Как выйти из кассового разрыва: советы на примере бизнеса в HoReCa

«Продажи есть — а денег нет». «Зал полон гостей — но зарплату платить нечем». «Деньги были на счёте, но всё ушло — непонятно куда». Эти фразы слышит каждый второй предприниматель, особенно в сфере HoReCa. Кассовый разрыв — ситуация, когда обязательства наступают, а денег на счету нет. Если кассовый разрыв не распознать вовремя, можно столкнуться с просрочками, штрафами, потерей поставщиков, срывами банкетов и выгоранием команды.

И это не всегда про убыточный бизнес. Чаще — про сбой в управлении деньгами.

В этой статье разберёмся:



• Что такое кассовый разрыв и почему он возникает.
• Какие причины разрывов встречаются особенно часто в HoReCa.
• Как найти источник проблемы.
• Что делать, чтобы не повторять ошибки снова.

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — это момент, когда на счету нет денег, чтобы оплатить текущие обязательства: зарплаты, аренду, налоги, поставщиков. При этом формально бизнес может быть прибыльным.

Это не обязательно означает, что бизнес не работает. Часто причина — в несостыковке времени поступлений и платежей, ошибках в учёте, импульсивных расходах или просто отсутствии прозрачной картины финансов.

Например, в кофейне на фудкорте весь январь были хорошие выручки. Но в феврале не хватило на аренду — потому что всю выручку потратили на рекламу и закупку нового оборудования, не рассчитав, что поступлений не будет. Это и был кассовый разрыв.

5 универсальных причин кассового разрыва

Вот почему бизнес, даже прибыльный, может внезапно оказаться на нуле:

1. Убыток

Если бизнес работает в минус, даже временно, деньги быстро заканчиваются.

Как проверить: Отчёт о прибылях и убытках → чистая прибыль → убыток несколько месяцев подряд.

2. Вывод денег «счёта ради»

Собственник или управляющий выводит деньги, не сверяясь с прибылью — «раз есть на счёте, значит, можно».

Как проверить: Сравнить чистую прибыль (ОПиУ) и сумму выведенных средств (из ДДС). Если вывод больше прибыли — ждите разрыва.

3. Заморозка в товаре

Деньги «висят» на складе в виде запасов. Они не работают и не превращаются в выручку.

Как проверить: Рассчитать оборачиваемость запасов. Если срок хранения продукции превышает 30–60 дней — тревожный сигнал.

4. Разрыв в сроках оплаты

Клиенты платят позже, чем нужно расплачиваться с поставщиками.

Как проверить: Сравнить отсрочки по дебиторке и кредиторке. Если «получаем позже, чем платим» — значит, разрыв.

5. Одна крупная трата

Инвестиции без подготовки: тратиться на ремонт, оборудование или маркетинг без планирования движения денег.

Как проверить: Посмотреть в ДДС расходы по инвестиционной деятельности и спросить себя — было ли на это «финансовое пространство»?

Особенности кассовых разрывов в HoReCa

HoReCa — одна из наиболее уязвимых сфер. Здесь высокая сезонность, частая оплата вперёд, большие фиксированные расходы, человеческий фактор. Ниже — разбор типовых причин разрывов именно в HoReCa и рекомендации, куда смотреть в первую очередь.

Причина 1: Деньги от клиентов — вперёд, обязательства — тоже

Предоплаты за банкеты или брони часто расходуются раньше, чем оказана услуга. В итоге к дате события нужно платить персоналу, а на счёте пусто.

Что смотреть:



• Баланс: «авансы полученные».
• ДДС по неделям: поступление ≠ дата оказания услуги.
• Обязательства перед клиентом + расходы по мероприятию.

Причина 2: Зависимость от сезона

Праздники, погода, локдаун, отпускной сезон — любое колебание влияет на трафик. Аренда и ФОТ — остаются постоянными.

Что смотреть:



• Выручка по неделям или месяцам.
• План-факт по ДДС.
• Сезонные бюджеты и резервы.

Причина 3: Расходы на персонал не соответствуют загрузке

Штат вырос, а гостей стало меньше. Или посменно планирование не отражает текущий спрос.

Что смотреть:



• ФОТ на 1 чек или 1 гостя.
• % ФОТ от выручки.
• Табель → реальная загрузка зала или номеров.

Причина 4: Неудачные акции и банкеты «в минус»

Скидка без расчёта себестоимости или банкет без учёта всех расходов часто «съедает» маржу.

Что смотреть:



• Отчёт по марже на акциях.
• Расчёты по банкетным мероприятиям.
• Сопоставление затрат и доходов по каждому ивенту.

Причина 5: Склад работает «на глаз»

Закупки не связаны с продажами, нет системы контроля списаний. Деньги «висят» в продуктах — и часть уходит в мусорку.

Что смотреть:



• Внедрение товарного учёта (iiko, r-keeper, 1C).
• Сверка списаний с выручкой.
• Оборачиваемость запасов.

Причина 6:  Неучтённые мелочи

Мелкие, но регулярные траты — кофе сотрудникам, доставка продуктов, поездки, бонусы — накапливаются и съедают подушку.

Как проверить:



• Просмотрите ДДС по строкам «прочее» и «офисные расходы» — есть ли регулярные суммы, которые не планировались?
• Введите правило: не более 5–7% «непредвиденных» трат в месяц.

Как выйти из кассового разрыва: практические шаги

Теперь — главное. Что делать, если разрыв уже наступил или повторяется регулярно?

1. Перейти от интуиции к цифрам

Выручка и прибыль — не одно и то же.

Начинайте регулярно собирать управленческие отчёты:



• ОПиУ — чтобы понимать прибыль.
• ДДС — чтобы видеть движение денег.
• Баланс — чтобы видеть картину в целом.

2. Прогнозируйте деньги, а не просто считайте.

Постфактум — уже поздно. Прогнозируйте ДДС хотя бы на 4 недели вперёд, особенно если у вас банкеты, праздники или сезоны.

3. Разделите деньги и обязательства

Предоплаты — не ваши деньги до момента оказания услуги. Введите правило: предоплаты считаем деньгами клиента, а не своими. Сколько в кассе реально наших денег, когда вычтем всё, что уже обязались сделать?

4. Смотрите на оборачиваемость

Склад не должен быть кладбищем денег. Настройте регулярную аналитику: закупки, списания, продажи. Внедрите системы учёта — даже в малом бизнесе.

5. Не откладывайте учёт на потом

Кассовые разрывы часто выскакивают внезапно, потому что учёт ведётся по остаточному принципу. Делайте финансы частью ежедневной рутины, а не экстренной ситуации.

6. Используйте автоматизацию

Не нужно вести учёт вручную.

Инструменты, например, Финтабло, позволяют:



• Видеть поступления и обязательства.
• Планировать кэшфлоу на 4+ недели.
• Понимать, «ваши» деньги в кассе или деньги клиента.

Как это работает на практике: кейс ресторанной сети

Приведённые выше шаги — это не абстрактные советы. Вот реальный пример из HoReCa, когда внедрение финансовой системы помогло буквально вытащить бизнес из кассовых разрывов.

Сеть заведений общественного питания с устойчивым внешним трафиком столкнулась с хроническими кассовыми разрывами. Несмотря на регулярную выручку, денег на счету постоянно не хватало — обязательства копились, кредиты росли, а команда работала в режиме постоянного стресса.

Что было в начале:



• Миллионные обязательства перед сотрудниками и поставщиками.
• Высокие процентные расходы по займам.
• Дивиденды владельцам продолжали выплачиваться — даже в убыточные месяцы.
• Отсутствие планирования расходов и кэшфлоу, решения принимались ситуативно.

Что было сделано:



• Вместо дивидендов ввели фиксированную выплату собственникам, как зарплату.
• Пересмотрели структуру долгов: часть реструктурировали, часть заменили на более дешёвые кредиты.
• Жёстко ограничили непрофильные траты и ввели лимиты на представительские расходы.
• Начали вести регулярный ДДС по неделям, выделили фонд на форс-мажоры и сезонные пики.

Результаты через 3 месяца:

• Кассовые разрывы исчезли полностью.
• Финансовые решения стали системными, с прогнозированием.
• Денежный поток стабилизировался, снизилась нагрузка на управленцев.
• Появился резерв на крупные траты — ремонты, технику, запуск новых точек.

Этот кейс показывает: даже если кажется, что «всё разваливается», шаг за шагом можно выстроить устойчивую финансовую модель — без паники и постоянных авралов.

Вывод

Кассовый разрыв — это не катастрофа. Это сигнал, что пора пересматривать процессы. И в HoReCa, где высокая динамика и много ручного управления, это особенно важно.

Если вы уже столкнулись с разрывом или хотите избежать его в будущем:



• Работайте с цифрами регулярно.
• Прогнозируйте, а не угадывайте.
• Связывайте решения по закупкам и скидкам с реальными показателями.

А если нужен инструмент, который помогает всё это собрать в одном месте, автоматизировать учёт и заранее видеть риски — есть специальные решения. Например, сервис Финтабло. Он упрощает финансовую рутину и делает картину бизнеса прозрачной. Главное — не откладывать, пока снова не окажетесь перед выплатами с пустым счётом.