Виды накладных
В практике бизнеса используют несколько видов накладных. Основные из них — товарная, транспортная и товарно-транспортная. В отдельных ситуациях применяют расходную накладную.
Товарная накладная
Нужна, когда продавец передаёт товар покупателю. Обычно её оформляют в сделках между организациями и ИП. В расчётах с физлицами часто достаточно кассового чека.
По товарной накладной продавец подтверждает списание товара и отражает выручку, а покупатель подтверждает расходы на покупку товара и ставит его на учёт.
Вместо товарной накладной можно оформить универсальный передаточный документ (УПД). Он подтверждает передачу товара покупателю, а если вы плательщик НДС — может заменить и счёт-фактуру.
Транспортная накладная
Оформляют, когда груз везёт транспортная компания, а не продавец своими силами. Документ сопровождает товар в пути и включает информацию о перевозчике, транспорте, маршруте и сроках доставки.
В транспортной накладной обычно не указывают стоимость товара — она нужна, чтобы подтвердить расходы на перевозку
Например, у вас интернет-магазин электроники, и вы закупаете у поставщика смартфоны и аксессуары. В этом случае накладная нужна:
- Вам, чтобы поставить смартфоны и аксессуары на баланс и учесть их в расходах.
- Поставщику, чтобы зафиксировать продажу и списать себестоимость товара.
Если доставку со склада поставщика до вашего склада выполняет транспортная компания, дополнительно оформляют транспортную накладную на перевозку.
Товарно-транспортная накладная
Одновременно подтверждает отгрузку товара продавцом и его передачу перевозчику. В документе учитывают стоимость самого товара и расходы на его перевозку.
До 2013 года эта накладная была обязательной для большинства перевозок. Сейчас она требуется только для перевозки алкогольной продукции.
Расходная накладная
Используют в двух случаях:
- Перемещение товара внутри компании. Например, когда товар передают с собственного склада в магазин или между филиалами.
- Возврат товара. Если часть партии пришла с браком или не соответствует условиям поставки, можно оформить документы только на эту часть, а не возвращать всё.
Зачем бизнесу нужна накладная
Накладная подтверждает реальность хозяйственной операции и помогает корректно вести бухгалтерский и налоговый учёт.
Документ нужен, чтобы:
- Подтвердить доходы продавца или перевозчика.
- Подтвердить расходы покупателя.
- Обосновать вычет по НДС, если он применяется.
- Корректно рассчитать налоги.
- Доказать законность операций при проверках.
На ОСН и УСН «Доходы минус расходы» без накладной расходы на товар или доставку могут не признать.
Накладные могут запросить:
- Налоговая — при камеральных и выездных проверках.
- Банки — при проверке операций в рамках 115-ФЗ.
- Правоохранительные органы — при проверках финансовой деятельности.
- Суды — при спорах между сторонами сделки.
Как оформить накладную
Порядок оформления обычно включает несколько шагов:
- Выберите нужную форму.
- Заполните данные сторон сделки: название, адрес, реквизиты.
- Укажите номер и дату документа.
- Внесите информацию о товаре: наименование, количество, цену.
- Укажите сумму с НДС, если продавец является плательщиком НДС.
- Проверьте данные и подпишите документ.
Ответственность за ошибки
Если по накладной нельзя подтвердить передачу товара, его количество или стоимость, налоговая может не признать расходы, пересчитать налог и начислить пени.
Штрафы за грубые нарушения правил учёта по НК РФ:
- 10 000 рублей — если нарушение выявлено за один налоговый период;
- 30 000 рублей — если нарушения выявлены за несколько периодов;
- 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей — если из-за ошибок занизили налоговую базу.
Также из-за ошибок в накладных банк может запросить дополнительные документы по сделке и ограничить операции по 115-ФЗ, а при спорах с контрагентами суд не засчитает документ за доказательство.
