Корпоративная карта для бизнеса: как учесть выручку, расходы и кэшбэк

Корпоративная карта — удобный продукт для бизнеса. Она привязана к общему счёту, операции по снятию и зачислению денег можно отследить, а ещё можно получать более высокий кэшбэк.

Однако пользоваться картой нужно правильно, особенно если деньгами распоряжаются несколько сотрудников. В статье мы разберём, как подготовиться к внедрению корпоративных карт, организовать бухучёт и указать проводки. А ещё рассмотрим нюансы налогообложения в разных ситуациях.

В чём польза бизнес-карты Альфа-Банка

Карта Business One привязана к расчётному счёту ИП или компании в рублях.

Она позволяет:



• Вести основную и хозяйственную деятельность, то есть платить зарплату, закупать сырьё, оборудование, оплачивать аренду и доставку, переводить деньги в счёт налогов, сборов и взносов и совершать другие необходимые платежи. 
• Получать наличные под отчёт. Штатные сотрудники могут снимать деньги для оплаты командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Получать наличные можно без заявления и расходного кассового ордера. Сотрудники на ГПХ тоже могут пользоваться подотчётными средствами, но только для выполнения обязательств по конкретному договору.
• Вносить на расчётный счёт выручку через банкоматы на территории России. 
• Получать повышенный кэшбэк. В декабре 2025 года условия такие: 10% для пяти выбранных категорий либо 10% для четырёх категорий на выбор и 1% для остальных.

По бизнес-картам можно совершать любое количество операций. Чтобы отслеживать их, понадобится интернет-банк или подключённая услуга Альфа-Чек Бизнес. Контролировать перемещение денег по расчётному счёту позволяет СМС-оповещение.

Как ввести правила использования корпоративных карт

Основные положения нужно внести в учётную политику компании с помощью приказа руководителя.

В документе фиксируют:



• Список сотрудников, которые могут получить карту. 
• Внедрение книги учёта корпоративных карт, в которой будут отмечаться выдача и возврат карт.
• Перечень операций, которые можно совершать.
• Лимиты по операциям и расходам. 
• Порядок и сроки представления авансовых отчётов.
• Перечень документов для авансового отчёта.
• Запрет о разглашении сведений о карте и пин-коде третьим лицам.
• Ответственность за нарушения и порядок возмещения ущерба, причинённого держателем карты.

Указанные в приказе сотрудники, в том числе на ГПХ, должны ознакомиться с документом и поставить свою подпись. Кроме этого, со штатными сотрудниками заключают договор материальной ответственности.

С теми, кто работает на ГПХ, дополнительный документ подписывать не нужно: в рамках ГК РФ исполнители по умолчанию обязаны возместить причинённый ущерб. Однако вы можете использовать положения п. 1 ст. 1064 ГК РФ и добавить в договор ГПХ пункт о компенсации сверх возмещения вреда.

Банк России не предусматривает выдачу подотчётных денег сотрудникам в виде перевода на личные карты. ФНС может признать перечисленную сумму доходом, с которого нужно удержать НДФЛ. Поэтому переводить деньги под отчёт на зарплатные карты не рекомендуется, чтобы не возникали спорные ситуации с налоговой.

Бухгалтерский учёт операций по карте

Бухучёт обязателен для юридических лиц, ИП могут его не вести, согласно п. 2 ст. 6 ФЗ-402.

Основной инструмент бухгалтерского учёта — проводки. Это записи, которые показывают перемещение денег между бухгалтерскими счетами. Счетами называют способ группировки сведений об однородных операциях: например, существует счёт «Товары», «Расчётные счета», «Расчёты с подотчётными лицами» и другие.

Все счета обозначают кодами, они перечислены в Приказе Минфина № 94н. На каждый из них деньги могут поступить или списаться. Это записывают с помощью дебета (Дт) и кредита (Кт) соответственно.

Чтобы зафиксировать перемещение денег — бухгалтерскую операцию — и оформляют проводки. Так как на один счёт деньги приходят, а с другого списываются, используют метод двойной записи по Дт и Кт — в две строки. Проводки используют для записи любых бухгалтерских операций, например, для учёта по эквайрингу.

Учёт подотчётных денег

Разберём проводки, которые нужно указать, чтобы выдать деньги под отчёт. Они зависят от разных ситуаций, например, количества людей, которые пользуются картой; вида подтверждающих документов (первички), которые выдали при расчёте. Всего рассмотрим три ситуации, в которых проводки будут отличаться.

Картой пользуется один человек для безнала, получена нужная первичка

Способ подходит, если одновременно соблюдаются условия:

• Картой пользуется кто-то один, например, директор компании. В этом случае не нужно анализировать, кто именно распоряжался деньгами.
• Расчёт безналичный.
• Контрагент правильно оформил один из следующих документов: акт оказанных услуг, товарную накладную или универсальный передаточный документ — УПД.

В таблице рассказали, какие счета указывают в проводках, когда держатель карты рассчитывается за товары, материалы, услуги или работы.

На платформе есть статья, в которой мы рассказывали, как получить выписку по счёту для ИП и ООО.

Операций много, картой пользуются разные люди, получены другие документы

Это другой способ записи проводок, который подойдёт в трёх случаях:



Первый. Если у вас много безналичных операций, которые мы рассмотрели выше. Так будет просто удобнее вести учёт: копить операции в течение месяца, а затем провести одним документом — авансовым отчётом.

Второй. Если корпоративной картой пользуется несколько сотрудников, то есть нужно анализировать: 



• Кто и сколько снял и потратил.
• За какие суммы уже отчитались, а для каких авансового отчёта ещё нет.

Третий. Если расчёт был наличным или безналичным, но продавец выдал не стандартные документы (акт, накладную, счёт-фактуру или УПД), а другие документы, например, кассовый чек, товарный чек, акт М-7.

• Выписка из банка должна содержать реквизиты: номер и адрес банкомата, город, дату, время, сумму и номер карты.
• Если дата в чеке и выписке из банка отличаются (например, операцию совершили 28.11.2025, а в выписке она отражена 01.12.2025), нужно в качестве Кт использовать счёт 57 — «Переводы в пути». Это позволит показать разрыв операции в днях.

Почему нужен и чек, и выписка из банка.

Представим, что сотрудник должен купить канцелярию в офис: 



• Чек — это подтверждение покупки товара. В нём указано, что именно купили, где, когда и за сколько.
• Выписка доказывает только, что с карты была списана определённая сумма. Но выписка не показывает, что именно было куплено: может быть, это не канцелярия, а личная покупка.
• Если сотрудник принесёт чек, будет видно, что куплены именно ручки и бумага. А если у бухгалтера будет только выписка из банка, он не узнает, что именно куплено. Поэтому нужны два документа.

У подотчётного лица остались наличные после расчётов

Деньги нужно вернуть на расчётный счёт. Вот как отразить проводку при возврате через корпоративную карту.

Чек должен содержать те же реквизиты, что и в пункте выше, а если даты в чеке и выписке отличаются, тоже нужно использовать счёт 57 «Переводы в пути».

Возврат наличных сотрудником связан с нюансами отчётности. Когда держатель карты снимает наличные, это не считается приходом денег в кассу компании: деньги просто переходят из банка в руки сотрудника. Поэтому операцию о снятии наличных в кассовой книге не отражают.

Учёт при зачислении выручки

Алгоритм зависит от способа зачисления: через кассу банка или через банкомат.

Зачисление через кассу банка

Когда сотрудник сдаёт выручку, работник банка уточняет происхождение денег и ставит соответствующий код в квитанции, которая является частью документа «Объявление на взнос наличными». На основании этой квитанции с кодом делают проводки по кассе. Этим занимается бухгалтер или сотрудник, который работает с кассой в компании.

Зачисление через банкомат

Программное обеспечение банкомата не позволяет указать происхождение денег. Поэтому бухгалтер должен изучить выписку и уточнить, что за деньги зачислил сотрудник. Затем нужно сверить эти данные с данными бухучёта (например, была ли такая сумма) и сделать соответствующие проводки по кассе.

При пополнении через банкомат проводки также зависят от того, поступили ли деньги на расчётный счёт в течение одного операционного дня. Ниже вы увидите записи для обоих случаев.

Учёт при внесении наличных на основании договора займа

Как и при зачислении выручки, проводки зависят от того, поступили ли деньги в течение одного операционного дня.

Учёт и налогообложение кэшбэка

Кэшбэк — это деньги, которые банк выплачивает ИП или компании, если они участвуют в такой акции. Кэшбэк считается доходом от предпринимательской деятельности, поэтому облагается налогом.

ООО и ИП обязаны самостоятельно рассчитать и уплатить налог на кэшбэк. Перед сдачей ближайшей декларации необходимо включить полученную сумму кэшбэка в доходы, а затем уплатить налог в соответствии с вашим режимом. На ОСН и УСН сумму начисленного кэшбэка включают в доходы в день поступления денег на расчётный счёт.

Чтобы отразить кэшбэк в бухучёте, на дату перечисления кэшбэка используют проводку, которую вы видите ниже.

На ПСН, которая доступна только ИП, сумма налога не связана с размером полученного дохода. Если вы ведёте бухучёт для себя, то полученный кэшбэк не требует учёта.

Особенности налогообложения при работе с корпоративными картами

При выдаче подотчётных денег

Снимать с карты и вносить обратно ту же подотчётную сумму рискованно. ФНС может решить, что держатель карты использует деньги в личных целях, то есть происходят операции по выдаче и возврату займа.

Если сотрудник получил заём под низкий процент или вообще без процентов, считается, что он получил дополнительную выгоду, то есть сэкономил на процентах. Эту сэкономленную сумму считают доходом, с которого нужно уплатить налог, согласно пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ.

При возврате остатка подотчётных денег на карту

Правильный учёт подотчётных денег позволяет внести в расходы при расчёте налога на прибыль. Однако важно показать, на что сотрудник их потратил — факт получения наличных не считается расходом. Поэтому чек из банкомата и банковская выписка не подойдут — они не показывают, на что потратили деньги.

Чтобы подтвердить, на что потрачен подотчёт, необходимо приложить документы о покупке:



• Кассовые чеки.
• Товарные чеки.
• Акты.
• Счета-фактуры.

Если кассовый чек потерян, можно попросить дубликат в магазине или подтвердить расходы другими первичными документами.

При внесении выручки на расчётный счёт с помощью карты

Сама операция проходит в два этапа:



• Первый этап — оприходование выручки в кассу: составляется приходный кассовый ордер (ПКО) с указанием основания.
• Второй этап — выдача денег из кассы для сдачи в банк: составляется расходный кассовый ордер (РКО). В нём обязательно указать основание для выдачи денег из кассы: когда сотруднику выдают деньги, важно написать, зачем эти деньги выдаются (например, на покупку канцелярии).

У бухгалтера должно быть достаточно документов, чтобы понять, что деньги, которые вносят через банкомат, — это выручка. Если бухгалтер всё правильно оформит, не будет риска посчитать одну и ту же выручку два раза.

При оплате комиссии банка за использование бизнес-карты

Расходы на оплату комиссий можно учесть в качестве расходов при расчёте налога на прибыль. Важно подтвердить их чеками из банкоматов и выписками по счёту, чтобы соблюсти требования ст. 252 НК РФ о группировке расходов.

Что важно запомнить

• Корпоративная карта удобна в использовании, но нужно подготовиться к её внедрению с помощью приказа руководителя и указать в нём соответствующие положения.
• Проводки зависят от нескольких факторов: сколько лиц пользуются картой, много ли безналичных операций в периоде, какие подтверждающие документы оформил контрагент. 
• Учёт при зачислении выручки зависит от способа зачисления: через банкомат или кассу банка. Во втором случае имеет значение, как быстро деньги поступили на расчётный счёт: в течение одного операционного дня или позже.
• Для проводок при зачислении заёмных денег дата их поступления на расчётный счёт тоже важна, поэтому проводки будут отличаться. 
• Кэшбэк считается доходом от предпринимательской деятельности и подлежит налогообложению. Исключение — кэшбэк для ИП на ПСН, так как на этом режиме налог не зависит от дохода.
• При различных операциях с деньгами существуют особенности налогообложения, связанные с НДФЛ и налогом на прибыль. Они касаются выдачи подотчёта, возврата остатка, внесения выручки и оплаты комиссии банка.