В какие организации нужно отчитаться при найме сотрудника

Когда вы берёте нового человека на работу, нужно обязательно передать информацию в государственные организации о нём. На обычного сотрудника нужно подать всего один отчёт. Но если вы нанимате иностранца или военнообязанного, то подготовьте дополнительные сведения.

В статье подробно рассказали, какие данные и куда нужно направить по каждой категории работников. Назвали сроки подачи и суммы штрафов при нарушении порядка.

Куда нужно отчитаться при приёме сотрудника

• В Социальный фонд России (СФР). О каждом принятом работнике по трудовому договору или на ГПД.
• В военкомат, если нанимаемый работник военнообязанный. Подробнее о категориях граждан, которые подлежат воинскому учёту, написали в статье.
• В МВД, если иностранец.

Отчёт в СФР при приёме на работу

При приёме на работу сотрудника нужно подать отчёт ЕФС-1. Начиная с 1 января 2023 года, все работодатели обязаны представлять эту форму в СФР. Отчёт стал единой заменой сразу нескольким формам: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-1 и 4-ФСС.

С 2026 года действует новый бланк и порядок заполнения ЕФС-1. Они утверждены Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.

Новая форма ЕФС-1 включает в себя:

• Титульный лист.
• Раздел с данными о трудовой деятельности, страховом стаже, оплате труда и дополнительных взносах на пенсионные накопления.
• Раздел с информацией о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производстве.

Что поменялось в отчёте с 2026 года:

• Новый код для иностранцев — «МДИГ». Если вы принимаете на работу иностранного гражданина, с которым у России есть международный договор о пенсионном и соцстраховании, теперь в графе «Статус ЗЛ» нужно ставить именно этот новый код. Это касается и трудовых, и гражданско-правовых договоров.
• Убрали коды для дистанционки и надомной работы. Раньше для дистанционных «ДИСТ» и надомных «НДОМ» работников нужно было проставлять специальные коды. Теперь таких сотрудников оформляют как обычных. И самое главное — о переводе сотрудника на удалёнку или обратно в офис больше не нужно отдельно сообщать в СФР.
• Отчёт с отметкой «ПЕРЕВОД» теперь сдаётся только в двух случаях. Если сотрудника постоянно переводят на другую должность или работу. Если ему вводят или отменяют неполный рабочий день.
• Добавили ситуации, при которых отчёт надо сдавать с отметками «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ». Если госслужащего призывают на военную службу по мобилизации или контракту, а потом он возвращается, теперь об этом нужно отчитаться. При уходе указывается «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», а при возвращении — «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».
• Уточнили правила для договоров ГПХ. События «НАЧАЛО» и «ОКОНЧАНИЕ» договора ГПХ указываются по датам фактического начала и завершения работы, а не просто по датам подписания договора. 
• Более чётко прописано, когда использовать специальные коды «ДОИП» и «ЛДПИ». Первый — для договоров, где автор продаёт исключительные права на свои изобретения, программы или товарные знаки. Второй — для договоров, связанных с добычей полезных ископаемых.

ЕФС-1: как заполнить и подать при приёме на работу

Заполните подраздел 1.1. подраздела 1 формы ЕФС-1 по каждому сотруднику, которого приняли на работу.

Сдать отчёт ЕФС-1 в СФР можно в электронной или бумажной форме. Электронный формат утвержден Приказом СФР от 17.11.2025 № 1463.

Формат зависит от численности сотрудников:



• Только в электронном виде обязаны сдавать работодатели, у которых количество работников превышает 10 человек. Сюда входят трудовые договоры и ГПХ.
• Если работников меньше 10, отчётность можно отправлять электронно или на бумаге.

Сведения в военкомат о приёме военнообязанного

При приёме или увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учёту, нужно сообщить об этом в военкомат в течение пяти дней. Сведения направьте по форме из постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Если работник живёт в вашем городе — сообщите в военкомат по месту его регистрации. Если он приехал из другого города, отправьте сведения в военкомат по месту, где он сейчас фактически живёт. Обязательно предупредите сотрудника, чтобы он сам сходил в этот военкомат и встал там на учёт.

Как можно подать уведомление:



• В бумажной форме. Первый вариант: передайте документ лично и получите отметку о приёме на вашем экземпляре. Второй: отправьте заказным письмом с описью и уведомлением, обязательно сохраните почтовые документы для подтверждения.  
• В электронном формате. Сейчас нельзя направить сведения через Госуслуги или реестр учёта. Это можно сделать только через региональные порталы, если они доступны, например, в Москве через mos.ru после регистрации кабинета организации.

Уведомление в МВД о приёме на работу иностранца

Если вы нанимаете иностранного гражданина, вы обязаны сообщить об этом в миграционное управление МВД. Независимо от того, есть у него виза или нет, живёт он в России временно или постоянно.

Уведомление подаётся в отделение Главного управления по вопросам миграции МВД по месту работы сотрудника. Адреса можно найти на официальном сайте МВД.

Форма уведомления утверждена Приказом МВД от 30.07.2020 № 536.

Способы подачи:



• Лично или через курьера в территориальный орган МВД.
• Заказным письмом по почте с уведомлением о вручении.
• Онлайн через сервис «Уведомление по трудовым мигрантам» на портале Госуслуги с усиленной электронной подписью.

При личной подаче вам выдадут справку. При электронной — вы получите уведомление в личном кабинете на Госуслугах.

Если выбрали бумажную форму

Заполните уведомление от руки или напечатайте на компьютере на русском языке. Не зачёркивайте, не сокращайте и не исправляйте слова.

Если вам не хватит места в основном бланке, заполните дополнительные листы уведомления и внесите в них недостающую информацию. Прошейте и пронумеруйте уведомление вместе с дополнительными листами. На обороте последнего листа сделайте заверительную запись.

В какие сроки необходимо сдать отчётность

ЕФС-1 в СФР — на следующий рабочий день после даты издания приказа о приёме на работу. Если эта дата выпадает на выходной или праздник, срок переносится на первый следующий рабочий день.

Сведения в военкомат — в течение пяти дней со дня, как приняли или уволили работника.

Уведомление в МВД — в течение трёх рабочих дней с даты заключения договора.

Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу

ЕФС-1 в СФР:



• Для должностного лица, например, руководителя или кадровика — штраф от 300 до 500 рублей.
• Для организации — 500 рублей за каждый отчёт, который не был сдан вовремя.

Если работодатель, обязанный сдавать отчёт электронно, подаст его на бумажном носителе, будет штраф 1000 рублей.

Сведения в военкомат:



• Штраф на организацию от 40 000 до 50 000 рублей.

Уведомление в МВД:

• Штраф для должностных лиц — от 35 000 до 50 000 рублей.
• Для организаций и предпринимателей — от 400 000 до 800 000 рублей или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Штраф предусмотрен за каждого сотрудника, принятого с нарушениями.

Для работодателей Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей установлены повышенные размеры штрафов.