ИП и ООО платят большинство налогов, сборов и взносов на ЕНС (единый налоговый счёт) — там отображается общая сумма. Поэтому госорганам нужен расчёт по страховым взносам: налоговой службе он показывает, сколько денег заработал человек и сколько вы заплатили для его страхования. Социальный фонд по данным из РСВ распределяет пенсионные взносы на личные счета работников.
Разберём, за кого нужно сдавать расчёт, какие разделы заполнять и как выглядит новая форма РСВ 2026.
Кто должен сдавать РСВ в 2026 году и в каком формате
Сдавать РСВ должны все ИП, главы крестьянских (фермерских) хозяйств и организации, если они начисляют зарплату:
- Генеральному директору — даже если он единственный участник.
- Штатным сотрудникам по трудовому договору.
- Исполнителям по гражданско-правовым договорам (например, договору подряда, оказания услуг, авторскому).
Таким образом, если выплаты идут физлицам без статуса самозанятого или ИП, сдача РСВ обязательна. Исключение — бизнес на АУСН. Начислением и контролем за уплатой взносов занимаются ФНС и уполномоченные банки, поэтому ИП и ООО на этом спецрежиме не сдают этот отчёт.
В РСВ сотрудников и исполнителей называют застрахованными лицами.
РСВ сдают в налоговую в электронном или бумажном виде — это зависит от числа застрахованных лиц за отчётный период (квартал):
- Если их 11 и более — РСВ сдают только в электронном виде.
- Если количество застрахованных лиц до 10 включительно — допустимы оба варианта отчётности.
Когда сдавать расчёт по страховым взносам в 2026 году
Это квартальный вид отчётности, срок сдачи РСВ в 2026 году такой (учитывая переносы из-за выходных дней):
- За 2025 год — до 26 января.
- За I квартал — до 27 апреля.
- За полугодие — до 27 июля.
- За 9 месяцев — до 26 октября.
Расчёт за I квартал, возможно, нужно будет заполнять уже по обновлённой форме и правилам: в силу может вступить проект, который изменит текущий приказ ФНС, посвящённый заполнению РСВ. На момент написания статьи новая форма РСВ пока не принята, поэтому разберём, как заполнить действующую.
Как заполняется расчёт по страховым взносам
Форма и правила заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Мы рассмотрим структуру действующей формы РСВ.
Заполнять расчёт по страховым взносам можно в любом порядке, но удобно начинать с подраздела 1 раздела 1, который посвящён расчёту страховых взносов, потому что этот блок:
- Заполняют все ИП и ООО.
- Помогает заполнить другие обязательные блоки.
В таблицах мы описали структуру РСВ, указали, кто её сдаёт и что писать в каждом блоке.
Титульный лист
Здесь нужно заполнить все поля, кроме правого нижнего — он предназначен для сотрудника ФНС.
- Номер корректировки. Если это первичный расчёт — 0. Если подаёте уточнённый, чтобы исправить ошибку, поставьте 1, 2 и так далее (порядковый номер уточняющей версии).
- Расчётный (отчётный) период — код из приложения 3 к приказу ФНС, который мы упомянули в начале раздела. Например, код для I квартала — 21.
- Календарный год — 2026 (для 2026 года).
- Код налогового органа — код ФНС, в которую нужно сдать расчёт. Проверить код можно на сайте налоговой службы.
- Код по месту нахождения (учёта) — код из приложения 4 к приказу ФНС. Для ИП всегда 120, для компаний — обычно 214, для обособленных подразделений — 222.
Далее нужно указать ФИО предпринимателя или наименование компании, а ниже — среднесписочную численность сотрудников в отчётном периоде. ИП заполняют также номер ОГРНИП в соответствующем поле.
Ниже указывают контактный телефон. Это должен быть номер человека, который может ответить на вопросы ФНС, если понадобится.
В левом нижнем поле указывают контактное лицо, ставят дату и подпись.
В верхней части нужно указать ИНН и КПП (для компаний), а ниже — порядковый номер страницы (для титульного листа всегда 001).
После заполнения остальных блоков РСВ нужно посчитать количество страниц и указать это на титульном листе.
Подраздел 1 раздела 1 — расчёт суммы страховых взносов
В этом подразделе показывают облагаемую базу и сумму взносов. Все выплаты указывают с начала года, а также отдельно за каждый из трёх месяцев последнего квартала. Например, в расчёте за первый квартал нужно отдельно показать данные за январь, февраль и март.
В строке 001 указывают код применяемого тарифа из приложения 5 приказа ФНС:
- Код «01» ставят, если платите по общему тарифу.
- Если применяете несколько тарифов, для каждого из них нужно заполнить отдельный лист подраздела 1.
Раздел 1 — сводные данные о страховых взносах
Здесь показывают общие суммы взносов, которые нужно уплатить.
- Тип плательщика (код), строка 001 — указывают код «1», если хотя бы одному сотруднику начислялась зарплата за прошедший квартал. Если выплат не было — ставят «2».
- Код ОКТМО, строка 010 — код муниципалитета, где платятся взносы.
Дальше отражают страховые взносы по единому тарифу на обязательное пенсионное, социальное (временная нетрудоспособность и материнство — ВНиМ) и медицинское страхование.
- КБК, строка 020 — КБК, на который зачисляют страховые взносы.
- Сумма взносов к уплате за расчётный период — сумма взносов с начала года, нарастающим итогом.
- Первый, второй, третий месяц (строки 031–033) — суммы за каждый из трёх месяцев отчётного квартала.
Раздел 3 — персонифицированные сведения о застрахованных лицах
Раздел заполняют отдельно на каждого сотрудника — как по трудовому договору, так и по договору ГПХ, включая авторов по договорам авторского заказа. Например, если у вас за квартал работало пять сотрудников по трудовым договорам, то в РСВ будет пять разделов 3.
Поле 010 — «Признак аннулирования сведений о застрахованном лице» обычно оставляют пустым. Его заполняют, если аннулирует ранее поданные сведения о человеке или исправляют его ИНН, СНИЛС, ФИО. В таком случае в строке 010 указывают «1».
Раздел включает три подраздела:
- Подраздел 3.1 (строки 020–110) — сведения о застрахованном лице.
- Подраздел 3.2.1 (строки 120–170) — информация за последние три месяца о выплатах, вознаграждениях и начисленных на них пенсионных взносах по общему тарифу.
- Подраздел 3.2.2 (строки 180–210) — информация о выплатах по дополнительному тарифу.
Если за последние три месяца отчётного периода сотруднику не начисляли выплаты и вознаграждения, подразделы 3.2.1 и 3.2.2 не заполняют.
Если по одному сотруднику применяют несколько тарифов страховых взносов, на него придётся заполнить несколько листов раздела 3. Такое может быть, например, если бизнес относится к приоритетной отрасли (транспорт, логистика, производство одежды и так далее) и использует основной и сниженный тарифы. При этом строки 010–110 подраздела 3.1 заполняют только на первом листе.
Сроки хранения расчёта
Квартальные и годовые РСВ хранятся 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет — если оно закончено до этой даты. Срок нужно отсчитывать с начала года, следующего за отчётным.
Штрафы за несдачу отчёта
Если не сдать РСВ, налоговая может оштрафовать работодателя и должностное лицо.
Ответственность для работодателя — компании или ИП
Сумма штрафа (п. 1 ст. 119 НК РФ) зависит от ситуации: уплачены ли взносы, сдан ли РСВ вообще или не хватает каких-то листов, а если не хватает — привели ли они к занижению суммы взносов.
Ответственность для должностного лица — директора или бухгалтера ООО
Штраф составит от 300 до 500 рублей (ст. 15.5 КоАП РФ).
Просрочка на 20 рабочих дней и более или несдача РСВ может привести к блокировке расчётного счёта по распоряжению ФНС.
Итог
- РСВ каждый квартал сдают ИП и ООО с работниками по трудовым договорам и некоторым договорам ГПХ — даже если выплат не было. Если у вас нет работников, нулевой расчёт не требуется.
- Сдавать РСВ нужно до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
- Все, кто сдаёт отчёт, заполняют титульный лист, подраздел 1 раздела 1 и раздел 3. В некоторых случаях (например, если платите по пониженным ставкам или делаете дополнительные пенсионные взносы) нужно заполнить и другие разделы.
- За нарушения при работе с РСВ есть ответственность: для ИП или ООО — налоговая (возможен штраф, но последствия зависят от ситуации), а для должностных лиц компании — административная (штраф до 500 рублей). Если вообще не сдать отчёт или опоздать на 20 рабочих дней, ФНС может заблокировать расчётный счёт.
