Учебный отпуск сотрудника: правила, оплата и оформление

Когда сотрудник совмещает работу с учёбой, компания должна дать возможность сдать сессию или защитить диплом, несмотря на рабочие задачи. Для этого существует учебный отпуск. Он закреплён ТК РФ и гарантирует, что права работников защищены законом.

Ниже разберём, как корректно оформить отпуск для студента, дают ли учебный отпуск несколько раз за год, какие документы надо подготовить и как оплачивается учебный отпуск сотруднику. Всё это поможет соблюдать закон, поддержать работников и не столкнуться с претензиями от проверяющих органов.

Кто и на каких условиях может получить учебный отпуск

Он нужен тем, кто совмещает работу с учёбой: готовится к экзаменам, сессии, защищает диплом или диссертацию. Такой отпуск помогает сотруднику совмещать работу с учёбой и при этом получить отпускные. Предоставление учебного отпуска регулируется ст. 173 и 177 ТК РФ.

В каких случаях можно рассчитывать на учебный отпуск

Сотрудник получает первое образование (бакалавриат и магистратура)

В этом случае работодатель может отпустить сотрудника в учебный отпуск, это написано в п. 1 ст. 177 ТК РФ. Если работник получает образование повторно по той же специальности, например, второе высшее — оплачивать отпуск не обязательно. Исключение: когда компания сама направляет его на обучение, тогда отпуск также может быть оплачиваемым. Тогда время учебного отпуска засчитывается в общий трудовой стаж.

Если его вид занятости — основной в вашей компании

Сотрудник может рассчитывать на оплачиваемый отпуск исключительно на основной работе, это закреплено в ст. 174 ТК РФ.

Особые ситуации, о которых важно знать:

• Если человек работает по совместительству, отпуск предоставляется за свой счёт.
• А если сотрудник одновременно учится в разных вузах, оплачиваемый отпуск можно оформить только для одного учебного заведения. Для какого именно — выбор остаётся за работником (ст. 177 ТК РФ).

Если учреждение аккредитовано

Оплачиваемый учебный отпуск положен только тем, кто учится в аккредитованных учреждениях по соответствующей программе, как говорится в ст. 173 ТК РФ.

Если программа не аккредитована, оплачивать учебный отпуск работодатель не обязан, если иное не прописано в договоре. Но компания может дать отпуск по своей инициативе — закон этого не запрещает.

Вот что ещё может компания:

• Предоставить отпуск сотруднику за его счёт.
• Действовать на основании коллективного или трудового договора, если в них закреплены допгарантии для студентов.

На какой срок обычно дают учебный отпуск

Он не ограничен по частоте в течение учебного года, но есть определённые сроки, которые нужно соблюдать. Они зависят от целей и формата обучения.

Например:

• Сотруднику, допущенному к экзаменам, положено до 15 дней отпуска.
• Студенту на очной форме предоставляется 15 дней для сдачи экзаменов, чтобы написать и защитить диплом и сдать госэкзамены — до 4 месяцев, а чтобы просто сдать итоговые госэкзамены — до 1 месяца по ст. 173 ТК РФ.
• Сотрудник за 10 месяцев до госаттестации может работать по 7 часов в день. В этот период выплачивается половина среднего заработка, но не ниже МРОТ. Работодатель может оформить четырёхдневку или сократить рабочие часы по согласованию с работником. Это правило связано с подготовкой к госаттестации и снижением нагрузки на сотрудника в период, когда нужно больше времени и сил на обучение и подготовку. Сокращённый рабочий день даёт сотруднику возможность сосредоточиться на подготовке к экзаменам, не перегружая себя основной работой.

Оплата учебного отпуска

Учебный отпуск оплачивается по тем же правилам, что и обычный ежегодный (ст. 136 ТК РФ). Работодатель рассчитывает средний заработок за последний год и выплачивает сумму не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Чтобы рассчитать отпускные, берётся общий заработок за последний год, делится на среднемесячное количество дней в году без учёта праздников (29,3 дня) и умножается на количество дней отпуска.

Ответственность работодателя

Что будет, если работодатель нарушит закон? За это предусмотрена ответственность.

Материальная

За каждый день просрочки начисляется компенсация сотруднику — минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы до момента фактической выплаты, согласно ст. 236 ТК РФ.

Административная

Нарушение сроков выплаты или неправильное оформление учебного отпуска может привести к штрафу.

Ответственность определяется по п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
• Для ИП — от 1000 до 5000 рублей.
• Для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Как оформляется учебный отпуск

Вы оформляете его по тем же правилам, что и любой другой вид отпуска, но с учётом дополнительных документов.

Шаг 1. Примите документы от сотрудника. Он должен подать письменное заявление на учебный отпуск и справку-вызов из колледжа или вуза, её форма утверждена приказом Минобразования и науки РФ № 1368. Убедитесь, что даты в документах совпадают. Справка-вызов должна быть оформлена на официальном бланке вуза, содержать подпись уполномоченного лица и печать организации, а также сроки сессии или экзаменов и наименование образовательной программы.

Шаг 2. Проверьте основания. Если сотрудник получает второе высшее или программа без аккредитации, оплачивать отпуск не нужно и можно отпустить работника за его счёт.

Шаг 3. Издайте приказ. После проверки документов подготовьте приказ о предоставлении учебного отпуска. Используйте форму № Т-6. Укажите вид отпуска (оплачиваемый или без сохранения заработной платы), точные даты и основание. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Шаг 4. Внесите данные в табель учёта рабочего времени.

В табеле используйте специальные коды:

• «У» или 11 — оплачиваемый учебный отпуск.
• «УД» или 13 — отпуск без сохранения зарплаты. Правильный код подтверждает, что отпуск оформлен по закону, и помогает избежать ошибок при проверках.

Шаг 5. Рассчитайте и выплатите отпускные. Выплатите средний заработок за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Шаг 6. Сохраните заявление, справку-вызов и приказ в личном деле сотрудника. Эти бумаги подтверждают, что отпуск оформлен законно.

Итог

Учебный отпуск — это не бонус от компании и не добрая воля руководителя, а обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ. Он предоставляется для того, чтобы сотрудник мог пройти сессию, сдать госэкзамены или защитить диплом, не теряя при этом работу и основной доход.

Если работодатель игнорирует эти требования, возможны штрафы от Госинспекции труда, споры с сотрудником и судебные разбирательства.

Поэтому надо соблюдать правила оформления, а также понимать, оплачивается ли учебный отпуск, если сотрудник работает у вас по совместительству и учится в неаккредитованном образовательном учреждении.

Вот пять ключевых обязанностей работодателя:



1. Предоставить оплачиваемый учебный отпуск тем сотрудникам, которые получают первое образование (бакалавриат или магистратуру), учатся в аккредитованном заведении, трудятся на основной работе. Если образование второе или у программы нет аккредитации, отпустить работника можно, но за его счёт.
2. Работодатель обязан выплатить средний заработок за весь период, указанный в справке-вызове. Оплата учебного отпуска должна произойти не позже трёх дней до начала отпуска. Как оплачивается учебный отпуск на работе, регламентирует ст. 139 ТК РФ.
3. Помнить про сроки. Закон не ограничивает количество учебных отпусков в год, поэтому при необходимости сотрудник может получать их неограниченное число раз, главное — подтверждать каждый период справкой-вызовом из учебного заведения и согласовывать даты с работодателем.
4. Компенсировать проезд до учебного заведения и обратно один раз в год.
5. Не отказывать при наличии оснований. Если работник предоставил все документы, работодатель не вправе отказать в отпуске — даже если отсутствие сотрудника создаёт трудности для производства. Но при условии, если иные соглашения не зафиксированы в договоре.