Работодатели обязаны ежемесячно отчитываться о каждом застрахованном лице. Для этого нужно подать отчёт о персонифицированных сведениях в ФНС. Разберёмся, кто и в какие сроки должен передавать данные, кого включить в отчёт, как заполнить и исправить, если вдруг допустили ошибку.
Зачем нужен отчёт персонифицированные сведения
С 1 января 2023 года в России действует новый ежемесячный отчёт для бизнеса — персонифицированные сведения о физических лицах (ПСВ). Он пришёл на смену привычному СЗВ-М, но стал информативнее: теперь в одном документе нужно указывать не только список сотрудников, но и суммы, которые вы им начислили за месяц.
Отчёт нужен для трёх целей:
- Контроль за выплатами. ФНС хочет знать, не занижаете ли вы налоговую базу. Если вы показываете в декларациях миллионные обороты, а в ПСВ у вас стоят сотрудники с зарплатой в 10 000 рублей — это красный флаг для инспекции. Отчёт показывает, сколько бизнес заработал и сколько заплатил людям.
- Актуализация сведений для Социального фонда. Хотя отчёт сдаётся в ФНС, информация из него уходит и в СФР. Это нужно для того, чтобы у фонда всегда были актуальные данные о стаже работников и их пенсионных правах. Если вы не сдадите ПСВ, у человека может выпасть месяц стажа.
- Сверка с расчётом по страховым взносам (РСВ). ПСВ — это превью к разделу 3 РСВ. Налоговая автоматически сравнивает помесячные показатели из вашего персонифицированного отчёта с итоговыми цифрами в квартальном расчёте. Несовпадения — повод для камеральной проверки.
Как заполнить персонифицированные сведения
Заполнять форму нужно на бланке, утверждённом приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Он актуален и в 2026 году. Отчёт состоит из титульного листа и одного раздела.
Титульный лист
- ИНН и КПП. Для организаций КПП обязателен. ИП ставят прочерк в поле КПП.
- Номер корректировки. При первичной сдаче ставим «0—», при исправлении — «1—», «2—» и так далее.
- Код отчётного периода. Для ежемесячного отчёта код периода — это порядковый номер месяца: 01 — январь, 02 — февраль.
- Год, за месяц которого предоставляете сведения.
- Код налоговой инспекции, в которую предоставляете сведения.
- Наименование страхователя, если страхователь — физлицо, укажите ФИО полностью, без сокращений.
- ОГРНИП — указывают ИП и главы крестьянско-фермерских хозяйств.
- Код места предоставления сведений.
Коды места предоставления сведений перечислены в приложении 4 к порядку, утверждённому приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Самые распространённые:
- 120 — по месту жительства ИП.
- 214 — по месту нахождения российской организации.
- 222 — по месту учёта российской организации по месту нахождения обособленного подразделения.
Раздел 1. Сведения о застрахованных лицах
Это табличная часть, где построчно перечисляются все физлица.
Строка 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице». Заполняется только в корректирующих отчётах. Если вы включили того, кого не нужно было, или ошиблись в данных, в этой строке ставится цифра «1».
Строка 020. Укажите ИНН физического лица.
Строка 030. СНИЛС.
Строки 040–060 «Фамилия, имя, отчество». Заполняйте строго по паспорту или иному документу, удостоверяющему личность. Без сокращений. Если отчества нет, например, у иностранного работника, это поле можно оставить пустым, но лучше поставить прочерк для формата бумажного бланка.
Строка 070 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений в пользу данного физлица». Укажите начисленную сумму за отчётный месяц. То есть ту сумму, которую вы посчитали работнику до вычета НДФЛ.
Сюда входят: оклад, премии, надбавки, отпускные, больничные за первые три дня болезни, вознаграждения по договорам ГПХ.
Не входят: дивиденды, выплаты по договорам купли-продажи имущества, матпомощь, не облагаемая взносами. Если сотрудник болел весь месяц и больничный оплачивался за счёт СФР, то в строке 070 ставится «0», но информацию о сотруднике укажите обязательно.
Нулевой отчёт
Сдавать ПСВ о физлицах организациям нужно всегда, даже если нет деятельности и сотрудников. Даже если у компании штат пуст, есть директор, который может быть и единственным учредителем. Он считается застрахованным лицом, поэтому на него необходимо подать сведения. Отчёт нужно направить, если в течение месяца не было выплат ни штатным работникам, ни исполнителям по договорам.
Если у ИП нет наёмного персонала, сдавать нулёвку на самого себя не нужно.
Сроки сдачи персонифицированных сведений
Сведения подаются ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Если срок выпадет на выходной или праздничный день, то его переносят на первый рабочий день.
Вот полный календарь на 2026 год с учётом переносов:
- За декабрь 2025 — до 26 января 2026 (перенос с воскресенья 25.01).
- За январь — до 25 февраля.
- За февраль — до 25 марта.
- За март — до 27 апреля (перенос с субботы 25.04).
- За апрель — до 25 мая.
- За май — до 25 июня.
- За июнь — до 27 июля (перенос с субботы 25.07).
- За июль — до 25 августа.
- За август — до 25 сентября.
- За сентябрь — до 26 октября (перенос с воскресенья 25.10).
- За октябрь — до 25 ноября.
- За ноябрь — до 25 декабря.
- За декабрь — до 25 января 2027 года.
Если вы вовремя сдаёте РСВ за квартал, полугодие, девять месяцев или год, то отдельные ПСВ за последний месяц этих периодов можно не сдавать. То есть за март, июнь, сентябрь, декабрь. Данные по ним налоговая возьмёт из раздела 3 РСВ. ФНС сказала об этом в письме от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@.
На кого подаются ПСВ
Отчёт подаётся на всех физических лиц, с которыми в отчётном месяце у вас был действующий договор:
- Работников по трудовым договорам, включая тех, кто в отпуске, на больничном или в простое.
- Исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) на выполнение работ или оказание услуг.
- Авторов по договорам авторского заказа.
Не включайте в отчёт сведения о физлицах, с которыми заключили только договоры купли-продажи, аренды, мены, найма жилого помещения, займа, дарения. Эти физлица не включены в застрахованные.
Уволенные
Если человек уволился в текущем месяце, например, 15 сентября, вы обязаны включить его в отчёт за сентябрь.
Работника, который уволился в предыдущем месяце, включите в ПСВ, если в отчётном месяце он получил от компании выплаты, которые облагаются страховыми взносами. Например, премии, больничный за первые три дня болезни. Эти выплаты связаны с трудовыми отношениями между физлицом и организацией или ИП.
Директор
Включите в отчёт директора, даже если он единственный учредитель, — он считается застрахованным лицом.
Отчёт подают на всех застрахованных лиц, независимо от факта выплат директору. Для директоров коммерческих организаций действует минимальный размер облагаемой базы страховых взносов в ИФНС в размере МРОТ (п. 1 ст. 421 НК). Если начислений директору не было или они ниже МРОТ — в строке 070 укажите действующий МРОТ. В 2026 году это 27 093 рубля.
Самозанятые
Самозанятый не является наёмным работником, и вы не должны платить за него страховые взносы. Но в отчёт ПСВ он может попасть.
Вот два случая, когда это происходит:
- Если он уволился от вас менее двух лет назад и теперь работает по договору ГПХ. Самозанятый не может выставлять чеки своему бывшему работодателю, если с момента увольнения прошло меньше двух лет. Такие доходы не считаются доходом самозанятого, они облагаются обычными страховыми взносами. Значит, этого исполнителя нужно включать в ПСВ.
- Если он не прислал чек. Самозанятость подтверждается только чеком из приложения «Мой налог». Если вы заплатили человеку, а чек он вам так и не предоставил, для налоговой это не платёж самозанятому, а просто выплата физическому лицу. Если чек придёт позже, придётся сдавать уточнённый отчёт, чтобы убрать этого человека из ПСВ за тот месяц.
Иностранные работники
Включайте в ПСВ только тех, кто является застрахованным лицом в системе обязательного пенсионного и социального страхования РФ.
В отчёт нужно включать:
- Постоянно и временно проживающих в РФ иностранцев. Если у них есть вид на жительство или разрешение на временное проживание.
- Временно пребывающих иностранцев из стран ЕАЭС.
Не нужно включать:
- Временно пребывающих высококвалифицированных специалистов из стран, не входящих в ЕАЭС.
- Иностранцев, работающих в российских подразделениях международных организаций, если это предусмотрено международными договорами.
- Иных иностранцев, которые по международным соглашениям не подлежат страхованию в РФ.
Мобилизованные
Сотрудников, которые ушли служить по мобилизации или заключили контракт, не увольняют. Действие их трудового договора лишь приостанавливается. Это значит, что трудовые отношения сохраняются, они числятся в организации, хоть и не работают фактически.
Поскольку они остаются застрахованными лицами, вы обязаны включать их в ежемесячный отчёт ПСВ. Особый порядок заполнения для них не предусмотрен: просто вносите их в общий список. А вот сумму в строке 070 ставьте нулевую, если вы не начисляли им никаких выплат за этот месяц.
Кто не отчитывается о персонифицированных сведениях
ПСВ не сдают:
- Индивидуальные предприниматели и самозанятые, которые работают сами на себя, без наёмных работников и без заключённых договоров ГПХ с физлицами.
- Физические лица, которые платят за работы или услуги другим физлицам по договорам, не связанным с предпринимательской деятельностью, например, нанимают няню для личных нужд без статуса ИП. Если наём происходит в рамках предпринимательской деятельности, отчитываться нужно.
- Нотариусы, адвокаты, иные лица с частной практикой, но без сотрудников.
- Главы крестьянско-фермерских хозяйств без сотрудников.
- Страхователи на АУСН.
Порядок представления сведений
Всё зависит от численности:
- Если у вас 10 человек и меньше, у вас есть выбор: можно сдать электронно, а можно распечатать бланк, подписать у руководителя и отнести лично в ИФНС, передать через МФЦ или отправить заказным письмом с описью вложения по почте.
- Если среднесписочная численность ваших работников за предыдущий отчётный период составила 11 человек и более, вы обязаны отчитываться в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через оператора ЭДО или через личный кабинет налогоплательщика.
Бумажный вариант должен быть заполнен печатными буквами чёрной, синей или фиолетовой ручкой, без помарок и исправлений.
Куда сдавать персонифицированные сведения
Организации сдают отчёт в налоговую по месту своего нахождения.
Обособленные подразделения, которые сами начисляют зарплату сотрудникам, сдают по месту учёта этих подразделений.
Индивидуальные предприниматели сдают по месту своего жительства.
Как внести исправления в форму ПСВ
Если забыли указать сотрудника
Просто подайте новый отчёт с номером корректировки (например, «1—») за тот же месяц, но включите в него только забытого человека. Все данные по нему заполняйте как обычно.
Если ошиблись в сумме выплат
Подайте отчёт с тем же номером корректировки, но в строке 070 укажите уже правильную сумму. Признак аннулирования в строке 010 ставить не нужно.
Если ошиблись в персональных данных, например, ФИО или СНИЛС
Вам нужно убрать неверные данные и подать правильные.
Для этого в корректирующем отчёте заполните два блока на одно и то же лицо:
- Первый блок: укажите все неверные данные человека, а в строке 010 поставьте признак аннулирования «1». Строку 070 оставьте пустой.
- Второй блок: заполняйте уже всё правильно и укажите верную сумму выплат в строке 070.
Если включили лишнюю информацию
Действуете так же, как и в случае с ошибкой в данных: подайте корректировку, где на этого человека заполните все реквизиты, поставьте признак аннулирования «1», а сумму выплат обнулите.
Итог
Чтобы в 2026 году у вас не было проблем с персонифицированными сведениями, запомните пять простых шагов:
- Отчёт сдавайте в ФНС, а не в СФР, как это было раньше с СЗВ-М.
- Крайний срок — 25-е число следующего месяца.
- Не сдавайте ПСВ за март, июнь, сентябрь и декабрь, если вовремя отправляете РСВ.
- Включайте в отчёт всех, с кем действовал договор в текущем месяце, даже если выплат не было. Указывайте полную начисленную сумму с НДФЛ.
- При исправлении ошибок используйте корректировки с признаком аннулирования, если нужно убрать или изменить данные человека.
