Соглашение об ЭДО — это договорённость между контрагентами обмениваться документами в электронном виде. В нём стороны определяют правила такого обмена, признают юридическую силу электронных документов и договариваются, какие виды документов будут передавать через ЭДО.
В каких случаях нужно заключать соглашение об ЭДО
Закон разделяет ситуации, когда соглашение обязательно и когда можно работать без него.
Если документы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), соглашение обычно не нужно. Такие документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные с собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 закона № 63-ФЗ).
Если стороны используют простую или неквалифицированную электронную подпись, соглашение об ЭДО понадобится. О признании таких подписей необходимо договориться (п. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). Без этого электронные документы не будут иметь юридической силы.
Для некоторых документов закон прямо устанавливает вид подписи. Например, электронные счета-фактуры подписывают только усиленной квалифицированной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Использовать другую подпись нельзя, даже если стороны договорились об этом.
Перед началом работы уточните у контрагента, какой тип подписи он использует. От этого зависит, нужно ли оформлять соглашение.
Что указывать в документе
Закон не устанавливает требований к форме документа, поэтому его составляют в свободной форме. Чаще всего используют готовые шаблоны, которые предоставляют операторы ЭДО.
В документе обычно указывают:
- Реквизиты сторон.
- Цели использования ЭДО.
- Права и обязанности сторон.
- Тип электронной подписи, который используют стороны.
- Виды документов для электронного обмена.
- Ответственность сторон.
- Порядок разрешения споров.
Если контрагенты используют разных операторов ЭДО, убедитесь, что между ними настроен роуминг.
Что важно знать при оформлении
Укажите, кто будет подписывать документы электронной подписью. У этого человека должен быть действующий сертификат подписи, соответствующий выбранному типу — квалифицированной или неквалифицированной.
Перечислите виды документов, которыми будете обмениваться через ЭДО. Если список не определить, стороны могут по-разному понимать, что допускается для электронного обмена.
Помните, что соглашение об ЭДО не заменяет основной договор между контрагентами. Оно регулирует только порядок обмена электронными документами.
