Ключевой элемент онлайн-кассы — фискальный накопитель. Это защищённое устройство, которое хранит данные о продажах, формирует фискальные признаки и подписывает электронные документы. По сути, это электронная защищённая память, которая делает невозможным изменение информации о продажах задним числом.
Зачем нужна онлайн-касса
Онлайн-кассы — обязательное требование закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». Такой кассовый аппарат повышает прозрачность бизнеса и упрощает налоговый контроль.
Как работает онлайн-касса
Касса формирует чеки, отчёты об открытии и закрытии смены. Все операции записываются на чип памяти — фискальный накопитель. Благодаря интернету данные сразу отправляются оператору фискальных данных, а он перенаправляет их в налоговую.
Кто должен использовать онлайн-кассу
Закон обязывает большинство предпринимателей использовать онлайн-кассы.
Кто может работать без онлайн-кассы
Все исключения перечислены в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Виды онлайн-касс
На рынке представлены разные модели онлайн-касс, которые различаются по функциональности, размеру и способу использования.
По типу устройства
Мобильные кассы. Компактные устройства с минимальным функционалом, которые фиксируют оплату и печатают чеки. Удобны для курьеров, таксистов, выездной торговли.
Смарт-терминалы. Продвинутая версия мобильных касс. Это устройства с экраном, принтером чеков и встроенным модулем эквайринга. Это оптимальный вариант для малого бизнеса. Например, в Альфа-Банке это Альфа-Касса.
Стационарные кассы с фискальным регистратором. Кассовые аппараты, которые подключаются к компьютеру или POS-системе и терминалу эквайринга. Работают на специальном программном обеспечении. Оптимальны для средних и крупных магазинов, ресторанов.
Кассы в телефоне. Мобильные приложения, которые превращают смартфон или планшет в кассу. Для печати чеков используется компактный принтер, который подключается по Bluetooth. Подходят для самозанятых, ИП, выездной торговли, курьеров и такси.
Облачные кассы. Виртуальные кассы, которые размещаются на серверах оператора и используются для интернет-торговли. Не требуют физического устройства у продавца.
По способу подключения к интернету
Чек-лист: как выбрать онлайн-кассу
Выбор онлайн-кассы зависит от особенностей вашего бизнеса, объёма продаж и бюджета. Вот ключевые параметры, на которые стоит обратить внимание.
Инструкция: как зарегистрировать онлайн-кассу
Регистрация онлайн-кассы — обязательная процедура перед началом её использования. Сделать это можно самостоятельно, без визита в налоговую.
Шаг 1. Подготовка
- Купите кассу и фискальный накопитель. Убедитесь, что модели включены в реестр контрольно-кассовой техники (ККТ) и реестр фискальных накопителей.
- Заключите договор с ОФД. Выберите оператора фискальных данных и оплатите его услуги. Перечень сертифицированных операторов есть на сайте налоговой.
- Подготовьте электронную подпись. Для регистрации в личном кабинете ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Шаг 2. Регистрация в личном кабинете ФНС
- Войдите в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС с помощью электронной подписи.
- Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники».
- Нажмите «Зарегистрировать ККТ».
- Заполните заявление о регистрации. Укажите модели кассы и фискального накопителя, введите заводские номера устройств, адрес торговой точки, режим налогообложения, данные ОФД и особенности применения кассы.
- Подпишите заявление электронной подписью и отправьте в ФНС.
Шаг 3. Фискализация кассы
- Получите регистрационный номер ККТ от ФНС. Обычно он приходит в течение суток.
- Включите кассу и введите регистрационный номер. Автоматически распечатается чек с параметром фискализации (10 цифр). Укажите их в личном кабинете на сайте ОФД.
Шаг 4. Завершение регистрации
- Дождитесь, когда в личном кабинете ФНС появится карточка регистрации ККТ. Теперь кассу можно использовать.
Шаг 5. Проверка работы
- Пробейте тестовый чек и убедитесь, что он корректно формируется.
- Проверьте передачу данных в ОФД в личном кабинете оператора.
- Настройте дополнительные параметры кассы: реквизиты компании для чеков, налоговые ставки, наименования товаров и услуг, права доступа для кассиров.
Частые ошибки при работе с онлайн-кассами
Даже опытные предприниматели иногда допускают ошибки при выборе и использовании онлайн-касс.
Онлайн-касса — это не просто устройство для соблюдения закона, а полноценный инструмент для управления выручкой. Правильно выбранная и настроенная касса помогает контролировать продажи, анализировать данные и принимать обоснованные решения. А благодаря постоянному развитию технологий, работа с кассой становится всё проще и эффективнее.
