увольнении принимайте только после проверки трёх вещей: факт прогула, отсутствие уважительной причины и соблюдение процедуры. Действуйте пошагово: фиксация отсутствия, запрос объяснений, оценка причины, приказ, ознакомление, расчёт и отчётность. Не допускайте «пустых» периодов без актов при длительной неявке: чем логичнее и аккуратнее цепочка документов, тем устойчивее позиция работодателя.
Что делать, если сотрудник на удалёнке
Если удалённые сотрудники не вышли на работу, проблема прогула выглядит иначе: физического рабочего места нет, а факт отсутствия подтверждается отсутствием связи и выполненных задач. Поэтому ключевое — заранее опираться на правила взаимодействия и фиксировать, что сотрудник не выполнял работу в рабочее время.
Проверьте, должен ли сотрудник быть на связи именно сейчас. Откройте документы, по которым работает удалёнщик: трудовой договор, допсоглашение о дистанционной работе, локальные правила.
В документах закрепляют:
- Режим работы и рабочие часы.
- Порядок постановки задач и сдачи результата.
- Каналы связи (почта, корпоративный мессенджер, система задач).
- Сроки, в которые сотрудник обязан отвечать.
Если порядок не определён, дальше будет сложнее доказывать прогул, поэтому действуйте максимально аккуратно.
Зафиксируйте отсутствие коммуникации и выполнения работы. Соберите подтверждения, что в рабочее время сотрудник:
- Не отвечал по согласованным каналам связи.
- Не выходил на созвоны или планёрки, если они предусмотрены.
- Не выполнял задачи и не передавал результат.
В качестве фиксации подойдут переписка, письма, выгрузки из системы задач, служебная записка руководителя, скриншоты уведомлений о недоставке или непрочтении (если их можно идентифицировать).
Далее процедура аналогична:
- Составьте акт (служебный документ) о неисполнении в рабочее время.
- Зафиксируйте, что пытались связаться с удалёнщиком.
- Запросите письменное объяснение.
- Оцените причины отсутствия.
- Наложите дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Как не допустить прогулов в будущем
Профилактика почти всегда дешевле увольнений и судов: важно заранее создать понятные правила и организовать контроль.
Продумайте и зафиксируйте:
- Чёткий режим и правила отсутствий. Пропишите, как согласуются отгулы, перенос смен, отпуск вне графика, а также что делать при форс-мажоре и как быстро уведомлять руководителя.
- Понятные каналы связи и ответственность за молчание. Один основной канал + резервный, сроки ответа, роли сотрудников, которые участвуют в фиксации прогула (руководителя, HR, юриста при необходимости).
- Удобный учёт рабочего времени. Для офиса — СКУД и табель, для удалёнки — трекер задач, система кадрового электронного документооборота и учёта рабочего времени, регламент ежедневной отметки начала и окончания работы.
- План подмены. На критичных позициях заранее держите схему замещения: совмещение, временный перевод, кадровый резерв или срочный договор на период отсутствия.
Коротко о главном
Как поступить, если работники не вышли на работу:
- Определите, есть ли прогул — отсутствие без уважительной причины весь день (смену) или более 4 часов подряд. Убедитесь, что отсутствующие действительно сейчас должен быть на работе.
- Зафиксируйте неявку. Составьте докладную записку (это делает непосредственный руководитель), составьте акт и отметьте отсутствие в табеле.
- Выясните причину. Свяжитесь с сотрудниками, запросите письменное объяснение. Если оно в течение 2 дней не последует, оформите акт об отказе. Если объяснение есть, определите, была ли причина уважительной для прогула.
- Увольнение за прогулы на работе возможно, если работника действительно не было более 4 часов, причина отсутствия не уважительная, а процедура фиксации соблюдена. Далее нужно составить соответствующий приказ (форма Т-8), сделать запись в трудовой книжке, рассчитать работника и выдать ему документы. Также необходимо отправить отчётность в СФР и военкомат.
- Чтобы не пришлось оформлять увольнение работника за прогул на удалёнке, определите правила, которые помогут контролировать рабочее время.
