Это официальный документ, который оформляется, когда планируемая служебная поездка сотрудника не может состояться. Такой приказ нужен, чтобы зафиксировать отмену командировки, сообщить об изменениях отделу кадров и бухгалтерии, а также соблюсти внутренний порядок организации.
Документ помогает правильно оформить возврат аванса и избежать ошибок при закрытии служебной поездки.
Приказ об отмене командировки оформляют в разных ситуациях:
- Изменились запланированные встречи с партнёрами или отпала необходимость в поездке.
- Рейс отменили, и невозможно выехать или вылететь в установленный срок.
- Сотрудник не может выполнить служебное задание по объективным причинам.
В таких случаях руководитель компании должен оформить приказ. Это важно, чтобы бухгалтерия знала о возврате денег и могла правильно закрыть служебную поездку, а отдел кадров — скорректировать график сотрудников.
Как составить приказ об отмене командировки
При составлении приказа указывают:
- ФИО сотрудника и его должность.
- Название командировки и даты запланированной поездки.
- Причины отмены командировки — например, изменения в документах или невозможность провести запланированные операции.
- Сведения о возврате суммы, выданной на командировочные расходы.
- Подпись руководителя организации и при необходимости подтверждение согласия сотрудника.
Для оформления приказа об отмене командировки важно обосновать решение. Обычно к документу прикладывают заявление или служебную записку сотрудника с объяснением причин отмены. Если работодатель уже выплатил сотруднику командировочные, компании нужно оформить акт возврата выданных средств или документ о закрытии поездки, чтобы зафиксировать завершение всех операций по командировке.
Количество образцов приказов об отмене командировки зависит от внутренних распоряжений компании, но обычно не более двух экземпляров: один для работодателя, другой — для сотрудника. Приказ об отмене командировки оформляют в письменной форме и регистрируют по правилам делопроизводства компании.
Скачайте образец приказа об отмене командировки и адаптируйте его под особенности вашей организации.
